阳光采购模式是政策、制度、规定与实现运作相结合的产物。对于采购模式来讲,政策、制度、规定是其理论基础和执行依据,采购实践是其作用对象,采购机制是政策、制度、规定与实践相互作用的结果,采购模式是采购机制的外在反应和表现。随着社会主义市场经济的日趋完善和发展,随着买方市场的形成和供需动态均衡型经济的完善,随着现代物流的繁荣和成熟,国家、行业和企业各项规范采购工作的政策、法规、制度、规定也日益建立健全,同时,采购实践的推进不仅使得相关政策、法规、制度、规定日趋完善,同时,也积累创造了很多行之有效的采购方式。这些采购模式的依据就是关于招投标、商务谈判、市场调研、采购计划管理、物资管理、调查研究等六个方面的政策、法规、规定、制度,这些政策、规定、制度既有国家制定颁发的、也有行业、企业根据国家相关规定进一步细化下发执行的,这六个方面的政策、制度、规定是规范、指导、制约企业物资采购行为的纲领,在纲领的指导、规范下,相应的阳光化采购模式有以下几种。
一、招标采购模式,即招标加商务谈判方式。
就是在按照法定程序排定预中标人、宣布中标顺序人之后,由招标方组成由技术、管理、采购、监督、法律等方面人员参加的商务谈判组,就技术、服务、价格等与预中标人按中标顺序进行综合性商务谈判,谈判成功后签订采购合同。
招标模式适用于企业大宗、批量、金额大的物资资源获取。招标模式是现代企业实施物料阳光采购的基本方式,是在更大的范围内获得所需资源的有效方式,是实现良性竞争、实施阳光运作的主要手段,是防止不正当交易,避免暗箱操作的重要措施和防火墙。招标模式主要有两种,一种是公开招标,一种是邀请招标。《中华人民共和国招标投标法》第十条规定,招标分为公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其它组织投标。公开招标是一种无限竞争性招标,又称为竞争性招标。公开招标可以分为国际性竞争招标和国内竞争性招标。在实施公开招标时,招标人要在报纸、杂志、网络或其它媒体上发布招标公告,邀请众多符合条件的法人前来投标,招标人按照法定程序从中公开选择,集体确定中标单位。邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它组织投标。邀请招标是一种有限竞争性招标,又称选择性招标。在实施邀请招标时,招标人要按照自身业务合作关系、信息系统评估、合格供应商管理库等基础资料,通过集体议定或随机抽取的方式选择符合条件的、一定数量的法人,邀请数量是三个或三个以上,并向其发出投标邀请书,再经过严格的资质预审后,按照法定程序确定中标人。除两种招标方式外,国际上以及国内有些单位还实施谈判招标、两段招标等方式。
在招标模式的实施过程城中,有三种情况需要予以说明,一是执行招标价模式,这种方式需要同时具备两个条件,一是从时间上来不及招标的物资;二是市场同类物资、产品、服务的行情基本平稳。具备这两个条件,本着节约采购费用的原则,可由上期第一中标人按招标价组织资源。对于招标人内部市场的供应商,可以采用年度招标的方式确定供货价格,当市场行情变化后,由招标人内部市场管理部门、供应物流职能部门、用户单位等共同根据市场行情变化态势按比例集体确定采购价格。值得指出的是,执行招标价模式、按比例浮动价格必须既符合条件,又认真严谨,并恪守民主决策的原则。
二、综合比较采购模式,即综合比较加商务谈判方式。
这种模式适用于零星、形不成批量或批量不足的物资资源采购。企业供应物流部门要按照“优质、高效、诚信、服务、实力、协作”的原则,经过严格的资质审查,综合考虑供需双方在供应链条件下的交往合作绩效,经过精选、集体议定等方式实施阳光准入,建立供应商管理网络,在合格供应商名录中经过集体议定或随机器抽取的方式确定三家或三家以上的供应商,要求选定的供应商在同一时间内通过网络、传真报价或现场密封报价等方式进行报价,供应商在报价的同时,要对质量、服务、运输、付款、信誉等作出承诺性保证。供应物流业务部门及有关部门要组织专门人员(人数必须是2人或2人以上)进行综合比较,综合比较的范围是比质量、比价格、比服务、比规模、比信誉、比运费、比交货期、比付款方式。经过综合比较确定供应商后,要实施商务谈判,就综合比较的内容进行细化性谈判。谈判的重点是质量和价格,谈判成功后要形成商务谈判纪要,签订采购合同。
三、竞争性议标采购模式,即竞争性议标加商务谈判方式。
这种模式适用于市场供应商不足三家,只有两家法人,不能实施招标和综合比较两种模式采购的物资。竞争性议标的使用可以避免流标现象,提高物资资源的获取效率。议标一般是在建筑领域里采取的一种采购策略。议标的实质就是谈判性采购,即采购人与被采购人通过一对一谈判达成一致意见,实现采购目标的方式。普通意义上的议标不具有公开性和竞争性,易产生不正当交易,滋生腐败。议标主要包括直接邀请议标、比价议标、方案竞赛议标等方式。直接邀请议标是采购人直接选择邀请某一法人进行一对一谈判协商,谈判成功后签订采购合同;比价议标是采购人选择邀请几家接受采购条件的法人在约定的时间内报价,采购人经过综合分析比较,就价格、付款条件、工期或交货期等进行协商,达成一致意见后签订采购合同;方案竞赛议标是选择工程规划设计任务承担者的常用方法,在企业物资采购中,这种形式可用于技术改造、技术创新设计方案等的确定工作,一般是采购人(或技术负责部门)选择邀请预先确定的设计生产单位提出方案,并就方案的特点、优势、效能、人员配置、时间进度、投资等予以详细说明,采购人组成技术、管理、采购、经营、监督等方面人员组成评选委员会,按法定程序选择、确定优胜单位,签订合同。