【学员问题】公司材料采购规定内容？
【解答】㈠制订材料采购计划
（1）项目部根据标后预算并结合工程实际需要，编制材料需求计划，报工程管理部。
（2）工程管理部统筹考虑提出材料采购建议，提交给采购部。
（3）采购部综合考虑库存材料情况，制订材料采购计划，上报给主管采购副总审批。
（4）采购部根据审批确定材料采购计划，并将采购计划提供给工程管理部掌握，工程管理部将经确定的材料采购计划通知项目部。
㈡制订资金需求计划
（1）在不实行招标的情况下，由采购部询价后编制资金需求计划。
（2）实行招标的情况下，由采购部组织招标，在定标，签订合同后，采购部编制资金需求计划。
（3）采购部将资金需求计划报主管资金副总审批。
㈢材料采购与到位
（1）采购部将经批准的资金需求计划分别提交给财务部、工程管理部。
（2）工程管理部将该计划提供给项目部。
（3）财务部按照资金需求计划提供资金给采购部，采购部进行材料的采购。
（4）采购人员接到项目部审批下来的申购单，联系商家，进行报价（报价单上写明商家、付款条件、报价有效期限），原则上需物比三家，有比报价时，在采购前进行说明。大型材料需总负责人或总经理参与采购。
⑸采购后所有材料都需验收入库，开具一份三式入库单，仓库记账一联，采购人员留存一联，第二联与采购发票同交财务部。
（6）购回材料验收发现不合格，或数量有问题，应急时通知采购人员，并联系商家处理把问题反馈给项目部，有扣款情况通知财务部。
（7）采购材料数量短缺，按实计数量入库，通知采购员处理，在送货单上注明缺少数量；多出免费物品，作为样品入库。
㈣材料领用：
（1）领用材料时，应由仓库保管员填制领料单，由领用班组签字，同时应报经项目部负责人签字批准后，仓管员按领料单上的品名、规格、数量发料。
（2）班组用料超过限额量时，材料员有权停止发料，并通知施工员核查原因，属工程量增加的，增补工程量及限额领料数量，属操作浪费的，一次性从班组工程款中扣除，赔偿手续办好后再补发材料。
（3）对于不能入库的材料如周转架料、钢材、木材、砂、石、砌块、土建用的装饰材料等物资材料的进场验收必须由仓管员和使用该材料的施工班组指定人员二方共同参与点验并在送货单上签字，每批供货完成后根据送货单一次性直接开出领料单拨料给施工班组。
（4）材料使用与出库制度任何材料的使用都必须进行材料的领用手续，材料管理员不得在无领料手续情况下发放材料（特殊情况领取少量材料除外，但过后必须补办相关手续）。
㈤材料采购付款规定：
1、预付款方式（供应商需先付一部分订金或货款押金）进行采购材料，采购人员须提交采购合同向项目经理批准（在合同上面由经理签字批准付款金额），然后填写付款申请单附带购货合同，交财务人员复核后，交由出纳人员付款。
①供应商选择银行汇转，须提供对方委托收款单位账户信息（附上联系方式），并加盖公司章印，提交财务部出纳人员审核付款，付款后通知供应商，并向我司开据发票或收据交给相关人员。（如果采购合同上面附有单位账户信息，则无须再提供）
②采取直接现金支付，由出纳人员付款给供货商，须对方开据正规发票或有效收据。（发票或收据上须有公司章印）
③货款由采购人员经手支付供应商，出纳人员支付现金给采购人员须采购人员在付款申请单经手人处签字；采购人员支付货款后收回的发票或收据提交财务部门做账。
2、直接送货付款方式，材料到达工地验收入库后，供应商经手人开具的送货单须由我司仓库人员，采购部签字确认，由采购人原填写付款申请单日提交财务部门复核，并且项目经理审批后，财务人员才有权限通知出纳人员支付货款。
3、采购人员采购材料预支货款方式（采购借款），采购人员须填写借支单，经项目经理审批后，提交财务部，财务部根据公司资金情况，通知出纳向采购人员支款。（项目经理如出差不能及时审批借支单，须电话通知财务部，出差回及时补签。）
4、采购部采取第1、第3种付款方式购回材料的，入库后须三天内向财务部报销提供单据进行核对。
5、采购借款不能累积超过二次无核对报销，超过财务部门有权停止借款采购。
6、大宗的材料财务部每月按材料采购金额归集项目成本。
7、固定供应商应每月发送《客户供货对账单》向公司财务部门进行双方账单核对，并确认货款金额。
8、采购材料所有单据发票背面都需经手人签字，写明用途，日期。
9、特殊采购材料无票据收据情况下，或者票据遗失，采购人员需重向商家补开票据，如无法补开，又无其他证明，则不给予报销。
以上内容均根据学员实际工作中遇到的问题整理而成，供参考，如有问题请及时沟通、指正。
