虚拟打印机同真实打印机一样，安装完毕，打开“控制面板”中的“打印机和传真”，会看到所安装的虚拟打印机，可以像使用一台打印机一样使用它们。鼠标双击将其打开，可以对其“打印首选项”和“属性”进行修改，从而设定是否共享、可使用时间、是否后台打印和优先级，以及纸张大小、版式安排等。它们同样能截获所有Windows程序的打印操作，或模拟打印效果，或完成某一特殊功能。
有些软件自带虚拟打印机，有些则是专门的虚拟打印机，利用这些虚拟打印机，可以帮助我们完成很多特殊的任务。虚拟打印机的打印文件是以某种特定的格式保存在电脑上。例如，安装Acrobat 会生成一个名为Adobe PDF的虚拟打印机.而pdfFactory Pro 也会生成同样类似的虚拟打印机。虚拟打印机的使用和物理打印机相似,只是打印的结果是,在硬盘上生成一个PDF文件。
