第二十二条 档案室负责采购项目档案的贮存和妥善保管，应保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等工作。

第二十三条 档案员按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。并保证项目档案的标识清晰有效。

第二十四条 采购项目档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在项目档案中统一编页，单独保存。

第二十五条 政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。卷内文件材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料。

第二十六条 政府采购项目档案的保管期限定为永久和短期两种。

1、属于政府采购招标项目，或者有重要意义的采购项目，需长久查考利用的文件材料，列为永久保管． 　 2、属于政府采购非招标项目，在较长时期内有查考利用价值的文件材料，列为短期(15年)保管。

第二十七条 政府采购项目档案的保管期限，从立卷年度算起。

第二十八条 档案员应在每年的四月份之前对上年度移交的档案完成立卷、装订和编制目录工作；并制作档案清册，列明应管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。档案清册应作永久保管。