建设工程信息管理贯穿工程建设全过程，其基本环节包括：信息的收集、传递、加工、整理、分发、检索和存储。
1．建设工程信息的收集
工程监理单位的介入阶段不同，决定了信息收集的内容不同。
在决策阶段提供咨询服务：
需要收集与建设工程相关的市场、资源、自然环境、社会环境等方面的信息；
设计阶段提供项目管理服务：
需要收集的信息有：工程项目可行性研究报告及前期相关文件资料；同类工程相关资料；拟建工程所在地信息；勘察、测量、设计单位相关信息；拟建工程所在地政府部门相关规定；拟建工程设计质量保证体系及进度计划等。
建设工程施工招标阶段提供相关服务：
则需要收集的信息有：工程立项审批文件；工程地质、水文地质勘察报告；工程设计及概算文件；施工图设计审批文件；工程所在地工程材料、构配件、设备、劳动力市场价格及变化规律；工程所在地工程建设标准及招投标相关规定等。
在建设工程施工阶段，项目监理机构应从下列方面收集信息：
（1）建设工程施工现场的地质、水文、测量、气象等数据；地上、地下管线，地下洞室，地上既有建筑物、构筑物及树木、道路，建筑红线，水、电、气管道的引入标志；地质勘察报告、地形测量图及标桩等环境信息。
（2）施工机构组成及进场人员资格；施工现场质量及安全生产保证体系；施工组织设计及（专项）施工方案、施工进度计划；分包单位资格等信息。
（3）进场设备的规格型号、保修记录；工程材料、构配件、设备的进场、保管、使用等信息。
（4）施工项目管理机构管理程序；施工单位内部工程质量、成本、进度控制及安全生产管理的措施及实施效果；工序交接制度；事故处理程序；应急预案等信息。
（5）施工中需要执行的国家、行业或地方工程建设标准；施工合同履行情况。
（6）施工过程中发生的工程数据。
（7）工程材料、构配件、设备质量证明资料及现场测试报告。
（8）设备安装试运行及测试信息。
（9）工程索赔相关信息。
2．建设工程信息的加工、整理、分发、检索和存储
（l）信息的加工和整理。
信息的加工和整理主要是指将所获得的数据和信息通过鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总等，生成不同形式的数据和信息，目的是提供给各类管理人员使用。
科学的信息加工和整理，需要基于业务流程图和数据流程图，绘制业务流程图和数据流程图是优化建设工程监理与相关服务业务处理过程、规范建设工程监理与相关服务行为的重要手段。
1）业务流程图。
业务流程图是以图示形式表示业务处理过程。通过绘制业务流程图，可以发现业务流程的问题或不完善之处，进而可以优化业务处理过程。
2）数据流程图。
数据流程图是根据业务流程图，将数据流程以图示形式表示出来。数据流程图的绘制应自上而下地层层细化。
（2）信息的分发和检索。
信息分发和检索的基本原则是：需要信息的部门和人员，有权在需要的第一时间，方便地得到所需要的信息。
设计信息分发制度时需要考虑：
l）了解信息使用部门和人员的使用目的、使用周期、使用频率、获得时间及信息的安全要求；
2）决定信息分发的内容、数量、范围、数据来源；
3）决定分发信息的数据结构、类型、精度和格式；
4）决定提供信息的介质。
设计信息检索时需要考虑：
1）允许检索的范围，检索的密级划分，密码管理等；
2）检索的信息能否及时、快速地提供，实现的手段；
3）所检索信息的输出形式，能否根据关键词实现智能检索等。
（3）信息的存储。
存储信息需要建立统一数据库。需要根据建设工程实际，规范地组织数据文件。
1）按照工程进行组织，同一工程按照质量、造价、进度、合同等类别组织，各类信息再进一步根据具体情况进行细化；
2）工程参建各方要协调统一数据存储方式，数据文件名要规范化，要建立统一的编码体系；
3）尽可能以网络数据库形式存储数据，减少数据冗余，保证数据的唯一性，并实现数据共享。
