1.验收

城建档案管理部门对需要归档的建设工程监理文件资料验收要求包括：

（1）监理文件资料分类齐全，系统完整；

（2）监理文件资料的内容真实，准确反映了建设工程监理活动和工程实际状况；

（3）监理文件资料已整理组卷，组卷符合《建设工程文件归档整理规范》的规定；

（4）监理文件资料的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，签章手续完备；

（5）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

对国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。

为确保监理文件资料的质量，编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对归档的监理文件资料进行严格检查、验收。对不符合要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐。

2.移交

（l）列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案（监理文件资料）。

（2）停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。

（3）对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应当重新编写，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。

（4）建设单位向城建档案管理部门移交工程档案（监理文件资料），应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

（5）工程监理单位应在工程竣工验收前将监理文件资料按合同约定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。

建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。若为紧急处理的文件，应在文件资料首页标注“急件”字样。

所有建设工程监理文件资料应要求进行分类编码，并在发文登记表上进行登记。登记内容包括：文件资料的分类编码、文件名称、摘要信息、接收文件的单位（部门）名称、发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体日期）。收件人收到文件后签名。

发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人只是确定文件责任人和相关传阅人员。

文件传阅过程中，每位传阅人员阅后应签名并注明日期。

发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文内容应记录在监理日志中。

项目监理机构的管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜（夹）中，并在文件资料目录中予以记录。

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