图1-1：煤矿本质安全管理体系运行模式
1.6体系文件、记录要求
煤矿本质安全管理体系具有文件化管理的特征。编制体系文件是组织实施煤矿本质安全管理体系标准，建立与保持煤矿本质安全管理体系并保证其有效运行的重要基础工作，也是组织达到预定的安全目标、评价与改进体系、实现持续改进和风险控制必不可少的依据和见证。体系文件还需要在体系运行过程中定期、不定期的评审和修改，以保证它的完善和持续有效。
煤矿本质安全管理体系文件包括：《管理手册》、《程序文件》、《考核评分标准》、《风险管理手册》、《风险管理标准与管理措施》、《员工不安全行为管理手册》、《管理制度汇编》、《本质安全文化建设实施手册》
其中《管理手册》是第一层次文件、《程序文件》是第二层次文件，《考核评分标准》、《管理制度汇编》、《风险管理手册》、《风险管理标准与管理措施》为第三层次文件，而《员工不安全行为控制与管理手册》和《本质安全文化建设实施手册》的内容则涵盖了各自的方针、目标、控制程序、制度等，从文件的层次结构上，它们纵跨三个层次。员工不安全行为是导致煤矿事故频发的根本原因，而本质安全文化建设是减少员工不安全行为、提高员工素质、打造本质安全型矿井的一个有效手段，因此本质安全管理体系要求将员工不安全行为控制与管理、本质安全文化建设提高一更高的高度来认识，要求煤矿形成《员工不安全行为控制与管理手册》和《本质安全文化建设实施手册》。
《管理手册》是体系文件的纲领性文件，它必须清楚地表明煤矿将要实施本质安全管理体系的决心，必须描述相应的方针、目标、组织机构及职责、体系覆盖范围、总要求、体系要素（风险管理、员工不安全行为控制与管理、组织保障、本质安全文化建设、管理信息系统）及其运行模式（要充分体现PDCA的运行思想）。
《程序文件》是为了控制每个业务过程安全，对如何进行各项生活、生产活动规定有效的措施和方法，是有关职能部门使用的文件，要保证制定的程序文件完全满足《管理手册》和《考核评分标准》的要求，要确保考核评价指标涉及的业务过程都有相应的程序文件作为支持。注意程序文件不是操作规程，而是比操作规程涉及范围更大的业务处理过程，如一通三防控制程序等。
《管理制度汇编》必须为《管理手册》、《程序文件》等所涉及的本质安全管理的各个方面都提供制度支持，以确保本质安全管理体系得以正常、有序地运行。如《管理制度汇编》中应对薪酬分配等激励约束机制、体系日常检查、体系内部审核、体系管理评审等做出具体明确的规定。
《风险管理手册》内容涵盖所有危险源及其相应的管理标准与措施和危险源的分类统计分析信息等。是各部门风险管理小组按照《程序文件》中的风险管理程序运行的工作结果。《风险管理标准与管理措施》是基于《风险管理手册》按照管理对象分类提取出来的，主要目的是能清晰地知道：在确保能控制住所有已辨识危险源的要求下，所有提取出来的管理对象各自的管理标准与管理措施是什么，便于操作。必须说明的是危险源识、管理标准与管理措施的制定工作是一项基础性的工作。
《员工不安全行为控制与管理手册》主要分析不安全行为的发生原因、分类及应该采取哪些控制措施及相应的业务流程与制度等（如员工准入、培训、安全工程投入制度等）。
《本质安全文化建设实施手册》则明确煤矿自身的本质安全文化理念、目标、建设内容、方法措施、相应的考核评价指标与保障等。
上述文件是本质安全管理体系的重要组成部分，是体系信息及其载体。在体系运行过程中，文件起着规范、指导、培训、证实等作用。应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
1) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；
2) 必要时对文件进行评审与更新，并再次审批；
3) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；
4) 确保在使用处可获得适应文件的有关版本；
5) 确保文件保持清晰、易于识别；
6) 确保外来文件得到识别，并控制分发；
7) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。
记录是提供管理过程、管理体系符合要求的证据，具有追溯、证实的作用。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制将记录形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的。
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