企业采购成本由原材料的直接采购成本和直接采购成本以外的其他费用(间接成本)组成。

直接采购成本是指企业因原材料采购而直接形成的全部费用。包括原材料本身的价格,以及因原材料价格以外的因素变动所造成的费用。这些因素包括:价格的稳定性和增减趋势;不同订购数量价格的变化;付款方式与结算方式、币种;运输成本、交货地点;保险费用;供应商品质量、包装形式;对供应商的考察与认可费用;包装材料能否循环使用、供应商的售后服务水平;等等。

采购的间接成本是指在本公司产品的市场研究、开发、生产与售后服务各阶段,因供应商的参与或提供的产品所导致的成本,也包括供应商参与或提供的产品没有达到最好水平而造成的二次成本或损失。

一般来说,采购成本在企业生产总成本中的比重较大,控制采购成本,对于企业降低生产总成本,增加销售利润有着十分重要的意义。企业降低采购成本的途径很多,实践中,企业主要通过以下途径来降低采购成本。

1)根据库存和生产要求情况确定采购时机。原材料请购一般首先由生产部门根据生产计划提出请购单。材料保管人员接到请购单后,应将库存数同生产部门需要的数量进行比较,当生产所需的原材料数量超过库存的数量时,就应签字同意采购。对于大批量生产的企业,要有预先的采购计划,如规定最低库存量,当材料保管部门认定库存材料已达到最低量时提出请购。采购计划的确定要非常准确,该进的物料不按时进来,会造成停工待料,太早又会造成资金的积压。临时性物品的采购通常由使用部门直接提出。请购单由使用部门的主管审批同意,经资金预算的负责人员同意签字后,采购部门办理采购手续。

2)严格按照采购作业流程要求规范请购审批手续。不同类别(原材料、低值易耗品、其他工作辅助用品等)的请购单要由不同管理层次的主管按照企业的有关规定及权限核准。严格的采购管理制度是降低企业采购成本的重要保证。

3)控制订货批量。采购部门在对每一份请购单审查其请购数量是否控制在限额范围内的基础上,还应检查使用物品和审核物品使用的部门主管是否在请购单上签字同意。对于需要大量采购的原材料、零部件等,还要运用经济批量法测算成本,做各种采购数量对企业产品成本影响的分析。

4)尽量采用多种采购形式。主要形式有:招标采购、询价采购、比价采购、认价采购、定价采购等。

5)按照科学合理的采购价格采购。确定一个合适的采购价格,首先,需要通过市场调查进行多渠道询价。询价内容包括市场最高价、最低价和一般价等,并在询价的基础上,分析各供应商提供材料的性能、规格、品质要求、用量等建立比价标准。其次,由采购人员、技术人员、财务人员等组成评估小组,估算出符合品质要求的采购价格。再次,根据底价的资料、市场行情、采购量的大小、付款期限的长短等与供应商制定一个符合市场实际情况的合理价格。