为了完成充值卡的业务需求，本系统采用生命周期管理法，将充值卡分为：县，供电所，售卡员，客户，已使，作废六个状态进行管理，针对每一个状态的不同管理要求，将系统划分成制卡、新卡入库、卡作废、供电所领卡、供电所返卡、售卡员购卡、售卡员退卡、业务查询与统计、语音充值与查询等九类功能模块，按照对本系统不同的操作权限设计了县卡管理员，县财务，供电所卡管理员三种角色，分别管理不同的功能模块。
使用本系统，客户交费会变得非常便捷。客户可从售卡员或各供电所营业厅购买电费充值卡，在购买完成后，可在任意时间通过拨打供电服务热线电话进行缴费和查询，按照语音提示执行相应操作，轻松按键及能完成充值。在缴费过程中将业务记入充值业务明细中，备未来查询，同时提供语音电费与缴费查询功能，方便用户使用。生成的充值业务记录可为将来的用户、管理员查询检查使用，同时根据需要，在未来可据此进行进一步的数据挖掘。
系统管理的流程是：
首先，县卡管理员根据库存、预定及市场反馈情况，进行制卡操作，通过执行本功能，登记制卡信息。同时生成一个新卡文件，将这个新卡文件发送给卡制造厂家，卡制造厂家根据这个文件制作成品卡，制卡完成后，同时更新卡文件，生成制卡后卡文件，随同实物卡一起返回县卡管理员。
县卡管理员核对制做后卡文件与新卡文件，同时检验成品卡实物，将制做后卡文件与新卡文件一致的卡编号，同时实物卡没有问题的卡入库，登记入库明细帐，同时将新卡入库存，其初始状态为“县公司”。根据实际库存及业务需要，供电所定期或不定期领用充值卡，这种业务必须首先申请，待申请经审批后，拿批复后申请到县财务处办理领卡，县财务与供电所领卡员共同检验实物卡，同时与申请单验对无误后办理出库，减少县公司库存，增加供电所库存，同时将业务记入业务明细表中。申请领卡数不能大于实际库存数减去先于本申请其他供电所申请数。
售卡员定期或不定期购卖充值卡，这种业务不须申请，如果库存充许，即来即办，供电所管理员与售卡员共同检验实物卡，验对无误后办理出库，减少供电所库存，增加售卡员库存，同时将业务记入业务明细表中。在售卡员购卡以前，充值卡属于库存状态，不可使用，经过售卡员购卡操作后，充值卡上的金额才能被使用，存入指定电费账户，完成电费的自助缴存。
如果在库存盘点、领卡检验过程中如发现了废卡，就相应需要做卡作废处理，这些卡实物需要保存登记，同时系统记录操作日志、记录业务、更新库存。
根据实际业务需要，可能供电所会将已领用的充值卡返回县公司，这种业务必须首先申请，待申请批复后，拿批复后申请与卡实物到县财务处办理返卡，县财务检验实物卡，同时与申请单验对比无误后办理入库，减少相应供电所库存，增加县公司库存，同时将业务记入业务明细表中。返回的卡必须是原本供电所领取的质量完好的卡。
实际业务中也可能出现售卡员或各供电所营业厅会将已购入未使用的充值卡返回供电所，售卡员拿卡实物到供电所卡管理员处办理返卡，供电所管理员检验实物卡，没有问题办理入库，减少相应售卡员库存，增加供电所库存，同时将业务记入业务明细表中。返回的卡必须是原售卡员领取的质量完好的卡。
本系统的后台管理操作简单，责任明确。县卡管理员负责生成卡密码和卡序列号文件，并将生成的文件传发给制卡厂家, 县财务是语音充值查询系统的主要管理者，负责对卡的管理，出入库以及系统的维护，帐目的核对，各类单据的管理，执行退卡和作废卡等工作程序，将县卡管理员验收合格的充值卡进行重新验收，合格后将充值卡入库，入库后县财务跟据供电所卡管理员提出的卡需求申请单,将充值卡出库，并将信息记录入微机。所卡管理员将卡领回后再次进行验收，合格后记入本所的库存，并根据售卡员需要对本所的卡进行售卡，退卡等操作。县卡管理员和所卡管理员还能够实现对上述业务的查询统计，并能够打印账户充值记录，以便与电费系统实现对账。
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