物业服务企业实施物业租赁管理一般经过以下几个步骤。
一、捕捉潜在租户
1．通过广告捕捉潜在租户
要挖掘和寻找到最好的潜在租户，物业管理者就必须使用广告。广告有多种形式，如做标志牌、在报纸期刊上做宣传，或通过广播电视，或用信函、宣传手册、传单和网址，或通过赞助体育比赛、戏剧、音乐会等形式。关键是用最少的广告成本开支找到最多的潜在租户。由于住宅、工业和商业物业都有着不同的潜在客户群，所以做广告时要考虑到潜在租户的类型。
2．使用“免费”噱头捕捉潜在租户
物业管理者可采用类似“免费”噱头来寻找潜在租户，比如物业管理者可以提供一次免费旅行、免费游泳或网球课程、免费使用俱乐部的机会等。为了刺激和吸引更多的潜在租户光顾，广告中还可以声明：头六位签约者可免收第1个月的租金，或在一个特定的时期内有某种优惠，比如从广告刊登的第1天起10天为有效期，或在头10天内来光顾物业的客户都有一个小礼品等。
3．引导参观捕捉潜在租户
物业管理者要通过引导潜在租户参观，使其对待租物业产生兴趣和需求。物业管理者应能够估计潜在租户的爱好，在潜在租户对某地段、某单元感兴趣时，就应该带领参观。千万要注意避免潜在租户在参观现场时失望的情况发生，如发现一些与先前的广告内容截然不同的地方等。因此，物业管理者要注意应从最佳线路带领他们参观，沿途宣传令人愉快的设施和服务。
4．建立租售中心捕捉潜在租户
对于大型综合住宅和商业物业来说，建立一个组织健全、有专业人员的租售中心是必要的。租售中心要有完整的装修并带有极富吸引力的家具，以使潜在租户看到完成后物业的情况。由于建立租售中心的费用昂贵，因此是否建立取决于租赁的物业数量、希望出租的时间、租赁者期望的租赁额和竞争者的情况等。期望中的租金越高，租售中心的效用就越大，因为使用合适的租售中心会增加潜在租户的询问率，从而提高出租的可能性。但当市场强劲时，一般不需要精心布置这样的租售中心。
二、租户资格审查
(1)每一个前来咨询或参观物业的潜在租户都要填写一份来客登记表。
(2)潜在租户的身份证明。核对居住或商业物业租赁者的身份证明很重要，尤其是零售性的商业物业，如混合租赁的零售购物中心。因为在商业物业中租户做何种生意是很重要的，它关系到与其他租户能否协调，如有些租户就要求同一个购物中心要限制有竞争性的租户。
(3)租赁经历。为减少风险，应了解潜在租户的过去租赁历史，尽量寻找租赁史稳定可靠的、租赁期较长的租户。
(4)资信状况。物业管理者可通过调查得到所需要的潜在租户的以往信用资料，从租户以往的拖欠记录中了解潜在租户的资信状况。对那些有拖欠赖账史的潜在租户可不予考虑。
三、合同条款谈判
房屋租赁的一个主要工作就是要签署租赁双方都满意的、公平合理的租约，物业服务企业往往要协助业主完成谈判的全过程。物业管理者在业主和租户的接触过程中，应尽量规避可能出现的冲突。一般的技巧是当谈判快要结束准备签约时，再让双方见面。
1．讲求谈判妥协
妥协是指业主降低原始条款而给租户的一种优惠，妥协的目的是为了让潜在租户成为真正的租户，达到签约的目的。
租约中几乎所有的条款都有谈判的余地，关键在于双方立场的坚定性和灵活性。任何一点点的妥协都可能引导潜在租户接受并签署租约，成为真正租户。因此，物业管理者在谈判中要考虑的是妥协程度多大时才能打动租户，即妥协的尺度。一般来说，决定妥协程度的因素有三：一是业主的财务和战略目标；二是该地区物业租赁市场竞争的情况；三是租户租赁的紧迫性。
在谈判中不管妥协程度大小，都要让租户感到是业主不情愿的选择，以显业主的诚意。
2．租金的确定
在租金上作出让步，无疑是最具吸引力的，也是最具负面影响的让步。因此任何时候物业管理者都要分析租价折扣的利弊得失，在保证物业一定租金水平的基础上考虑给予租户短期的租金减免优惠或一定的折扣。
3．租期的确定
在租户更迭时，业主为寻找新租户要花费广告支出，对新租户的资格审查要花费成本，谈判要花时间和费用，而每次租户搬出搬进都要发生对物业进行清理、重装修和修整等费用，所有这些都要增加业主的租赁成本，减少租赁收益。因此，一般有经济头脑的业主都愿意签一份长一些的租约。当然在长租约中，业主一般应设有逐渐提高租金的条款(如随物价指数而变动等)，以避免损失。
(1)居住物业的租期。对居住物业，如果租金随时问推移而增长，租期才会超过一年，否则一般不超过一年。当然也有例外，如对新建或新改造的物业，业主为提升物业的声望，就会对那些资信好、经济地位坚实的租户签订两三年的租约，凶为这些人的租用会提高物业在租户及邻里问的声望。
(2)办公、商用和工业物业的租期。办公、商用物业则不同于居住物业，其租期最短也在5～10年间，而工业厂房租期则要长达10～25年或更长。业主一般在长期租约中要加人租金随时间而增加的条款。由于商用物业往往有专为租户进行改造的费用，因此对商用物业，物业管理者要尽量寻求较长的租期，以期能完全收回改造费用。
