质量管理体系是文件化的管理体系，应通过文件确定体系各方面的要求。将质量管理体系文件化是质量管理体系标准的基本要求，无论是出于认证需要还是出于管理需要，监理单位要贯彻实施质量管理体系标准，就必须编制质量管理体系文件。
根据质量管理体系标准的要求，工程监理单位的质量管理体系文件由三个层次的文件构成。第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次：各种作业指导书、工作规程、质量记录等。
（1）质量手册。质量手册是监理单位内部质量管理的纲领性文件和行动准则，应阐明监理单位的质量方针，并描述其质量管理体系的文件，它对质量管理体系作出了系统、具体而又纲领性的阐述。
（2）程序文件。质量手册的支持性文件，是实施质量管理体系要素的描述，它对所需要的各个职能部门的活动规定了所需要的方法，在质量手册和作业文件间起承上启下的作用。
（3）作业文件。程序文件的支持性文件，是对具体的作业活动给出的指示性文件。
（4）质量计划。针对某一项目或合同而规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件，在具体的监理项目上，项目监理机构可以单独编制质量计划，也可以表现在监理项目的监理规划或监理实施细则中。
（5）质量记录。用以记录活动的状态和所达到的结果的文件。在监理项目上，质量记录将形成监理工作文件。
