日常会议制度
（一）会议分类
学生会会议分为例行会议和临时会议；例行会议包括主席团会议、部长级例会、部门例会、部门间会议、全体学生会成员大会；临时会议是根据学生会工作期间出现的特别情况临时召开的会议。
（二）会议明细
1.主席团不定期召开主席团会议，与会者为主席团所有成员。主席团会议无需进行正式会议考勤和记录。
2.部长级例会由主席团主持，主席团成员、学生会各部正副部长、秘书处干事全部参与。部长级例会原则上每周一晚上召开一次。
3.部门例会由部长级主持，正副部长、部门干事全部参与。部门例会原则上每两周召开一次。
4.部门间例会又可称之为部门间交叉会议，与会者为各部门全体成员。原则上一学年中各部门间至少交叉召开一次。
5.全体成员大会原则上每学期不少于三次，时间安排大致为学期开始、期中、考试周开始前。相关事宜由主席团和各部部长协商决定。
6.临时会议是根据学生会工作期间出现的特别情况或特别任务临时召开的会议。会议形式、与会者及其他事宜由主席团或各部门部长决定。
(三）会议纪律
1.与会人员务必提前或按时到场，与会者到场后及时签到，以作记录。迟到45分钟及以上以缺席论处；未能出席会议者，须在会议正式开始前请假。
2.学生会会议主张集思广益，踊跃发言，但是在有人发言时其他人注意保持安静；不得做与会议无关的事，对通讯工具要进行消音或关机处理。
3.学生会各会议风格以民主、平等、亲善为宗旨，讨论商议阶段均可公开发言，建言献策；与会者应该思想活跃，有问题和看法积极提出。这将作为评优工作的重要参考之一。
（四）会议考勤与记录
1.会议考勤和记录主要由人资部负责。
2.各类会议须严格做好考勤和记录工作，认真填写《东南大学机械工程学院学生会部长级例会考勤表》和《东南大学机械工程学院学生会会议记录表》，其中考勤表中需注明请假理由，会议记录表中需简明扼要地记录会议流程和主要内容或成果。
3.《机械工程学院学生会会议记录表》原表统一由人资部负责整理，办公部负责保存。
4.会议出勤，会议纪律，会议发言、贡献将作为评优依据之一。
（五）其他
会议开始前由各会议负责人负责前期工作的部署和落实，并做好宣传、通知的工作。会议结束后，所有成员应参与整理会场，清理垃圾，保证教室桌椅摆放整齐，地面干净，做好后续工作。
活动组织制度
（一）活动流程
1. 学生会活动组织采用项目化制度，具体可参考《机械工程学院学生会项目化管理制度》。
2. 活动策划阶段，项目组负责人应召集项目组各小组负责人召开会议，讨论此次活动的详细方案。确定各小组成员并安排人员起草活动企划书。
3. 活动审批阶段，活动项目组负责人须在规定时间内（由主席团相关负责人决定）将起草完毕的活动企划书交由主席团。主席团须及时审阅、商讨、修改此策划，并得出最终方案。
4. 活动安排阶段，活动负责人与各小组须再次召开会议，详细安排各项工作，并在以后的任务安排中起到监督和沟通的作用。
5. 活动开展阶段，实行“责任到人”制，活动项目组负责人总负责整个活动相关事宜，并做好活动考勤、记录、评价、总结等工作。
6. 活动总结阶段，项目组负责人须安排人员做好活动相关资料的收集整理工作，并在活动结束后两周内将《机械工程学院学生会活动考评成绩表》上交至人资部，活动相关财务问题上报至办公部（相关细则见财务管理制度）。必要时可安排总结会议。
7. 活动开展阶段人员考勤
（1）活动开展阶段人员考勤与会议考勤相关要求类似，活动工作人员须提前或按时到场，活动开展阶段的人员无正当理由不得提前退场。
（2）到场后及时签到，以作记录。
（3）未能到场者，须在活动正式开始前请假，并提供正当理由，经核实后方能生效。
（二）细节及注意事项
