工程洽商记录是指施工过程中，由于施工条件、实际情况等因素的变化，原材料规格、品种达不到设计要求，施工、监理、建设单位合理化建议或在建工程使用功能的局部变化等原因，需对设计图纸部分内容进行修改而办理的工程记录文件。工程洽商一般不是由于施工图差错或图纸深度不足所致，所以通常情况由施工、监理或建设单位提出。例如，施工单位使用的钢筋品种不符合设计图纸要求，需由施工单位填写洽商记录，经设计单位核算并由设计、施工、监理、建设单位签认后生效。这也是工程洽商记录与设计变更通知单的主要区别。
工程洽商记录的办理应符合下列要求：
（1）工程洽商记录应分专业办理，内容应清晰翔实，必要时可附图，并逐条注明应修改图纸的图号。一经签认的记录不得涂改。
（2）工程洽商记录应由提出洽商单位的工程技术负责人主持填写，经设计、施工、监理、建设单位共同签认后方可实施。
（3）工程洽商记录需进行更改时，应在洽商记录中写明原洽商记录日期编号，更改内容，并在原洽商记录被修正的条款上注明作废标记。
（4）不同单位工程如使用同一洽商记录，可采用复印件或抄件，但应注明原件存放处，抄件人签字。
