一、查借阅利用服务范围及条件

城建档案资料是国家的宝贵信息资源，开发利用城建档案资源是本馆的主要职责，馆内接待工作人员应主动热情提供咨询服务，百求不厌，百问不烦。档案查借阅者有权对本馆服务态度、业务建设提出建议和批评。同时查借阅者必须遵循本馆各项规章，以便档案的安全、保密、提供优良服务：

1、接待条件：本馆设有查档接待室。

2、检索条件：本馆分别备有手工和电脑两套检查系统，调卷迅速、准确。

3、服务设施及服务范围。配置了专职接待利用工作人员，提供查阅、借阅服务。

（1）本馆全部档案均对外开放，同时，根据档案形成中的所有权属，查借阅对象，分密级提供查阅，确保保密部分档案不泄密。

（2）提供档案材料的复制、复印、转录服务，提供复制件的证明。

（3）答复利用者的各种档案咨询，提供查阅者所需的档案资料。

（4）有偿提供档案装具及各种目录、表格。

（5）设有“城建档案联合目录中心”，提供本馆馆藏外的档案存放机构。

（6）设有“业务指导小组”，提供档案收集、组卷、整理、分类“上等达标”等工作的服务。

（7）设有复印室，提供档案及各种文件材料的复印、文件打印、油印。

（8）设有声像室，提供声像资料的放映服务，提供摄影、摄像及复制服务。

附：《城建档案接待利用工作程序》《城建档案查借阅制度》《档案保密制度》

二、馆藏范围

本馆馆藏资料的接收（收集）范围，是湘潭市范围内在城市规划、建设、管理中形成的需永久和长期保存的档案资料。具体分为城建档案、城建声像资料、城建图书资料三部分。其中，城建档案的范围是：

1、城市规划、建设基础资料；

2、城市勘测档案；

3、城市规划档案；

4、城市建设管理档案；

5、市政、公用档案；

6、交通运输设施建设档案；

7、工业、民用建筑档案；

8、风景名胜、园林绿化档案；

9、城市防洪档案；

10、人防设施和抗震档案；

11、城市建设科研档案。

湘潭市城建档案依“集中统一管理，分级保存”的原则管理。本馆只收集在我市城市建设活动中形成的重要的有价值的部分，市辖县（市）区城建档案馆（室）、住房和城乡建设局系统各基层档案室还存有大量的城建档案。此外，城建文书、财会档案移交市档案局，由市档案二馆保存。

三、检索工具

本馆检索工具分为馆内手检工具、机检工具、城建档案目录中心三大部分。另外本馆编制了部分兼检索性质的编研材料。

1、手工检索工具。分为分类目录、注录卡片、专题索引三部分。其中：

《城建档案馆总目录》以档案保管单位归档入库的先后顺序编制大流水号，它兼有检索作用，但主要是反映本馆馆藏档案全貌及其变化情况的总登记帐簿。

《城建档案分类目录》是馆内主要的检索工具，它严格按本馆制定的《城建档案分类表》编制，用于固定档案的大类、属类、小类，揭示档案的内容和归宿。馆藏档案依分类目录排架，档案分类号加顺序号为档案的档号，档号确定该档案的存放位置，查询到档号，可直接入库调卷，提供利用。

分类卡片柜装，依《城建档案分类表》排列。具有使用方便、能即使增加、删除档案目录的特点，可同时供多人使用。

房屋产权档案专题目录馆藏副本一，包括全市范围内的房屋产权档案，计3万5千余卷。

专题索引。依档案及资料的题名排列，由题名查询档号和调卷查阅。本馆现有《地形图索引》、《房屋建筑施工许可证执照存根索引》、《湘潭日报》报载城市建设工作《报道索引》等。

《声像档案资料目录》揭示声像档案类别及馆藏情况。

《图书资料目录》反映本馆图书、报纸、期刊及馆藏资料。

《文书档案目录》本馆文书档案仅存建馆来自身形成的各种档案，包括我市城建档案管理体制，我市城建档案管理法规性文件，本馆建立及演变发展情况等，一般仅供内部使用。

2、机检工具

本馆备有专用档案检索计算机一台,1994年自行研发了“湘潭市城建档案信息管理系统”，在系统中，分两大模块完成了机检工具的功能设计。

（1）“检索模块”下分“分类大纲管理”、“多途径检索”二大子系统。“分类大纲管理”系指对本馆分类大纲的输入，修改及各种维护的管理，以打好分类管理的基础。“多途径检索”系指从反映档案内容或形式特征的任意角度或单一组合进行检索。其中检索途径包括“分类号”、“档号”、“正题名”、“责任者”、“地点”、“时间”等12项。组合关系包括：并且、或者、排它。检索条件的输入可采用完全匹配，也可采用左部模糊匹配，任意模糊匹配。

（2）“编目打印模块”，此模块可输出各种“常备目录”，如总目录、分类目录、时序目录以及卷内目录；可编制任意类别的全引目录，各种“常备卡片”：如标准卡片（本馆）、著录工作；各种“专题目录”，其专题选项包括“分类号”、“工程性质”、“地点”、“时间”等9项，亦可多项获取，既提高检索质量，也是一种汇编。

3、湘潭市城建档案中心目录

为弥补本馆馆藏档案的不足，揭示湘潭市范围的城建档案收集、存放情况。本馆建立了湘潭市城建档案联合目录中心。现收集市辖各县、市、区及住房和城乡建设局系统13家城建部门的城建档案目录，它们分别是：

湘潭市房地局 只包括国家建设征用档案部分（1826条） 1956~1982年

湘潭市政公司 技术档案1953~1989年相映部分底图目录

湘潭市建筑设计院 工程底图目录以七、八十年代为主 1964~1992年

湘潭市房改办 1988~1992年

湘潭市自来水公司 水厂、自来水管网 1952~1992年

湘潭市环卫处 环卫设备、设备 1964~1991年

湘潭公共汽车公司 公气设施、设备

湘潭市城建开发公司 1982~1990年承建的单项及开发小区工程

城市建设各行业志目录 规划、环保、城建、建筑、房地产

4、具检索性质的编研材料

截至1994年底，本馆完成编研材料23种，50万字，其中部分能反映我市城市建设的概况及沿革，带指南和检索性质。

（1）湘潭市档案馆指南

（2）湘潭市城市简介

（3）城市建设基础数字汇编

（4）湘潭市主要道路工程指南

（5）湘潭建设工作会议简介

（6）湘潭市住房和城乡建设局机构编制沿革

（7）湘潭市建筑企业及人员情况统计分析

四、档案密级

根据《城乡建设档案密级划分暂行规定》和本馆实际情况。为便于工作，特制定了《城建档案密级划分表》。

保密等级分为：“绝密”、“秘密”、“机密”、和“内部”四种，“绝密”是保密内容核心部分，指在一定时期、一定范围内需要绝对保密的档案，一旦泄密会使党和国家遭受严重危害和重大损失；“机密”是保密内容重要部分，指在一定时期、一定范围内需要保密的，一旦泄密会使党和国家遭受较大危害和较大损失；“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄密会使党和国家遭受一定危害和损失；“内部”是没有公布于社会的文件，只限于内部有关人员使用。

城建档案的密级进行定期审查。根据上级规定和形势发展，及时调整密极，扩大利用范围。