质量改进的对象一般是长期性缺陷，所以难度大，需要很多人参加并要制定周密的计划以后，才能得到实效。因此必须有一个坚实的基础。该基础包括以下三个方面：
1．认识上的统一
首先，要统一对质量危机的认识。由于影响市场占有率的主导因素是质量，质量竞争在市场经济中是一个长期的客观规律，即有市场经济必存在着质量竞争现象。企业要在竞争中取胜，必须重视质量改进工作。其次，要充分认识到质量改进工作的长期性，即是“永不停顿”的工作。因此质量改进工作不是“临时措施”，而是“日常工作”。朱兰将质量管理工作归纳为三个基本的相关过程：质量计划、质量控制、质量改进，并称之谓“三部曲”。
2．领导阶层的重视
搞好产品质量的改进，提高企业工作质量的关键在于领导，尤其是上层领导。没有上层领导的支持与指导，质量改进工作就不可能取得决定性的胜利。这是因为在质量改进工作的实施中，如果上层领导者认为不用做的事，那么下级人员就不会去做。正像瀑布一样，山上无涓涓的流水，山下绝不会出现瀑布，人们把这种关系称为“瀑布效应”。只有上层领导者首先纠正对质量的旧观念和坏习惯之后，才有可能清除下级人员的对质量的旧观念和坏习惯，企业的质量改进工作才能顺利实施。
进行质量改进，需要在技术和管理上进行综合性的工作，才能解决企业的质量问题。其内容涉及到技术改进和社会变革两个方面，这两个方面都有一定的阻力，了解并消除这些阻力是质量改进的先决条件。
1．文化方面的阻力
在质量改进过程中，重点是克服“文化上对所需技术改造的抵制”。当实行一项质量改进的变革时，常会遇到一种对改革的阻力，人们对此常迷惑不解。迷惑的原因是只看到改进课题的技术性方面，而忽视了与变革联系在一起的社会效应，那就是对于人际关系、地位、声誉等方面的影响。例如：某道工序是一项技术很高的手工劳动，如今要把它改变成简单的机器操作，这样就伤害了某些高级钳工的感情，他们将丧失这项传统手工艺中的地位和自豪感。因此他们很可能成为这项质量改进中的人为的阻力。
2．技术方面的阻力
质量改进工作要涉及到新技术、新材料、新工艺以及新原理的应用。掌握并应用这些“硬技术”是一个艰巨的过程，其阻力是客观存在的。为克服技术上阻力，应将技术人员、技术情报人员、实验试制人员、生产管理人员组织成一个有机整体，其整体的目标一致性和行动协调性是攻克技术阻力的基础。经验告诉人们：单兵作战，对于质量改进的成效是微弱的，必须组成兵团作战才能有效地克服技术方面的阻力。
具体实施质量改进PDCA循环的过程，以分成如下七个步骤：
1、明确问题
2、掌握现状
3、分析问题产生的原因
4、拟订对策并实施
5、确认效果
6、防止问题再发生并标准化
7、总结
明确问题
1、操作方法
（1）明确所要解决的问题为什么比其他问题重要。
（2）问题的背景是什么，现状如何。
（3）具体描述问题的后果，如产生了什么损失，并指出希望改进到什么程度。
（4）选定改进课题和目标值。
（5）选定改进任务负责人。
（6）预算改进活动所需费用。
（7）拟订改进活动时间表。
2、评述：
企业中存在的问题很多，受人力，物力，财力和时间的限制，解决问题时必须决定其优先顺序。从众多的问题中确认最主要的问题，必须说明理由。
必须向相关人员说明解决问题的必要性。
应该合理地设定目标值，经济上合理，技术上可行。
若需要解决的问题包括若干具体问题时，可分解成几个子课题。
应规定解决问题的期限。
掌握现状
1、操作方法：
（1）调查四个方面以明确问题的特征：时间，地点，种类，特征。
（2）从不同角度调查，找出结果的波动。
（3）去现场收集数据中没有包含的信息。
2、评述：
（1）解决问题的突破口就在问题内部.例如：质量特性值的波动太大，必然在影响因素中存在大的波动，这两个波动之间必然存在关系，这是把握问题主要影响原因的有效方法。而观察问题的最佳角度随问题的不同而不同，不管什么问题，以下四点是必须调查清楚的.即：时间，地点，种类，特征。
①时间：早晨，中午，晚上，不合格品率有何差异星期一到星期五（双休日的情况下），每天的合格品率都相同吗 当然还可以以星期，月，季节，年等不同时间段观察结果。
②地点：从导致产品不合格的部位出发.从部件的上部，侧面或下部零件的不合格情况来考虑，如：烧制品在窑中位置的不同（门口附近，窗边，炉壁附近，炉的中央等等），产品不合格品率有何不同；还可以依照方位（东，南，西，北），高度（顶部，底部）等不同角度进行分析；产品形状非常长的情况下，可从前面，中央，后部去考虑；产品形状复杂的情况下，不合格部位是在笔直的部位还是拐角部位等等。
