电子文档管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的电子文档信息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的数字信息系统。以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的非结构化文档存储管理系统。

随着信息技术的在文档管理行业的不断深入应用，采用数字化管理手段管理文档，对各种类型的归档文件进行有效组织、管理、利用，最终实现文档的价值。

1.标准规范建设需求分析

标准规范是非结构化文档存储管理系统项目建设乃至整个企业信息化体系建设的基础性工作和重要组成部分，是项目后期实施中实现各类应用系统互联互通、信息共享、业务协同、安全可靠运行的前提条件。

电子文档管理系统首先需要在现有的国家标准、文档管理行业标准的指导框架下建设，同时，在本项目建设中也需要根据企业的实际情况制定相应的业务标准，比如管理规范、元数据标准、归档接口标准、数据结构标准、格式标准等方面。

2.基础设施建设需求分析

为了支持系统的运行，需要建立完善配套的硬件设施设备，在确保在系统运行、数据存储、安全管理等方面的要求同时，兼顾文档需要和长远发展。

3.信息安全建设需求分析

为了全面保障电子文档的安全，必须建立完善、高效、可靠的信息安全保障体系。信息安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面。

4.应用系统建设需求分析

应用系统是本次项目建设的关键，应用系统建设的好坏直接关系到文档信息资源采集、管理、利用的规范性和便捷性。本项目应用系统的建设需根据企业文档管理工作的新的需求，开发建设新的应用系统，以满足各单位部门、立档单位对文件的管理、利用需求。