1、对待签证要持慎重态度，提请签字的理货单证要真实、准确。

2、办理签证要严肃认真，发生意见分歧时要摆事实，讲道理，以理服人。

3、签证后的理货单证要有效。

理货单证是理货机构在理货业务中编制以及出具的各项理货工作结果的原始资料或证明。是理货人员目睹实际情况制作和统计的现场原始记录，并取得交接对方认可，具有凭证和证据的性质。

理货单证的作用：

1.货物数量和状态的交接证明。

2.利益人向责任人索赔的依据；货运事故司法处理证据。

3.港口、提货人、发货人、承运人安排货运工作的依据。

4.船舶货物管理依据。

5.发货人、收货人处理贸易事务的文件。

6.口岸管理机构开展管理的依据。

7.理货机构处理业务依据。

(1)理货委托书。理货委托书是委托人委托理货机构办理理货业务的书面凭证。

(2)计数单。计数单是理货人员理货计数的原始记录。它是判断卸船货物数字是否溢、短装，装船货物数字是否正确的惟一依据。船方对计数单非常重视，在理货过程中，要经常检查理货人员的计数单是否准确。

(3)现场记录。现场记录是理货人员记载货物异常情况和现场情况的原始凭证。如发现进口货物在船上有原残、混装、隔票不清等情况，均应编制现场记录。

(4)日报单。日报单是理货组长向船方报告各舱货物装卸进度的单证。进出口货物不能合制一张日报单。日报单上的货物吨数为参考数，货物件数是准确数，它根据当班的计数单填写。

(5)货物溢短单。货物溢短单是记载进口货物件数溢出或短少的证明。它由理货组长累计计数单，对照进口舱单编制。货物溢短单的编制，关系到船方的经济利益，必须经大副或船长签字。

(6)货物残损单。货物残损单是记载进口货物原残情况的证明。它由理货组长根据现场记录汇总编制。货物溢短单经大副或船长签字。

(7)分港卸货单。分港卸货单记载两港分卸的同一票货物在第一卸货港卸货件数的证明。由理货人员编制，作为第二卸货港理货的依据。

(8)货物分舱单。货物分舱单是分港分舱记载每票货物装舱部位的清单。一个卸货港编制一份，由理货组长根据装货单编制。

(9)货物积载图。货物积载图是出口货物实际装舱部位的示意图，由理货组长根据装船过程中的变化，随时修改货物配载图面绘制成的。

货物积载图对船方了解货物装船情况和货物在舱内的积载部位，对卸货港安排卸船作业和卸港进货工作，都起着重要的作用。