岳阳市住房和城乡建设局干部人事档案收集归档管理规定
为了加强干部人事档案管理，做好档案材料的收集归档工作，根据中组部及省、市有关规定，结合我局实际，特建立健全本局干部人事档案收集归档管理规定。
一、指导思想
干部人事档案材料，是党组织和组织人事部门历史地全面地考察了解干部和正确选拔使用人才的重要依据。在材料的收集中要本着实事求是的原则，着重收集反映干部成长过程的材料充实档案，有效地为组织人事工作服务。
二、主要收集范围
1、干部、职工的履历表、简历表、登记表；自传和属于自传性质的材料。
2、考察、考核干部工作中形成的有关材料：鉴定（自我鉴定）、考察、考核材料、年度考核登记表等。
3、学历、学位、培训和专业技术情况的材料：国家承认的各类学历教育的学生（学员）登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、学位、学历证明书；三个月以上培训结业成绩登记表、学习鉴定等。
4、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、聘任专业技术职务审批表，初定、
套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
5、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见或情况说明；作为结论依据的调查证明、证据材料。更改姓名、参加工作时间等形成的有关材料。
6、党、团组织建设工作中形成的有关材料：入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、转正申请、入党政审材料、入党积极分子考察登记表、党员登记表、民主评议党员等材料；入团志愿书、申请书、退团材料；加入民主党派的有关材料。
7、表彰奖励活动中的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家，国家科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表。先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等表彰材料。
8、纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书等材料。
9、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括考察材料）；干部调动鉴定、退（离）休审批表等，考试录用和聘用干部工作中形成的材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
10、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
11、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表等。
12、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。
13、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定残疾等级的有关材料。新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。
14、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书。
三、收集方法
1、局属各单位应当指定专人负责收集和管理本单位干部职工人事档案材料，在形成干部人事档案材料后的一个月内按要求将材料送交局人事科干部档案室。
2、局机关各科室新增的干部人事档案材料，由本人直接送交局人事科干部档案室。
3、局人事科应掌握形成干部人事档案材料的信息，注意收集新形成的材料，做到每季度收集一次，年终汇总整理。同时要及时将收到的材料归入档案袋内，每两年装订入卷归档一次。
4、局人事科应根据工作需要，适时布置填写干部履历表及时充实档案内容。
四、归档要求
1、收集归档材料，必须是办理完毕的正式材料。要求真实、完整齐全、手续完备、文字清楚、对象明确并写明承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如考核结果、退休退养审批表、审查结论、处分决定等），一般应由本人签字，特殊情况下可由组织注明。
3、对于手续不完备或不规范的材料要及时退回进行补办，限期15天内上报。对不属于进档的材料要及时退还。
4、档案材料必须统一使用A4规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
5、干部人事档案工作人员，要忠于职守，熟悉业务，掌握政策，认真鉴别，严格把关，保守机密。认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。
五、查档规定
1、查档范围
⑴上级单位和相关部门因考察、任免、调动、组织处理、入党、奖励、出国、职级待遇等需要查阅干部人事档案的；
⑵政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过干部档案，取得旁证材料的。
2、查阅方式
⑴查阅人员必须持有手续完备的介绍信和本人证件，并填写《查阅干部档案审批表》，经主管组织人事的局领导审批后方可查阅。
⑵查阅时不得离开干部档案室。
3、查阅要求
⑴查阅档案的单位和个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。
⑵如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管档案部门的同意，方可摘抄、复制、拍摄。
⑶需作旁证材料的，摘录材料应由档案管理人员与原文核对无误后写明材料出处和日期，并加盖局印章。
本规定自发文之日起实行，由局人事科负责解释。
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