1、工作流的设定

根据实际业务可能有两种工作流模式：自由工作流，基于岗位的固定工作流。

1）自由流程

审批与会签流程的流程控制由发起人自行控制，这种模式适合管理制度尚处于不断变化中，或者难以固定工作流的情况，业务审批和业务会签。

在使用自由流程的时候，当数据处于浏览状态就可以对其提交审批，然后选择自由流程，发起人决定提交给哪个人进行审批，审批后会出现选择继续审批和返回发起人的提示，选择继续审批，则要自主选择下一个审批人；选择返回发起人则审批流程终结。

2）固定流程

合同管理系统采用基于岗位的工作流，发起人在选择特定的流程后，流程控制是由事先配置好的流程来驱动，流程的流向是按照岗位来流动。凡是审批人都必须属于某个岗位，在为员工设定岗位时必须保证岗位的准确性和有效性。发起人不能控制流程的走向，这就保证了流程的准确性。

当使用固定流程时，先由工作流程制作工具设定流程，流程使用可以加上字段的限制，例如合同金额大于50万等，当合同金额小于50万时，系统会提示不能选择这个流程，这样就可以避免越权审批的情况。

2、审批流程记录

所有的评审记录都会自动保存在系统中，不能随意删除或修改，选中对应信息后，对应的审批记录就可以直接看到，帮助评审人员参考已有的审批记录。

否决后的记录也要求一直保存，用于追溯和查询。如果领导习惯看纸质评审结果或纸质材料需要存档，可以将审批记录打印出会签单，格式可以自定义。

3、审批提醒

当合同审批流程到下一个位员工时，当其登录系统时会收到审批的提醒信息时。除了在审批过程系统可进行提醒外，在合同跟踪执行和管理时，如合同结算安排和预计进展，只要设定时间，系统都会进行提醒。

在当今法制越来越健全的社会，合同的签约双方对合同的签署、跟踪执行及其管理都十分重视。从起草合同，到最终签署，中间需要经过多个部门的负责人审核。若按传统纸质流转方式，除了合同文件（包含正文、附件等）供阅读、修改，需要流转外；还有一份《合同审批单》，用于记录各个流程中审核签署的意见记录，同样需要呈传。签署一份合同往往得经过几天的时间，特别对有些办公地点比较分散的单位来说，在路途上必须花费大量时间。

网上协同审批就是在这样的背景下应运而生。由于合同形式的多样性，签署和履行过程的多变性，合同管理系统根据需要提供不同类别的合同模板，及时有效地实施合同的起草、审核、会签、审批（签订）跟踪执行等一系列管理工作，并提供查询、统计、分析等功能，根据需要设定预警信息，以加强对合同的有效管理与监控，降低沟通成本、提高资金的使用效益和增强顾客的满意度。

合同管理和审批是每个企事业单位的重要工作之一，每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核，这个过程往往要花费较长的时间，但随着计算机网络、通信、 网络、软件、 技术的不断发展和进步，通过网上协同审批和管理来提高工作效率、节约成本、增强顾客满意度已成为现实。

1、网上协同审批彻底打破时间和地点的限制，改变时空观念，提高工作效率。

2、网上协同审批在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换，实现无纸化审批和管理节约了资源。

3、网上协同审批为处理与合同相关的事务提供了统一的平台，方便管理。

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与传统备案形式相比，网上备案显得更为简单、快捷、易操作、实时调控能力比较强，省去传统备案中的预约、等待、大量纸质文件准备及重复性内容的工作，卓显高效；便于掌握总体或区域楼盘情况，有利于及时发现市场中存在的问题，准确判断市场发展趋势。

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