信息管理工具主要用于信息处理，例如自动化的信息搜索代理、决策支持技术、经理信息系统和文档管理系统。数据、信息管理工具与知识管理工具的区别在于，这些工具不能捕捉复杂语境信息和知识内涵的多样性。数据、信息管理工具的特点决定了它们不能十分有效的支持知识管理。
例如，如果人们没有相应的历史知识，那么世界名画：蒙娜丽莎，对于观赏这来说仅仅是一幅肖像画，但这幅画所要表达的决不仅仅如此。知识工具的作用在于，它不仅仅帮助我们完整的保存这幅画像，更重要的是，它能够帮助我们理解这幅名画。因此，数据、信息管理工具与知识管理工具最大的区别在于能否为使用者提供理解信息的语境，以及各种信息之间的相互关系 。
