通用性

办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公业务需要，满足各种办公业务的需要，满足各种不同职务的个人的办公需要，而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统，是面向整个企业的、各种办公业务流程的系统。它必须能适应各个单位各种各样不同的环境，符合国际标准，可以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台，是一个开放的、可扩充的系统。

实用性

办公自动化系统必须面向最终用户，以最终用户为主，做到操作简单方便，界面友好，业务流程合理，真正符合最终用户的实际需要。经过短期培训，在3~4个月的时间内OA系统可在全公司范围内全面展开。

网络化

办公系统要能够随着网络系统的建设，真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全公司的每个管理人员，使每个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作，进行办公业务往来，查询各种企业信息。通过办公自动化网络进行信息的收集和存储，信息的处理和传输以及信息的发布和共享。

先进性

办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术，结合实际情况，利用LotusDomino/Notes强大、快速的 办公自动化应用开发工具，在今年内把广州恒信的办公自动化系统建成同类型企业中具有国内领先水平的系 统，并且逐步向国际先进的办公自动化系统靠拢。

安全性

信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性，数据的丢失，信息的不安全将会给企业带来巨大的损失。在办公自动化系统的应用系统开发中，还必须考虑到数据的安全性，通过程序的手段控制不同用户的访问权限，保证应用系统的安全性。必须加强安全管理，建立健全安全管理规章制度，保证数据和系统在物理上的安全性。

可扩充性

办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统，完全支持Intranet/Internet标准，它的工作站也是Intranet/Internet浏览器，它的服务器也是Web服务器，通过它可以方便地组成企业Intranet/Internet网，开发Intranet/Internet应用，并且和Internet相连，从Internet上获取信息或者向Internet发布信息。