活动相关宣传事宜全权交由设计部。相关事宜包括：宣传物品的设计及制作、盖章、张贴悬挂、宣传费用结算和物品回收。活动方案确定后项目组负责人须及时通知设计部。
在活动及日常工作中需要打印复印的，可以到梅园报亭或南门打印店，所有费用可记录在机械工程学院学生会的户头上。请详细注明：日期、活动名称、打印复印物品及数量、金额、制作人姓名。
在活动中各位工作人员要有保存活动原始材料的意识，如企划、宣传和现场照片、工作人员名单及细则、媒体报道资料、活动总结、获奖证书等，活动结束后，项目组负责人将活动资料及时收集整理、核实无误后交给办公部。
在活动结束后，项目组负责人要认真填写《机械工程学院学生会活动考评成绩表》，以便学生会后期开展评优和竞选工作。
活动物品由办公部进行采购和回收。
财务管理制度
（一）经费支出与报销制度
1.活动策划书必须包含详细预算，活动负责人须将活动预算报知主席团，在审议并获得通过后才允许执行。
2.活动结束后一周内，活动负责人须收集、整理、统计好活动花费的各种凭据（包括各类发票、收据等），并整理出一份《机械工程学院学生会活动花费明细表》。
3.发票的付款单位需填写：东南大学机械学生会，项目内容最好填写办公用品或食品。报销时需按照办公部财务管理员的要求在学生会账本上办理签字等相关手续。本会原则上只承认有效发票，包括定额发票和打车票等，收据及其他不能作为发票的票据原则上不予报销，敬请各位注意！
4.实在无法开出发票的情况下，由负责人写出一份书面说明并附上相应帐目细则（有收据附上收据，须盖章），由主席或院团委副书记签字后方能报销。但此类情况所涉金额不宜超过50元。
5.活动实际花费最高可以在活动预算的基础上超额20%，超过最高限额则需活动负责人将《机械工程学院学生会活动花费明细表》呈递主席团审阅并主动说明原因，由主席或院团委副书记批准后方可到办公部报销。
（二）经费收入制度
1. 学院将对学生会提供每学年2000元的学生会专项资金，一般在新学年开始后一个月左右到账。
2．外联部或其他学生会部门筹得赞助，须及时、全额交至办公部，以保证学生会资金的正常分配使用。
物品管理制度
（一）总则
东南大学机械工程学院学生会物品由办公部负责进行统一保管，并定期进行清点、分类、整理和修护。
（二）物品的采购与领用
1.日常用品原则上由办公部统一采购，分发给各部。若部门所需物品须自行购买，则应提前告知办公部，经办公部确认后，便可自行采购，凭正规发票报销。
2.凡用于布置各项活动的材料，统一由办公部购买及管理，需要使用或购买材料的部门，须至少在举办活动的三天之前告知办公部。
3.在领取物品时需将物品清单报给办公部负责人员，登记在案，并填写《机械工程学院学生会借物登记表》。各部在活动之后，清点物品，统一交还办公部，并与活动前所领物品的清单对照，看物品是否齐全。若有物品流失，属于非自然原因的，视其具体情况而划分赔偿。
（三）物品的借用与归还
1.院学生会各部门或学校其他社团如需借用本学生会物品，须向办公部提出申请，并且填好借物登记表，部分物品的借用需另写借条，待办公部值班人员同意后方可借出，值班人员当天需要向部长通报。
2.对于借出物品，由经手人负责。归还时要做好归还登记，经办公部成员核对数量，查看有无损坏，并放回原位，最后由办公部值班人员签名，方为归还结束。
3.所借物品要求准时归还，使用合理爱惜，如有损坏丢失，要担当等价等量赔偿的责任。
4.学生会资源是学院的公共财产，各个部门以及个人应该发扬勤俭节约的优良传统，爱护节约公物，遵守学院学生会物品管理制度，合理有效的进行资源的使用。
人才选拔制度
（一）主席团换届选举制度
1.主席团换届选举大会每年举行一次，时间为每年五月中旬。大会由在任主席团负责组织策划和开展。大会实行代表选举制。
