（一）数据采集控制

数据采集是指原始业务文档的手工准备过程。数据采集控制的目的，在于确保输入资料在合理授权的基础上正确地编制、完整地收集、安全地传送。具体的控制目标包括：①编制的凭证信息完整、数字正确、业务分类合理；②所有业务经过合理授权；③呈送所编制凭证的时间恰当，没有遗漏、复重或丢失；④及时发现、更正错误。为此需要采取下列的控制手段的措施：

1、建立明确的凭证编制程序。规定需要使用的凭证、编制凭证的时间、凭证的编制检查和授权输入的负责人员。我国现行有关制度规定，所有业务均必须编制记账凭证收付款凭证一般要求手工编制；具有一定计算或编制规律的转账凭证，可由机器编制并打印输出，但仍须同收付款凭证一样，由操作员、复核、主管共同签章后，才能登记有关账簿。

2、原始凭证设计。原始凭证中应包括所有重要的信息。除了日期、编号、摘要、经手人、制单、核准之类的内容外，用于电子计算处理的凭证中还应包括编码、控制总数、保留期等项内容。

3、合理的凭证管理制度包括凭证的收发保管和职责分工等内容。

4、制定工作手册。详细说明凭证编制时间，各种编码的使用，凭证传送的手续和时间，凭证审核的内容和负责人等。

5、合理的资料保管制度。在实现了会计电算化之后，原始资料的保存仍然是必要的，它便于查找追踪和资料重组的进行。在电算化系统中，原始资料应由各业务职能部门保管，对保管期要经研究做出明确规定，对原始资料的使用和销毁应批准，控制措施。

6、合理设置使用控制总数。所谓置控制总数，指对成批处理的经济业务凭证，以某种特征为基础（如凭证张数，金额）计算总数并事后核对每批的总数的一个控制手段。使用该种技术，便于发现如下问题：①丢失的凭证；②插入的未经授权的凭证；③未经授权改动经济业务凭证中有关数据。

（二）数据准备控制

数据准备指将数据输入计算机（内存）前，对数据进行汇总、转换的工作过程。数据汇总即将一定时期内的业务数据汇集成批以供集中输入和处理；数据转换则是指将业务数据转换成机器可读的形式。在数据准备过程中，经常出现汇总分类错误、遗漏、重复、改动及编码错误，为了减少这类问题的发生并及时发现各种错误，应采用多种控制手段。

1、编制有关输入准备工作内容、方法及程序要求的书面文件。这部分内容可写在有关的操作说明中，也可以在电算化单位的有关岗位责任制中加以规定。规定的内容应包括数据汇总、转换过程中的岗位分工、责任制度、数据传递路径、错误改正程序等。

2、事先设计规定数据格式。实现格式化操作，有利于减少数据转换过程的错误。在设计输入格式时，要尽量减少填写项目，减少输入凭证的种类，输入画面的设计尽可能与实际凭证相似。

3、尽量使用周转文件。周转文件是指同时作为输入、输出的文件；某些相对固定的信息其输入与输出完全相同，可设计能够周转使用的文件，其中相对稳定的数据项目（如信用卡中的顾客账号）以机器可读的形式打印出来，每次再输入时无需人工准备。

4、设置资料存取日志，计算控制总数。这样做的作用在于发现数据在传送、准备过程中的任何错误。存取日志一般应包括批号、批种类、发出与接收时间、控制总数及有关责任人员的签章等项目。

5、数据准备核对。指对操作员通过键盘录入磁盘、磁带或其他外围存贮器的数据正确性的人工复核。

6、计算机编辑检验。指计算机按照程序指令通过计算机逻辑比较，检查数据是否准确、完整、合理。

（三）数据输入控制

输入过程的最后一项工作，是将存贮在磁盘中的数据输入主存贮器。这一过程中的控制，一是防止输入时遗漏或重复；二是检查数据中是否仍然存在错误。采用的控制手段有些需要人工完成，有些可以由计算机程序实施。

控制总数是主要由人工完成的重要的控制手段，对于输入的数据，可以由计算机或手工计算出有关的控制总数，系统职能部门的输入组负责人应将其与接收数据时得到的控制总数相互核对，以发现输入全过程中是否存在问题。

在输入时能够由计算机完成的校验比数据准备时内容要广泛得多，除字码校验外，大逻辑校验中还可采用如下几种程序化校验方法。

1、平衡校验。在会计理论中存在许多平衡关系。如：资产=负债 所有者权益（资本）账务处理过程中，本期借方发生额合计=本期贷方发生额合计，期初（末）借方余额合计=期初（末）贷方余额合计，等等。依据这些平衡关系，可以在系统设计过程中设计一些检验程序，在数据输入、处理乃至输出各个环节检查平衡关系是否保持；如果应有的平衡关系被打破，则说明发生了错误，由计算机给出错误信息，由用户修改。

