(一)标题

即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“报价函”、“报价信”等字样。

细节提示

◆标注件名或主题的目的是使收信者一打开信函就知道其内容，也方便对方分发或归档时参考。

◆件名或主题要根据需要而用，不是说每函必有，可以酌情省略。

(二)称谓

在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。

细节提示

◆由于报价函是针对询价函的，所以称谓项应该根据询价函而写上具体的对方的单位或部门名称、个人姓名等。

◆个人姓名前可以加上“尊敬的”等敬语，姓名后应当加上“先生”、“女士”、“经理”、“主任”等称呼。

(三)正文

在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般首先简要说一句感谢对方的询价，然后具体答复价格及相关信息，如产品的质量、规格、包装、交货方式、优惠政策等，最后礼貌地写上“欢迎再询”等关切的话。

细节提示

◆不要以为是报价函就只回答报价问题，报价离不开产品的质地、规格、包装等问题。

(四)结语

在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”、“商祺”等表示祝愿的话，后面不必加标点符号。

细节提示

◆常见的结语还有“祝——红运永在”、“恭祝——商安”等。

◆结语也可以酌情书写一句礼貌性的应酬语，后面加句号。

◆结语还可以酌情省略。

(五)落款

在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。

细节提示

◆写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。

◆如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称。

◆如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。