2.候选者产生办法：
（1）有意向参与竞选者在规定截止时间前向主席团提交正式报名表。
（2）由院团委、在任主席团联合各部长组成资格审查小组，对报名者进行资格审查，并最终确定人数适当的候选者参与选举大会。
3.选举办法：
（1）选举代表需在竞选正式开始前对候选人的工作能力、工作成果、主要特点等情况做一定的了解。
（2）选举设监票员和计票员，负责对选举全过程进行监督并进行计票工作。监票员和计票员从本届学生会成员（非候选者）中推选，由主席团任命。监票员和计票员应具有公正、严谨的工作态度。
（3）主席团换届选举大会到会选举代表必须达到所有选举代表的五分之四及以上，大会才有效。
（4）每位候选人应作简短的自我介绍或工作总结，并且接受现任主席团的提问，以此作为选举代表的投票依据。
（5）选举一律采用无记名投票的方式。因故未出席会议的选举代表不能委托他人代为投票。
（6）在竞选过程完全结束后，各选举代表依据对候选者的综合认识及在场综合表现，公正、客观、负责地从中选出四位，多选或少选无效，可以弃权。
（7）投票结束后回收选票，选票总数与到会选举代表人数相同，选举才有效。
（8）在监票员监督下，计票员当场统计各候选者得票数。复核选票无误后，计票员和监票员在选票统计表上签字，并当场公布各候选者得票数。
（9）总票数前四位者当选为新一届学生会主席团，由主持人当场宣布当选人名单。如遇票数并列第四的情况，原则上须当场对相关候选者进行加选后，由选举代表再次投票决定。特殊情况下由在任主席团与院团委协商决定。
（10）主席团成员当选后须报院党委、院团委核准和委任具职务，并进行公示。
（11）委任主席团成员具体职务时，应从个人意愿、工作能力、学生会成员评价等方面综合考虑。如在工作两周内有不满意或不适应相应职务者，可向院党委、团委申请调整，再由上述单位作出调整。最后决议公示后，原则上每位成员必须服从。
（二）部长级竞选制度
1.部长级竞选大会每年举行一次，时间为每年五月末六月初。大会由新一届主席团负责组织策划和开展。大会实行代表选举制。
2.候选者产生办法：
（1）有意向参与竞选者在规定截止时间前通过学生会公布的方式正式报名，并确定参加的部门，最多报两个部门且有优先顺序，可以跨部门竞选。
（2）符合候选者基本条件的报名者，原则上均可参加竞选，如遇报名人数过多，由院团委、新一届主席团联合各在任部长进行初步审核，最终确定人数适当的候选者参与竞选大会。
3.选举办法：
（1）同主席团换届选举方法（2）、（3）、（4）、（5）。
（2）各选举代表依据对候选者的综合认识及在场综合表现，公正、客观、负责地从中选出各部门部长人选两位，少选无效，可以弃权。
（3）同主席团换届选举方法（7）。
（4）在监票员监督下，计票员当场统计各候选者得票数。复核选票无误后，计票员和监票员在选票统计表上签字。
（5）各部门部长竞选候选者票数最高者当选为部长，由主持人当场宣布当选人名单，必要时公布各候选者得票数。如遇票数并列第一的情况，该部门部长暂时空缺，由新一届主席团在对相关候选者进行一段时间考察后决定。
（6）若某部门只有一位部长候选者，则由选举代表投赞成、反对或弃权票。赞成票超过半数当选。
（7）若某部门没有部长候选者，则在竞选大会开始前，由新一届主席团推选一位候选者并征得当事人同意，后在大会上由选举代表投赞成、反对或弃权票。赞成票超过半数当选。
（8）若某候选者同时成为所报的两个部门票数最高者，按其第一志愿当选部长，另一个部门由得票第二高或并列最高者当选部长。
（9）竞选大会结束后须对大会结果进行公示。
（三）干事选拔制度
