1、收文职责。凡主送市人民政府并需要办理的公文,统一由办公室文书科进行分类登记、编号;应急办签收的传真应及时送办公室文书科处理,紧急传真应及时向市人民政府办公室领导、市人民政府领导报告。对不属于市人民政府职权范围、公文内容不符合政府决策要求,公文格式不符合有关规定、越级请示、请示与报告不分以及未经部门之间协商径报市人民政府的来文,应及时退回报文单位或电话告知来文单位,不予办理。
2、收文时限。一般情况下,收文应在当天完成。办公室文书科要及时收文,必要时随到随收、随收随送。对急要件,收文人员收文登记后要及时送相关秘书,由相关秘书送办公室领导或市人民政府领导,以便及时分办落实。
3、收文规范。市直各工作部门、各直属单位、各镇(乡)人民政府、办事处应当直接向市人民政府报送“请示”、“报告”和“意见”。向市人民政府报送请示,必须先向有关市人民政府领导报告、沟通,征得市人民政府领导同意后再行文。请求市人民政府审批的事项不得直接报送市人民政府领导。其所属下级不得越级向市人民政府行文。“报告”与“请示”必须严格分开,不得在“报告”中夹带请求指示或者批准的事项。报送市人民政府“请示”、“报告”和“意见”,须由本单位主要负责人签发;公文中涉及法律、法规的重大事项,需报经市政府法制办公室审查后再报送;涉及财政资金、人员编制的事项,报送单位须提前与财政、人事部门沟通,达成一致意见后方可报送。“请示”须一文一事、一个主送机关。
各部门、各镇乡办事处请示市人民政府的事项,须做好前期工作并及时上报,给市人民政府留出研究、决策的时间。具体时间要求是:一般事项不得少于7个工作日,紧急事项不得少于5个工作日;特别紧急的事项,需要在5个工作日以内批复的,除突发公共事件以及另有规定或领导同志另有要求的事项外,必须在文中说明紧急原因。
1、分办。由办公室文书科对收文进行分类,根据收文性质和内容,初分为传阅类和阅批类。传阅类公文,由文书科制作传阅单,按市人民政府领导排名,呈市人民政府领导阅。阅批类公文,由文书科制作公文处理笺,报办公室主任签署分办意见。
2、拟办。根据分办意见,需送市人民政府领导阅批的,由文书科分送相关秘书,呈市人民政府领导阅批;需送有关秘书或单位办理的,由文书科分送有关秘书或单位,并登记。原则上,中央和省、地的下行文,按市人民政府领导排名由上向下的顺序,呈送市人民政府领导阅批;各县区、市委、市人大、市政协等平行文及市直各部门、各镇乡办事处的上行文,按市人民政府领导排名由下向上的顺序送市人民政府领导阅批。
3、催办。相关科室应跟踪做好中间反馈工作,及时催促承办单位办理公文。超过办理期限仍未反馈的,应及时向市政府办公室或市人民政府领导报告。
4、办结。对已经市人民政府领导阅批或转入其它工作程序,并以书面或口头方式答复的来文,可作办结处理。处理难度较大,且在一个时期内无法办毕的来文事项,可向来文单位说明情况后作暂存处理。
5、公文办理期限。对上级文件,严格按文件要求及时办理。对上报市人民政府的一般性请示事项,应在10个工作日内予以答复(节假日顺延,下同),最迟不超过15个工作日;对按照市人民政府工作规则需经市政府常务会议、市长办公会议研究决定的请示事项,相关科室应在3个工作日,最迟不超过5个工作日内向来文单位说明来文的办理情况;对一些紧急事项、突发性事件和抢险救灾等的请示,要急事急办、特事特办、随到随办。