细心的人，也许早已发现：工作着的中国人对于制度化的文件不大喜爱看，特别是对又枯又燥的文字，更是不屑一顾；好在ISO9001：2008版削减了对文件化数量上的强制要求，这对于“ISO9001中国式质量管理”无疑具有强大的推动力。因此，ISO9001中国式质量管理体系文件的策划，应该把握以下几个原则：
a) 文件的产生应以能增值为目的，其多少应当是“过程分析决定文件”、而不是“文件决定过程”！
b) 文件应尽量使用流程图、表格、模型、注释、图片、检查清单或这些方式的组合等方式来描述。图文并茂的表达方式，增强了文件的直观性、阅读者的兴趣和文件本身的可操作性！
ISO9001中国式质量管理所产生的记录的形式可分为：文字、图表、或它们的组合，以及原始的记录凭证（包括外来的记录）。
中国许多企业在导入ISO9001质量管理的同时，为了满足审核之需要，设计了大量的记录表格，这无可厚非。但是，“这世界上唯一不变的，就是变化”，很多表格在实际使用时，一来给填写带来诸多困难和不便，二来许多记录设计重复，相当于自己为自己套上枷锁，给管理带来沉重的包袱。
真正会工作的中国人，有一个很好的习惯，有重要的信息，会随手记在办公桌前的台历上（科技发达以后，或随手记在手机、笔记本电脑里），这么好的文化素养，为什么在导入ISO9001时，偏偏把它仍在一边呢？而且这往往还是最真实的记录啊！比西方那些死般硬套的记录表格不是更适用、更真实吗？
应该承认：只要客观存在的就是证据、也就是记录。以工作簿形式所作的记录如《工作笔记》或《会议记录本》等，也是中国人的习惯做法，虽然显得杂乱无章，但是在实际工作中，却非常管用！如果加以规范和改进，纳入ISO9001管理体系中，也是合乎中国人的情理的！
另外，如果有现成的原始凭证、特别是加盖有“中国印”的原始凭证，就不要添蛇画足、再另做一份记录了！
如果照搬西方ISO9001内部审核的做法，年度内审方案、内审计划、首次会议、末次会议、检查表、不符合项报告、内审报告等面面俱到，会让内部审核变得复杂和低效。其实，内部审核在ISO9001中国式质量管理概念中，相当于工作检查。既然是工作检查，那么它随时随地都可以组织几名内审员，开展工作检查：如对采购产品的验证，站在ISO9001中国式质量管理的实际角度，组织的入库单或财务报销单等形式的验证方式；而ISO9001审核员不要这些东西（认为是组织的其它管理而不是质量管理），要专门按ISO9000教材提供的表格填写才能是符合。检查完毕后，将所有客观存在的问题，列出《问题清单》然后下发整改，这样既简单有高效。
管理评审在ISO9001中国式质量管理概念中，相当于年终总结。年度会议是常规的总结过去、展望未来的活动，管理评审也有这层含义，只不过ISO9001要独立的管理评审计划、记录、报告和整改跟踪等，从而鼓励组织脱离实际去搞形式上的对应。如果将管理评审与年度会议相结合，我们会发现，年度会议将更有效率。