2、顺序校验。在手工会计业务处理过程中，为达到有效的内部控制，对许多业务凭证采用了顺序编号的办法，对防止数据的丢失、重计及其他各种错弊的发生起到很大作用。在电算化系统中，顺序编号控制的原理依然适用，所不同的是除手工系统中的人工、纸张编号外，还可对输入内存的各种数据由机器自动编号，若出现缺少或重复号码，则给出错误信息。将此方法应用于数据输入过程，可有效地防止数据错弊的发生。

3、完整性校验。在数据输入过程中常出现遗漏某些字段的错误，尤其是有些字段的遗漏极易导致舞弊现象的出现，如主管人员签字等。为此，电算化系统程序设计过程中，应充分考虑某些字段应为强制性字段，即这些字段的缺填将导致计算机拒绝处理，给出错误信息，待有关人员补充后才为计算机所接受。

在数据输入中发现的错误如何处理和控制是一个复杂的问题。与数据准备阶段的情况不同，最后的数据输入受到一定条件限制，某一批数据输入过程中断了，很可能会影响到以后的数据输入与处理，甚至整个系统的核算。另外，成批处理时，数据输入很集中，发现的错误种类较多，原因可以涉及到各个业务职能部门，这给错误的更正和重新输入的组织工作增加了新的困难。因此，需要专门研究这方面的问题。

首先，应该研究确定错误更正及再输入的工作程序和控制手段。设计的程序和控制应能保证：

（1）错误发现后立即打印或显示出来；

（2）提供的错误信息完整，指明错误种类、有关的业务职能部门、错误的金额及影响等；

（3）错误发现后立即转移到应用程序能够辨认的待处理文件中；

（4）错误发现后，有关的控制总数及时得到调整或说明；

（5）错误的更正、再输入设有专人跟踪检查；

（6）提供发现的错误更正状况定期报告；

（7）业务职能部门对错误信息的处理以及管理上的分析和利用。

为了在对错误进行处理的过程实施有效控制，应该为事后的检查提供必要的线索。因此，应该将每批有效经济业务清单及有关控制总数、被拒绝的经济业务清单总数、待处理错误文件以及再处理业务清单打印出来，所完成的核对、检查工作应留有相应的标记。对于那些已发现属于错误或无效经济业务数据，但由于种种原因需要继续加工处理的情况，应该建立跟踪记录。

在实际工作中，数据准备与输入可能是一次性完成，上述的控制措施也应该综合考虑。

（四）会计账务处理系统输入控制

会计账务处理系统可以以原始凭证为直接输入的依据，也可以以记账凭证为直接输入的依据，或者以两者作为直接依据。以记账凭证为直接输入依据，可能发生的错误或问题主要是：（1）会计科目输错；（2）金额输错；（3）记账方向错误；（4）对应关系错误（5）输入速度慢。

为克服这些问题，可采用下列控制方法：

1、建立科目参照文件；当输入会计科目编号时，系统首先在参照文件中查找，找不到的科目在屏幕上显示后表明不是要输入的科目，则需要采取纠正措施。如果输入的科目确系非法科目，则废除已输入科目，重新输入正确和科目代码，若是新增科目，则该科目应追记参照文件。

2、设科目代码校验位。给二级或重要的一级科目代码加一个校验码，校验码可以是字母，也可以是数字。

3、设立对应关系参照文件。每张记账凭证包含两个或两个以上的科目，每个科目输入的正确性并不能保证这笔分录是正确的，因为还可能发生账户对应关系错误。对此，可根据业务间的相互关系事先确定每个科目的对应科目，建立参照文件。当输入完一张记账凭证后，访问参照文件，检查和判断输入的科目之间是否存在对应关系。程序设计中可根据这种逻辑关系设置逻辑判断，检查科目对应关系是否正确。

4、试算平衡法。对每笔分录，都可进行试算平衡检验。做法是：将试算平衡方法程序化，当一笔分录输入完后自动对其进行检查。在借贷记账法下，试算平衡公式是：借方科目金额合计等于贷方科目金额合计。

5、控制总数法。控制总数据可以是凭证张数，也可以是金额合计数。

6、屏幕审核法。对输入的记账凭证在屏幕上再次显示出来，加以检查，

7、二次输入法。将数据先后两次进行输入或同时由两个人分别输入，将两次或两次输入的结果进行比较，可发现输入是否错误。

8、屏幕表格化。在屏幕上出现一个输入画面，这幅画面最好与操作员手中的输入单一样，使操作员在输入过程中，就好比他平时在制凭证一样，达到减少输入时间的效果。2100433B