第十一条 采购项目合同签定后三个月内，由项目负责人将该项目的全套文件材料进行收集整理。
第十二条 整理的档案应包括该项目的全部文件材料和记录。包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。
第十三条 项目档案必须根据项目的实际操作执行的时间顺序进行整理。
第十四条 必须保证项目档案的完整、真实和有效。具体要求：
（一）项目档案的内容要符合要求，规范统一；
（二）采购操作中形成的文件材料要齐全完整；
（三）必须是原始件的不能用复印件替代；
（四）文件材料中的签名、印鉴手续要齐全；
（五）整理的项目档案符合质量标准，便于保管和利用。
第十五条 项目档案不符合要求的，项目负责人应尽快补齐相应材料，保证项目档案的完整、真实、有效。
