1．建设单位是编制工程档案的责任单位。它对工程建设过程中的档案资料编制实施管理。在招标投标及与勘察、设计、施工、监理等单位签定合同时，要对工程档案的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求，并及时收集、汇总工程前期文件材料以及勘察、设计、施工、监理等单位所形成的工程竣工档案。
2．施工单位负责工程档案的具体编制工作。在施工过程中，应随时做好施工记录、检验记录和交验文件的签证工作，按规定编制竣工图。
3．承担工程勘察、设计、检测试验的单位应，提供档案文件材料原件给建设单位。监理单位要协助建设单位监督、检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档。
4．市水利工程质量监督管理站在办理竣工验收备案前，必须以《工程档案初验收认可证》作为必备受理条件。《竣工验收备案表》必须有市水利工程档案管理办公室签章。
5．凡是没有《水利建设工程档案合格证》的工程，不予换发规划许可证正本，质量监督部门不予验收合格，工程项目不得交付使用。
6．建设单位和施工单位必须明确专门机构和专职人员负责工程档案管理工作。在办理施工许可证手续前，填写《水利工程建设档案工作终身责任人登记表》，明确竣工档案编制责任。
