做好包装企业需求产品的功能、质量技术、特殊要求、价格等信息的发布工作，使定制包装机械的厂商获得研制、设计的精确信息。实现完全畅通的信息交换和了解合适通用的规范要求，以节省时间和费用。
制订计划的第二阶段就是寻找与调查卖主。一旦机械产品项目的文件已经建立，按照这些卖主对其已有产品实施定制型机械的开发兴趣或意向进行调查和检验。在北美地区，两家最大的信息源就是包装企业大全(PackagingSourcebook)和包装机械制造商协会(PMMI)。此外，按他们的建议和意见还可以查阅材料供应厂的名称和情况。如果已经找到一批认为较合适的卖主后，就要通过他们了解生产企业的有关情况：
技术力量、技术装备、内部管理程序、质量管理、项目管理、交货日期、售后服务等。
当项目计划阶段结束后，通过招标选择生产企业后，一般情况下，生产厂家要求提供初期工程基金，作为支持详细的一定价格的提案。如果没有初期工程基金，卖主可能提出"估价"，以便比较一下他们的方案是否符合用户的预算。要详细的提案可能引起提供设计开发费用的问题，在此必须注意，工程开发费用可能会多达最终设备成本的20%～30%左右。
当方提出和批准一个项目计划后，工程师根据提供的多类信息着手制定设计方案。该项目将把机械、电气等工程任务组织成若干小组，按此任务计算人力工时。生产厂家也会制订出所需材料的初期清单计算其费用。项目系统的设计草图绘制完毕，按着就可估算制造和装配时间。如果初步确定项目超出规定的预算，就要与设计工程公司协商以便讨论减少成本的可能性。通过调整或改变设备性能指标往往可达到这一目标，例如，修改机器零部件结构，改变转换操作时间，调节运转速度，或变更零件及材料的输入机构等。值得注意的是，在确定准备工作程序时，工作目标是在不牺牲设计质量的前提下选定期望和合适的机器性能。设计质量包括若干项指标，例如，基本特性、功能特性、可靠性、耐久性(工作寿命)、可维持性、界面反应性、美学性、和设备信誉性等。
通过性能目标的优选和设计小组的协调，满足用户主要要求和适应用户预算指标的一致性是不难达到的。
如果卖主已被选定，那么就要在设计方案确立之后，在报价最终确定之前，组织本公司有关人员讨论一次。此时，要求开发厂提供这台机器每一开发阶段的完成方案。并同他们紧密合作以便认清投资风险及其产生的条件。为了达到能及时化解风险的目的，应该制订一个包括以下内容的管理计划。
1)研制一个机械产品试验台或一个原型机；
2)通过改变输入的零件或材料，了解何时最适合自动化；
3)识别可交给更有信誉的制造厂生产的各分系统，例如堆码机、充填机、分选机、探测器、跟踪器等；
4)尽早订购足够量的重要零件以免延误完成计划的时间。要重视工厂中具有丰富经验的工程师和维修技师，因为他们可以提供宝贵意见。如果某一项目小组白始至终参与项目开发工作，那么他们最适合负责产品交付前试验检查。他们可以成为用户公司中有效的监管小组，起到降低延缓生产的风险的作用。此项审查，以确保计划项目的顺利进行。
任何机械设备的购置，最终目标都在于控制成本，确保质量和完成计划。而这里的每一项都需要从卖主以及供应商那里了解协作配合、信息交流和采购批量等情况。在与卖主进行首次设计审查时就要建立完整的项目管理计划。要了解在实施本项目中他们要做的任务及其完成日期。把这些信息与重要的项目阶段，例如设计审核、交付试验、运输和投人生产等相互联系起来。如果项目计划的完成时间安排太紧，那么，在制造机器设备期间可以考虑建立临时性手工加工站。在这段时间内，或许机器中一部分可以有效地加工出来，可能由另一家外协制造厂生产出模块式结构件等。要注意到，在此期间学到的经验应考虑如何引用到最终的机器设备中去。
（6）在项目策划开始就得注意
开通信息交流利用会议协商和对话讨论中关键论点，把每一项承诺表达清楚，同时，把它写入书面的记录并发给买卖双方的开发组成员。其中，工作条款、责任方、完成任务的最后日期等等显然都应加以明确。在本厂成员和卖主进行设计审核期间，需要仔细审核功能说明书文件以便确保设计的控制系统能处理典型的生产程序。在双方参加会议上可能提出很多问题并且得到解决。在最后文件上签字，就可作为完成交付前试验的检验程序。
总而言之，完成充分的选择准备工作、风险、项目管理以及良好的信息交流和协调合作，就会达到控制质量和成本的目标，并能提高完成定制包装机械设备按时送货的可能性。