③种类：同一个工厂生产的不同产品，其不合格品率有无差异 与过去生产过的同类产品相比，其不合格品率有无差异 关于种类还可以从生产标准，等级；是成人用还是儿童用；男用还是女用，内销还是外销等不同角度进行考虑，充分体现分层原则。
④特征：以产品不合格品项目——针孔（细小的气孔）为例，发现针孔时，其形状是圆的，椭圆，带角的还是其它形状；大多数针孔的排列有无特征；是笔直地还是弯曲地排列；是连续的还是间断的，等等.何种情况下，针孔的大小会发生怎样的变化；是在全部还是特定的部位出现；针孔附近有无异样的颜色或异物存在。
（2）不管什么问题，以上四点是必须调查的，但并不充分，另外，结果波动的特征也必须把握。
（3）调查者应深入现场，在现场可以获得许多数据中未包含的信息。
分析问题产生的原因
1、操作方法：
（1） 设立假说（选择可能的原因）
①为了搜集关于可能的原因的全部信息，应画出因果图（包括所有认为可能有关的因素）。
②运用"掌握现状"阶段掌握的信息，消去所有已确认为无关的因素，用剩下的因素重新绘制因果图。
③在绘出的图中，标出认为可能性较大的主要原因。
（2） 验证假说（从已设定因素中找出主要原因）
①搜集新的数据或证据，制定计划来确认可能性较大的原因对问题有多大影响。
②综合全部调查到的信息，决定主要影响原因。
③如条件允许的话，可以有意识地将问题再现一次。
2、评述：
到了这一阶段，就应该科学地确定原因了。考虑原因时，通常要通过讨论其理由，并应用数据来验证假说的正确性，这时很容易出现将"假说的建立"和" 假说的验证"混为一谈的错误。验证假说时，不能用建立假说的材料，而需要新的材料来证明。重新收集验证假说的数据要有计划，有根据地进行。
（1）因果图是建立假说的有效工具.图中所有因素都被假设为导致问题的原因，图中最终包括的因素必须是主要的，能够得到确认的。
①图中各影响因素应尽可能写具体.如果用抽象的语言表达，由于抽象的定义是从各种各样的实例中集约出来的，因此，图形可能过于庞大。例如，因果图中的结果代表着某一类缺陷，图中的要因就成为引起这一类缺陷的原因集合体，图中将混杂各种因素，很难分析。因此，结果项表现得越具体，因果图就越有效。
②对所有认为可能的原因都进行调查是低效率的，必须根据数据，削减影响因素的数目。可利用"掌握现状"阶段中分析过的信息，将与结果波动无关的因素舍去。要始终记住：因果图最终画得越小（影响因素少），往往越有效.
（2）验证假说必须根据重新实验和调查所获得的数据有计划地进行.
①验证假说就是核实原因与结果间是否存在关系，是否密切.常使用排列图，相关及回归分析，方差分析.
②导致产品缺陷出现的主要原因可能是一个或几个，应首先对主要因素采取对策.所以，判断主要影响原因是重要的.
③利用缺陷的再现性试验来验证影响原因要慎重进行.某一产品中采用了非标准件而产生不合格品，不能因此断定非标准件就是不合格品的原因。再现了的缺陷还必须与"掌握现状"时查明的缺陷一致，具有同样的特征.有意识的再现缺陷是验证假设的有效手段，但要考虑到人力，时间，经济性等多方面的制约因素。
拟定对策并实施
1、操作方法：
（1）必须将现象的排除（应急措施）与原因的排除（防止再发生措施）严格区分开。
（2）采取对策后，尽量不要引起其它质量问题（副作用），如果产生了副作用，应考虑换一种对策或消除副作用。
（3）先准备好若干对策方案，调查各自利弊，选择参加者都能接受的方案。
2.评述：
（1）对策有两种，一种是解决现象（结果），另一种是消除引起结果的原因，防止再发生。
生产出不合格品后，返修得再好也不能防止不合格品的再次出现，解决不合格品出现的根本方法是除去产生问题的根本原因。因此，一定要严格区分这两种不同性质的对策。
（2）采取对策后，常会引起别的问题，就像药品的副作用一样.为此，必须从多种角度对措施，对策进行彻底而广泛地评价。
（3）采取对策时，有关人员必须通力合作.采取对策往往要带来许多工序的调整和变化，如果可能，应多方听取有关人员的意见和想法.当同时存在几个经济合理，技术可行的方案时，通过民主讨论决定是一个良好的选择。
（4）绘制系统图是同时采取多项对策时常用的工具，但要注意对策间的关系及先后顺序。
确认效果
1、操作方法：
（1） 使用同一种图表将对策实施前后的不合格品率进行比较。
（2） 将效果换算成金额，并与目标值比较。
（3） 如果有其它效果，不管大小都可列举出来。
2.评述：
（1）本阶段应确认在何种程度上做到了防止不合格品的再发生.比较用的图表必须前后一致，如果现状分析用的是排列图，确认效果时必须用排列图.