企业在采购物资资源的过程中,应在议标的基础上加入竞争性因素,确保最大限度地形成有效竞争,即实施竞争性议标采购模式。竞争性议标模式一般用于在招标过程中投标人不足三家,标的物资获取时间紧,来不及再次招标采购;也适用于市场资源提供者只有两家的情况,包括企业在向全社会市场采购过程中,采购标的物生产厂商只有两家以及内部市场只有两家生产厂商等情况。竞争性议标包括两种情况,一种情况是招标过程中由于各种原因形成了只有两家前来投标,一种情况是资源提供者只有两家法人。不论哪种,竞争性议标实质就是招标。在实施竞争性议标过程中,要从两个法人所提供的投标书中,选择最优的一家确定为第一候选供应商,然后组织商务谈判,就价格、质量等进行细致谈判,也可以组织多轮反复报价,然后再实施商务谈判,谈判成功后签订采购合同。竞争性议标的程序与招标程序除报价不足三家外完全相同,可以根据采购物资的具体情况及时实施多轮报价,并心中有数地与供应商展开商务谈判,确保实现有限选择权内最充分的竞争。
四、集体议定采购模式,即集体谈判加集体决策的方式。
集体议定模式适用于紧急采购、采购人内部市场物资采购及价格变化调整等方面的物资资源获取和有关事项决定。对企业急需物资的采购,由于时间的紧迫性来不及开展相应模式采购的,要经过快速的、有程序的研究决定实施采购行为。对采购人内部市场单一厂商物资采购、采购人内部市场年度招标价格随市场行情变化调整以及供应物流采购过程中发现的重大不确定性问题等均要实施集体议定,根据议定问题的不同分别实施不同人员参加的集体决策。对内部市场单一资源采购,在供应物流业务部门市场调研,形成市场调研报告和初步采购价格意见的基础上,由企业内部市场管理部门、供应物流部门、监督部门共同研究决定;对于招标工作中存在的问题与应解决的重大事项,由采购人企管、财务、招标、审计、纪委、监察、供应等部门组成,并由企业一名分管领导担任组长的领导组集体议定;对于物资资源采购过程中需要解决的重大问题由采购人物资管理领导组集体议定,下发会议纪要或文件予以执行。
五、单一资源采购模式,即单一资源商务谈判方式。
这种模式适用于五种情况中的任意一种,一是物资资源市场中只有供给购买物资的单一生产厂家,企业供应物流只能从单一法人处采购的物资,包括专利技术产品、独家生产产品、非标产品等;二是由不可抗拒的紧急情况无法全面展开模式化采购的,比如发生事故后时间紧迫性要求的就近采购、向能够以最快速度到达使用现场的物资所有者采购等;三是生产环节长期惯用、使用效果极好的物资采购,即用户有充分经济、技术理由采购某一厂商的物资,比如战略合作、战略匹配、习惯使用等方面的物资采购;四是技术改造、技术创新要求的配套物资采购,比如重大技术改造、技术创新承担单位生产的特别物资采购、创新技术所需的特殊物资采购等;五是与生产主要设备相配套,配合要求极高的配件、材料、产品等物资采购。在配套性补充物资采购中,配套零星采购物资不得超过原合同采购总金额的10%。在实施单一资源采购的过程中,企业供应物流要全面深入地开展专题性市场调研活动,对市场中相似、相近的物资生产厂商进行广泛、深入调研和精确分析,同时,可以与供货厂商进行深入协商,仔细了解其生产成本,本着双赢的原则进行精益性商务谈判,谈判成功后签订采购合同。单一资源商务谈判要做到有目的、精细化、成本化和双赢化。
六、执行政策性定价采购模式,即执行政策性定价采购方式。
这种模式适用于国家、地方、采购人有明确定价指令的物资采购活动。对于国家、地方政府发布统一销售价格的物资,要按照国家、地方政府的规定价格就近实施采购,对于国家、地方政府发布地区指导价的物资,要就近与供应商在政策允许的价格变化幅度内实施最大限度的谈判,以最有利采购人的低价格签订采购合同,如果谈判达不到预期目的,可以启动招标程序,实施招标采购,但由于这类物资的价格变化幅度固定,所以要核算综合帐,要综合考虑运费、采购成本等因素,确保采购的高质效。对于采购人对内部市场的政策性扶持定价和有关规定,供应物流部门在执行的同时,要按照厂商的质量、服务、技术改进等实际运行中存在的问题有针对性地加以管理和督促,汇同企业企管、内部市场管理、生产等部门共同促进内部市场厂商的持续性进步。
以上六种采购模式,连同指导、规范、制约其运作的六个方面的政策、法规、制度、规定,可以将其统称为“六·六”阳光采购模式。“六·六”阳光采购模式是建立现代企业供应物流体系的重要组成部分,是规范阳光采购和阳光物流的重要方法。企业供应物流在建设阳光供应,实施阳光采购的过程中,要根据采购实践的运行情况,跟踪国内外行之有效的新方法、新技术、新策略,不断总结,不断探索,不断实施新的阳光采购模式。在采购模式创新过程中,要做到与时俱进,兼收并蓄,大胆开拓,只要体现阳光采购模式实质的方法、方式,均可以采用,比如战略协作采购、网络采购、询价采购、征求意见采购、规划性采购等。阳光采购无止境,阳光采购模式无止境。