一、明确中心思想
在开始写作之前，首先要确定自己想要表达和传递的信息。先自问：“在我的文书中要表达的中心思想是什么"para" label-module="para">
清晰、明确的主题是把整篇文书有机联系起来的纽带。更进一步地讲，这一主题界定了文书的范围，有助于确定在文书中应包含什么，不应包含什么。作为对全部讨论的总体概括，主题的建立是确立文档结构的第一步。
对主要观点需要特别关注的内容之一是你要传递的信息的总体目标，或取得的主要结果。特别是你必须决定，你是要向读者提供一定的信息还是要说服读者。举个例子说，假如文书的目的是分析年度销售数据，说明实际情况与预期数据的差异，提供的信息就是晓谕性质的。如果你需要分析销售数据及相关差异，以提出有关预算调整的建议，可能就需要有具有说服性的内容。首先确定提供信息的目的使你能够明确所写的文书到底是简单提供相关的信息还是要证实某个观点，并且还能够使你确定正确的叙述语气。
二、树立支持论点，并构建文书提纲
确立中心思想之后，接着就要提出支持性的论点，以强化你的主要观点并在此基础上进行扩展。这些论点提供特定的细节对文书要提供的信息和要达到的目的提供支持。
提出关键性支持论点的一种方式就是围绕中心命题回答一些具体问题。为了确定应包含的论点，也许自问下列问题是有益的：
·我提交文书的期望是什么"para" label-module="para">
·提交文书要实现什么目标"para" label-module="para">
·在文书中需要陈述哪些具体内容"para" label-module="para">
·不同论点的重要性顺序如何"para" label-module="para">
·读者是谁"para" label-module="para">
·读者的专业水平怎样"para" label-module="para">
·需要提供多少细节和背景信息"para" label-module="para">
·读者会如何运用这些信息"para" label-module="para">
·怎样有效地传达这些信息"para" label-module="para">
对这些问题的回答有助于你发现为读者提供的合适资料以及传递信息所需的特殊细节。这种信息随后就能用来创建粗略大纲，搭建文书框架。
某些支持性论点可以用作文书大纲的主要条目，每一条目下要有有关这些论点的详尽的细节描述。大纲不需要按照罗马或阿拉伯数字或平行的分条等严格的形式列出。相反，可以简单地由带有附属观点的主要观点组成，以表明文书的主要组成部分以及附属组成部分。写文书的时候，大纲的主要条目可用作标题以便读者能够快速浏览主要内容。
在大纲上花费多一点精力会为写作过程带来便利。有了主要的论点，文书的详细内容写起来会更加容易。这样做还能减少组织整个文书的时间，因为修改大纲比更改已经完成的文书的结构要容易得多。但是，需要注意的是，这种练习只是写文书的初级阶段。大纲的重要性应是建立在要提出的观点和观念以及文书的总体结构之上的，所以，不必担心个别的措辞。
三、先写最简单的部分
文书的第一句话在写文书时往往是最困难的。鉴于此，你会发现，从文书最简单的部分写起是有益的。
首先将大纲中的词句写成段落。要将形成的观点迅速落在纸上，具体的语法、拼写、句法等随后可以修正。这时你的主要目标应该是将你的想法记录下来，不要试图在写的过程中进行校读。这种方法能够使你尽快地写出初稿，第一部分的完成会使你更有信心，你会接着完成文书的剩余部分。
记住，最困扰作者的问题是所谓的“白页综合症”。你不必总是从引言写起。
四、以主题句开始一个段落
主题句代表段落的中心思想。在写主题句时需要用心遣词造句，这种句子是维系每一个段落的线索。
为了让工作繁忙的读者能够迅速抓住文书的主要观点，主题句一般放在段落的开始。因为第一句占据显著的位置，更容易引起读者的注意。另外，以有效的主题句开始，也便于你的写作过程，它有助于在段落中提出和控制要包含的信息。主题句应表达清楚，含义集中，代表段落论述的主要观点。
在写说服性文书时，有时也可以把主题句放在段落末尾，以便把读者引导到作者的观点。在首先理解了作者的依据以后，读者可能就更乐于接受作者的观点了。但是，这种方法只能用在你要强调论据，并证明了这样做的效果之后使用。
五、用第一人称
只要有可能，文书应代表第一人称的观点。也就是说，在行文中应避免使用“作者”、“笔者”等称谓，而简单地用“我”或“我们”。用第一人称写作方便、直接而且自然。它反映了假如你能够与读者面对面的交谈，你可能采取的交流方式。而且，这有助于建立起与读者的联系，保证不会因冷冰冰的、缺乏人情味的语句而拉大彼此间的距离。
