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许多国家的船舶供应商和船舶公司都编制有船舶物料手册，手册中有各种物料的编号、规格、性能、材料等，以便指导对物料的选用和订购。
根据工作需要，每月或每航次由大管轮填写物料申请单，经轮机长审查后交公司供应处审核和供应。在国外购买物料需事先经供应处批准。
船舶物料应由专人负责保管，杜绝浪费现象。远洋船舶一般由轮机助理员负责，沿海船舶机匠长负责。