在租期结束时，给予续租也是一种优惠，有较高声誉或经营业绩好的工商业户往往能够得到续期的优惠。其他租户要续期则往往有附加条件，如提高租金等。
4．关于物业改造的谈判
新租户在入住前，一般总会提出这样或那样的改造或改进物业的要求。改造费用一般通过租金的形式收回。但物业管理者要向租户申明的是，所有超标改造装修费用或由租户自负，或由业主提供并在租金中收回。在市场疲软或租户需要的时候，标准内的定期重装修或设备更新可以在租约中考虑由业主负担。例如，对一家声望显赫的证券公司租用的空间，业主负责每三年重新粉刷一次，每六年更换一次地毯等。
(1)居住物业的改造装修要求。租户对居住物业的要求一般局限在物业的装饰上，如重新粉刷、重换窗帘或更新地毯等。有些新建住宅的业主让租户自己设计挑选装饰，并把这作为优惠条件。旧的住宅是否重新装饰由当时的租赁市场状况和租赁双方的急需程度决定。
(2)工商业物业的改造要求。租户经营的性质决定了租户对改造的要求，如保险公司通常就采用原有的建筑设备设施的标准；而律师事务所则因业务原因，需要单人的办公问和豪华的装饰，这往往会超过原有设备设施的标准；医疗机构对设备设施的要求则可能更高。
物业管理者在对工商业物业改造的条款做出妥协时，不仅要考虑改造对物业的影响，还要考虑由此而增加的业主负担。一般谈判的结果是用其他条款来交换，以避免给业主带来损失。物业管理者要给租户一个可以改造的上限，允许租户在此范围内确定标准。超出标准的费用应由租户负担。
5．扩租权的谈判
扩租权就是指允许租户在租用一段时间后根据需要增加租用邻近的物业。对居住物业而言，扩租并不常见。但对工商业物业租户，尤其是对正处在成长阶段的工商业租户，这一优惠条件是很有吸引力的。
6．限制竞争租户条款的谈判
限制竞争租户条款就是指租户在物业中享有排他的、从事某一行业的经营垄断权。该附加限制条款常常出现在商业物业尤其是零售物业的租约中，有时也在服务业的物业租赁中出现，如理发店等。在谈判中要注意如果这一限制条款不影响业主的利益，或租户愿意为此交付额外的补偿，就可以考虑采纳。
四、签订租约
按照双方达成的各项条款填写合同，出具出租方及承租方的有效文件并签名盖章。
五、核查物业
在租赁伊始，物业管理者应陪同租赁人核查物业，检查所租物业是否符合租赁条款中的条件，如果租赁双方都同时认可物业的状况，就应请租赁人办理接受物业的签字手续。同时，物业管理者和租赁人都要填写“物业迁入一迁出检查表”，租户离开时也将使用该表。双方必须填写，以免发生争议。
六、与租户建立良好关系
双方签署了租赁合同，租赁关系即告成立。租户搬进，物业管理者就要与租户建立良好的关系，以求租户愿意续签合同。
与租户建立联系途径有很多，如可以通过电话或私人拜访等途径与租户保持联系，设法抓住一切机会并创造机会与租户面谈，广泛征求他们对舒适、服务、维修及管理等方面的意见。同时要重视维修服务，确保租户了解维修程序(如向谁和怎样提出维修服务要求等)以及由谁——业主还是租户承担责任等。为此，物业服务企业必须建立一个快速有效的服务系统，使租户要求能够准确地反馈给相应的部门。
七、收缴租金
一般来说，提前收取租金是通行的做法。物业管理者在签订租约之初，就要向租户解释交费要求和罚款制度，要求其熟悉交费管理程序和有关规定，保证租金收缴率。
八、续签租约
物业管理者应尽量促成业主和租户续签租约，以节约装修成本，业主也节省了寻找新租户的费用。续约时要考虑新契约的条款内容是否需要改变。一般考虑新契约条款是否改变的因素是：一是以前未考虑的因素，如租户以往是否准时缴纳租金等；二是市场的情况。通常改变租赁条款的内容主要集中在租赁期限，维修、更换、再装修的程度和租金水平上。
九、租赁终(中)止
1．租赁终(中)止的种类
(1)合同到期的租赁终止。一般租赁终止有两种情况：一种是租户提出的租赁终止；另一种是物业服务企业拒绝续签。
(2)强制性的中止租赁。当租户违反法规、不付租金、参与犯罪或违反租约协议条款的其他方面时，物业服务企业在发出最后通牒后，有权通过法律途径强制性将其驱逐出去。
2．租赁终(中)止的程序
(1)搬迁前的会面。物业管理者在租户搬迁前，要与租户进行一次私人会面，填写搬迁前会面表等。
(2)物业检查。结束租赁，物业管理者都必须在租户搬出之后与其一起检查物业。检查物业哪些地方受损以及房间及其设施现状，登记物业检查表，计算出维修与清洁方面应扣除的押金。
(3)归还押金。当归还给租户押金时，物业管理者要说明押金扣除了哪些方面及其数额。如果物业管理者未按租赁协议动用了部分押金，必须向租户逐条说明其使用情况。如果租户不能接受，物业服务企业必须承担相应的责任。
