系统包括10大功能:

1、文档在线浏览和编辑

支持多种不同文档格式的在线阅读的文档格式，包括:OFFICE文档、AutoCAD、视频、音频以及多种图形文件，用户无需下载文档即可直接阅读文档内容，也可以在不安装相应的应用软件的情况下实现文件的在线预览。该功能方便局域网外异地人员的资料阅览。

2、文档权限管控

对于文档的使用者而言，其角色不同，对文档的操作也不通。紫光慧图文档管理系统通过权限管理可以确保文档被正确的用户操作，系统可以对文件夹、单个文件进行用户/部门级的操作权限设置，操作包括:只读、编辑、打印、下载、上传以及过期时间等。系统授权模式分为分机授权和文件授权两种模式。

3、文档安全控制、机密文档防扩散

文档管控系统的安全控制防扩散模块用于保护企事业的知识产权、客户资料、财务数据、技术图纸等一切机密信息化数据不外泄。不进可以设置权限的过期时间，也可以限制文档的拷贝、粘贴、限制截屏和其他屏幕录制软件;同时也可以对文档服务器的文档进行加密，经加密的文档脱离系统环境即可失效。

4、文档历史版本管控

文控管理平台提供了非常完善的文档版本控制机制，通过文档版本历史记录，用户可以根据相关内容管理需求来实施特定的版本管理机制，用户每次对文档的修改都会在版本管理中心形成一个特定记录;通过签入/签出，用户可以锁定文档以防文档被不适当修改;用户也能够根据实际需求将文档恢复到以往的任何版本，并可以按文档管理规则不需要的过期文档版本。

5、快速查询及全文检索

系统提供模糊查询、组合查询、快速定位等多种检索方式，并支持全文内容检索，可以文中的任何内容作为检索条件，快速查找目标; 例如可以对文件夹/文件的名称、创建者、创建时间等所有属性进行查询。

6、元数据策略

在保留文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间等基础数据外，为适应客户不断变化的需求。用户可对文档增加特殊的属性，以对文档的补充说明。同时这些属性可以用于文档的搜索。

7、统计分析报表

系统提供两种统计分析:对知识资源的分析、用户访问情况分析;能够分析出文档的使用情况、文件的大小排名、各月访问情况变化等。即可以列表形式展现，也可用各种图表示(比如:柱状图、饼图等)

8、文档操作可追溯性

系统操作日志能够记录文档在使用生命中的每一个动作，包括用户对文档的操作行为、操作者、操作日期及时间。当数据发生问题时，可通过日志分析以查明真正发生原因，可用来追踪泄密渠道，也可用作电子取证。同时，系统管理员的操作也会被完整记录下来，监督员可以进行查询和分析。

9、协同工作，内嵌工作流引擎

系统具有图形化工作流体系，提供强大的业务工作流支持能力，可以对文档的借阅申请与发放，上传文档的审批、监控、分析、改进提供了全面的支持。

10、文档扫描及图像识别OCR

能配合多种文件扫描仪，支持TWAIN、ISIS接口，提供多功能版面显示--可以一版、二版、四版或八版同时显示，对扫描的图像可进行倾斜校正、断字修补、清除杂点、反白、智能剪裁等处理。

图像识别(OCR)提供自动识别处理:系统能够实现对JPG、BMP等常用图像资源的动态监视，自动进行识别转换。