六、采用主动句形式
在描述行为的效果时，通常用主动句比用被动结构传递信息更直接、更有力。比如，“我编制预算”，就是使用主动句。这种语句是表达思想的自然而便捷的方式，且用词简洁。相反，用被动结构则显得繁复啰嗦。
尽管主动句在多数情况下效果最好，但是某些特定的情况下还是需要用被动结构的。比如，在行为人未知的情况下，或者已知行为人却不想提及的情况下，或是因为经营战略或者法律方法的要求需要匿名的情况，等等。
当然，被动句的使用要适度，过多使用这种间接形式的句子会降低文书的可读性，损害文书的含义。
七、使用具体名词和行为动词
具体名词表示的是那些可以听、触摸、闻和品尝的物品，比如桌子、鲜花等等，它们都是实实在在的物体或物质。相反，那些抽象名词多指那些无法感知的东西，它代表着抽象或者无形的概念，如“恐惧”|“奉献”等词语。抽象名词会因为读者不同而有不同的理解，因此，一般不适用于商业写作。但具体名词会有助于表达具体细节或传递一些事实，而不是一些印象。
作者可以通过将具体名词和行为动词、或者表明一个对象实施的行为的动词结合使用来强化文书。与“是”、“感觉”、“似乎”等用来联接一个句子两个部分而不是表达某项行为的系动词相反，行为动词增加了写作的动态效果。将具体名词和行为动词结合起来运用，有助于在读者的头脑中形成生动的视觉印象，从而增强文书的整体效果。例如这样一个句子：“第三季度，经营状况是好的”。“状况”这个抽象名词以及系动词“是”的使用致使这个句子平淡、易忘。但是把句子的后半部分换成具体名词和行为动词后，就变成了一个很容易与读者产生共鸣的句子：“第三季度，净收入增长了15%”。
主动句和行为动词的配合有助于消除文字的拙劣，而使表达非常流畅。直接的、行为导向的句子提高了文书的可读性，提高了文书被记住的可能性。
八、使用易于读者理解的词汇
过度使用行话——某一行业的特殊词汇，容易使读者感到困惑，致使沟通出现错误。这种语言应该仅仅限定在没有其他选择的情况下使用。也就是说，专业术语应该在使用一般的词汇或短语无法表达思想，或者读者了解这些术语，并且期望使用术语的情况下使用。
其他类型的复杂术语也会影响文书的理解，造成阅读上的障碍。例如报告中包含这样的句子：“由于连锁事件，经营失败了。”句子中包括了“连锁”这一不常用的词。为保证读者理解，这个句子可以改为：“由于一系列相关的事件，经营失败了”。“一系列相关”这个词不仅容易理解，而且不太可能将读者的注意力吸引到作者要表达的含义之外的措辞上。
在某些情况下，使用复杂的、技术性的语言是适当的，但也应该尽可能地使用简单、直接的词语。如果没有可替代的技术性词汇，不是对所有读者都熟悉的术语应该在文中一出现的时候，就加以界定。
九、使用段落标题
段落标题就像路边的标志牌，它们突出了文书中的关键要素，使读者能够很容易地把握全文。这些标题有助于读者跟随文书的结构，使他们能够跃过一些讨论的细节而直接抓住主要观点。鉴于此，你应该尽可能地使用段落标题。
标题可以是提示性的，如“应收账款”；也可以是描述性的，如“第三季度，增加了应收账款”。如果去除这些标题，文书依然流畅易读。换句话说，标题是用来补充正文的，而不是代替正文的，它能够为读者阅读文书提供多个入口。
另外，不要在两个标题中间没有任何过渡的情况下，在标题下面立即加上一个次一级的标题，而应利用大标题和小标题之间的空间给读者提供一个下面段落主要内容的总括性说明。
十、编写一个摘要
可以利用文书的摘要对全文的重要内容进行简单的说明。一个有效的摘要可以告诉读者，阅读这份文书，可以从中知道什么，这些内容怎样适合他们，而且能够使读者在快速浏览后，决定是否对整个文书进行阅读。
为确保读者在阅读全文前阅读这份摘要，摘要一定要放在文书的开始部分。摘要可以由单个的句子或者单个的段落构成，也可以罗列一系列的小标题。
写作的重要性之所以被如此的强调，是因为报告文书等通常是所有的检查和分析工作结果的主要体现，能否取得全面成功经常取决于最后以书面形式有效地传递你的观点的能力。
利用有组织的方法，花时间起草一份清晰、连贯的文书可以帮助读者节省时间，保证文书内容被充分理解，增加文书达到预期目的的可能性。通过文书，读者会理解你所做的努力，你的书面沟通也很可能会达到增加价值的目的。2100433B
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