1.学生会各部门干事通过一年一次的学生会公开招募、选拔活动（简称“招新”）产生。整个招募、选拔工作由主席团监督管理，具体工作由各部门单独策划、组织、负责。
2.报名方式：
在规定截止时间前通过学生会公布的方式正式报名，填写报名表，并确定参加的部门，最多报三个部门且有优先顺序。
3.选拔方式：
（1）一般各部门在招新时采取面试的方式，面试的具体内容及招新人数由主席团和各部门提前讨论决定。
（2）各部门在任成员根据报名者所填的报名表及面试表现综合考虑，初步确定新会员名单。
（3）各部门须将新会员名单上报主席团，并一起进行人员复审。所有新会员须复审通过后方可正式成为学生会干事。
（4）每位报名者应根据部门志愿顺序，最终只能进入一个部门。
（四）其他
1.新一届学生会全体成员确定后须进行公示。
2.对违规的处理：
（1） 选举过程中存在拉帮结派等严重违规现象的，取消相关人员一切选举资格。
（2）在选举过程中发生争吵或影响恶劣的，取消本次选举资格。
（3）有其他不良现象、严重影响学生会形象的，做通报批评处理或上报院团委及相关系部、班级。
考核及奖惩制度
（一）目的与意义
1.促进学生会管理效率的提高和维持，促进学生会管理组织目标的达成。
2.开发人力资源，挖掘个体潜能。
3.最终目的是提高全学生会工作效率，创建精英团队，以更好实现本会的宗旨与目标。
（二）原则
1.客观公正原则：须以数字（分数）进行量化。
2.严格原则：考绩的严格性包括：要有明确的考核标准，严肃认真的考核态度，严格的考核制度与科学而严格的程序及方法等。
3.民主公开原则：考核的对象、范围、时间、方法、内容、标准和程序等都要完全公开。在考核结束后要将考核结果公示，以方便被考核者得知具体考核情况。在反馈考评结果的同时，应当向被考评者就结果进行说明解释，肯定成绩和进步，说明不足之处，提供今后努力的参考意见。对考核结果有异议者，可向考核者申请复核。
（三）考核依据
1.工作态度：到会情况、活动参与情况、对工作重视和负责程度、遵守学生会各项制度情况等；
2.工作能力：工作完成度、及时性、解决问题和处理突发事件能力、团队协作能力、人际关系情况、发现问题并提出建议能力等。
（四）考核方法
1.日常记录由人资部进行负责，主要为例会及活动签到工作，并按需要定期进行整理，上交给办公部存档，作为最终考评参考依据；
2.干事考核由各部门部长级根据考核细则进行考核；
3.部长级考核由主席团和干事根据考核细则进行考核。
（五）考核结果
1.考核结果将作为评选学生会优秀部长及干事的主要依据，并作为培养学生会后备干部的依据之一；
2.每月底将会有评分公示，以示表彰和激励；
3.最终得分=基础分（20分） 8（月）*【例会分（5分） 活动分（5分）】
（六）具体考核评分方法
考核满分记为100分，每人开始时有基础分20分，每月将有10分评分。考评分例会（包括部长级例会、部门例会、交叉例会，但不包括项目组会议）和活动两方面，各占5分:
1.例会评分按出勤率和参与度考评
①出勤率考评以例会签到表为准，无故缺席例会（不请假）扣2分；因私人原因不能出席（请假）一次即在月末平均分扣1分；迟到扣0.5分；每月扣完5分为止；
②例会参与度考评，即由例会主持者根据例会参与者的积极程度和例会上的总体表现，为例会参与者打分（部长级例会由主席团协商打分，部门、部门间例会由部长协商打分）；
2.活动考评
①由活动负责人（项目组负责人）跟据活动参与者的会议、活动出勤情况，活动参与的热情，工作完成情况以及其他可评价方面，对活动参与者进行打分；本月未参与活动，未得到活动考评成绩的，可由其直属上级根据其情况酌情给分，如有特殊情况，则必须在部长级例会上提出商议；
②活动考评需按阶梯打分，满分为5分，梯度为0.5分，例如:甲5分，乙4.5分，丙4分，依此类推；
