全面了解工作流程，要用工作流程图。工作流程图可以帮助管理者了解实际工作活动，消除工作过程中多余的工作环节、合并同类活动，使工作流程更为经济、合理和简便，从而提高工作效率。
工作流程图是通过适当的符号记录全部工作事项，用以描述工作活动流向顺序。
工作流程图由一个开始点、一个结束点及若干中间环节组成，中间环节的每个分支也都要求有明确的分支判断条件。所以工作流程图对于工作标准化有着很大的帮助。
利用Word中的[绘图]→[自选图形]→[流程图]里面的各种图形，制作起来比较容易，只是要具备一定的耐心，尤其是那种复杂而庞大的流程图。当然，它也和任何事物一样，有其规律和技巧可寻。掌握了这些规律和技巧就可以变繁为简，操作起来得心应手，事半功倍。制作过程中应把握以下三大规律：
1． 先难后易 流程图一般最下面的部分比较复杂，做起来困难一些，那就先从它着手，这样，整个图的框架搭起来了，剩下的就非常容易了。
2． 先框后线 先设置框型图形，待整个图的框架定位后，再进行连线，这样减少了调整的工作量。
技巧提示：掌握了上面的制作规律，还得充分利用下面的一些技巧。
1. 使用网格和标尺，便于准确快捷地定位。
2. 制作图形和线条时，利用图形复制快捷键[Crtl D]进行复制，既快捷又使图形和线条大小形状一致。
3. 利用格式刷使所有图形格式保持一致。
4. 调整图形和线条时，利用[Ctrl 方向键]，可以精确定位。
5. 如果同一行内方框很多，内容复杂，而且格式又相似，可以利用表格插入来完成，既方便快捷，又美观大方。图1中，最下面的一排就是插入一行表格后制成的，方框之间不相连接处用工具栏上橡皮擦去上下横线即可；文字输入时，按鼠标右键，调整文字方向为纵向。
工作流程图有五个操作步骤：
1、目的分析：这一步是消除工作中不必要的环节，其中应分析以下几方面：
实际做了什么？
为什么要做？
该环节是否真的必要？
应该做什么？
2、地点分析：尽可能合并相关的工作活动，其中应分析以下几个方面：
在什么地方做这项活动？
为何在该处做？
可否在别处做？
应当在何处做？
3、顺序分析：尽可能使工作活动的顺序更为合理有效，其中应分析以下几个方面：
何时做？
为何在此时做？
可否在其它时间做？
应当何时做？
4、人员分析：目的是分析人员匹配的合理性，其中应分析以下几个方面：
谁做？
为何由此人做？
可否用其他人做？
应当由谁来做？
5、方法分析：目的在于简化操作，需要分析的问题有几个方面：
如何做？
为何这样做？
可否用其他方法做？
应当用什么方法来做？
通过上述五个方面的分析，可以消除工作过程中多余的工作环节、合并同类活动，使工作流程更为经济、合理和简便，从而提高工作效率。