（2）对于企业经营者来说，不合格品率的降低换算成金额是重要的.通过对前后不合格品损失金额的比较，会让企业经营者认识到该项工作的重要性.
（3）采取对策后没有得到预期结果时，应确认是否严格按照计划实施了对策，如果是，就意味着对策失败，重新回到"掌握现状"阶段.没有达到预期效果时，应该考虑以下两种情况：
是否按计划实施了，实施方面的问题往往有：
A. 对改进的必要性认识不足；
B. 对计划的传达或理解有误；
C. 没有经过必要的教育培训；
D. 实施过程中的领导，组织，协调不够；
E. 资源不足。
计划是否有问题，计划的问题往往是：
A. 现状把握有误；
B. 计划阶段的信息有误和/或知识不够，导致对策有误；
C. 对实施效果的测算有误；
D. 没有把握实际拥有的能力。
防止问题再发生和标准化
1、操作方法：
（1）为改进工作，应再次确认5W1H的内容，即What（为什么），Why（为什么），Who（谁），Where（哪里），When（何时做），How（如何做），并将其标准化。
（2）进行有关标准的准备及传达。
（3）实施教育培训。
（4）建立保证严格遵守标准的质量责任制。
2.评述：为防止不合格品的再出现，纠正措施必须标准化，其主要原因是：
（1）没有标准，不合格品问题渐渐会回复到原来的状况。
（2）没有明确的标准，新来的职工在作业中很容易出现以前同样的问题。
标准化工作并不是制订几个标准就算完成了，必须使标准成为职工思考习惯的一部分。因此为了贯彻实施标准，对职工进行知识与技术的教育和培训也是必要的。
①标准化是表示作业顺序的一种方法。有了How（如何做）规定的有关内容，就可认为是标准化了；含有4W1H（除去"为什么"Why）的内容，就可以认为非常完全了。对于完成作业的方法，没有"为什么"也许是可以接受的；但对于职工却是不可缺少的内容，他们需要了解为什么要这么做。
②导入新标准时引起的混乱，其主要原因是标准没有充分地准备和传达，实施新标准意味着作业方法将发生改变，这时会引起许多细小的差错。尤其对于将工作划分成许多具体操作，系统性很强的作业现场，一部分工作做了调整，另一部分未做相应调整，于是问题就出现了。
③反复，充分地教育培训对标准的顺利实施是必要的。否则，标准再完备也无法保证严格遵守，无法防止产品缺陷的再次出现。
总结
1.操作方法：
（1）找出遗留问题。
（2）考虑解决这些问题下一步该怎么做。
（3）总结本次降低不合格品率的过程中，哪些问题得到顺利解决，哪些尚未解决。
2.评述：
（1）要将不合格品减少为零是不可能的，但通过改进，不断降低不合格品率是可能的。同时也不提倡盯住一个目标，长期地就一个题目开展活动。开始时就定一个期限，到时候进行总结，哪些完成了，哪些未完成，完成到什么程度，及时总结经验和教训，然后进入下一轮的质量改进活动中去。
（2）应制订解决遗留问题的下一步行动方案和初步计划。
遗留问题
若使用了相应的对策之后，生产中仍然存在问题，就应该作下一步的打算，以求彻底的解决。
如果能自觉应用以上七个步骤，遇到任何问题都能得到有效解决；如果善于不断总结经验，自己就能不断得到提升。人生会遇到无数的困难和问题，如果你掌握了解决问题的七个步骤，你就掌握了一门“武林秘籍”，它将使你武艺超群，面对各种困难和新问题而无所畏惧，而且所到之处连连出成果！
毛主席有一段话精彩总结了这个过程：“总之，人类总得不断总结经验，有所发现、有所发明、有所创造、有所前进，停止的论点、悲观的论点，无所作为和骄傲自满的论点都是错误的，其所以是错误，因为这些观点不符合人类大约几百万年来是历史。”