3.月末计分方法
①例会平均分=参与度得分 出勤率扣分，例如甲：5 （-0.5-2）=2.5分；
②参与活动者根据活动考评表计分，当月未参与者由本部门部长根据其当月表现给分，最高不得超过2分；
③例会考评表、活动考评成绩表在完成后交至人资部进行整理，然后交至办公部保管，作为考评资料。
（七）奖惩制度
1.在学年度期中、期末结束之前，参考学生会成员的各项表现尤其是阶段性考核成绩，原则上评选出不多于20位“优秀干事”以及不多于15位“优秀学生干部”。对所有获奖者颁发证书。
2.本会成员在获得“优秀部长”或“优秀干事”称号时享受适当物质奖励。
3.本会成员或部门在工作中取得优异成绩，经主席团商议决定可给予适当奖励。
4.在阶段性绩效考核单次考核中，若出勤一项小于某数值将取消此被考评者学生会成员资格。具体规定入下：干事考核出勤得分小于3分，取消其学生会成员资格； 部长考核出勤得分小于2分，取消其学生会成员资格。
5．恶意散播对学生会及学生会活动的虚假言词，对学生会名誉、活动正常开展造成影响，处以严重警告处分。情节特别严重者可取消其学生会成员资格。
（八）开据学生会工作证明的特别声明
对于圆满完成一届学生会工作（即在任职期满前未被取消学生会成员资格或主动退出学生会）、且绩效考核平均分及格（≥60）的所有成员，本会将在学年末开据正式的工作证明。若未达到上述条件，本会有权拒开工作证明。
项目化管理制度
（一）项目组定义
项目组是指为了完成某个特定的任务而把一群不同背景、不同技能和来自不同部门的人组织在一起的组织形式。根据任务的需要，将各种人才集合在一起进行联合攻关，任务完成后，小组即宣布解散。
（二）项目化管理的作用
充分调动学生会成员开展校园文化活动的积极性与创造性，规范校园文化活动项目的管理工作，提高活动项目的组织管理水平和工作效率，充分发挥学生会各部门之间的整体力量，进一步提高整合优势，增强学生会整体的凝聚力与战斗力，提高项目管理的质量水平。
（三）项目化管理的原则
项目活动产生由部长级会议确定和学生会成员自主申报两种方式，所有学生会成员均享有申报资格，鼓励自主申报。
项目一经同意，项目负责人须按照要求，确定项目所有活动环节的具体负责人，实行项目责任制，并严格按照项目审批的范围和权限开展工作。长期或专业特性较明显的工作交由专门部门负责，具体任务分配由部长级会议审议决定。
项目执行过程中，项目负责人须按照主席团的要求不定时将最新情况汇报，提交给项目指导。
项目实施结束后，项目组负责人最迟一周内，将项目相关资料（项目书、照片及视频、项目总结、新闻稿、财务报表以及工作总结等）整理提交，由项目指导审核后，交由办公部归档。
（四）项目负责人
1.项目负责人及其它人员的确立：
1）学生会活动的项目组负责人由主席团确定，项目指导人由主席团成员担当。
2）确立好项目负责人后，由项目负责人确立其项目组成员。
2.项目负责人的权利：
1）项目负责人有对所负责项目的成员进行安排、指挥、协调的权利。
2）经主席团批准后项目负责人有对活动进行调整、修改及重新规划的权利。
3.项目负责人的责任及其义务：
1）由头到尾总负责该项目，对项目的成败承担责任。
2）项目负责人有向主席团保持联系并及时汇报本项目筹备、进展情况的义务。
3）项目负责人有责任监督活动策划项目组撰写好项目策划和执行方案。
4）活动后，项目负责人有组织成员把活动现场清理、收拾、归还所有工具的义务。
5）活动后，项目负责人有监督做好后期项目总结的义务。
（五）项目化管理的流程
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