集团电话机与普通电话机也有所区别，它除了与普通电话机一样有号码按键外，还有许多显示线路状态和设置功能的按键。每部电话机都可以方便地接转外线打来的电话，并可监视外线使用情况。当你需要使用外线电话时，按下相应的空闲外线键，就可打出外线电话。内线电话和外线电话是相互保密的，所以绝不会相互干扰。
集团电话和程控电话一样，有许多先进功能和独特功能，比如呼叫转移、遇忙回叫、自动重拨、免打扰、内部通话、外线预约、免提话筒、电话会议和“秘书电话”等。
集团电话系统还可以和许多种办公设备相连接。它不仅能为人们自动接转电话，还能收发传真、上网发送电子邮件、传达留言，甚至能够通过门控电话来迎送来访的客人。
