工具指一套合适的项目费用管理信息化系统。经常说金钱和时间是建设项目管理两大目标，但正所谓时间就是金钱，所以有能力控制实际费用在指定的预算内完成项目是绝对重要的。奇怪的是很多项目负责人都懂得采用先进软件来协助控制进度和时程，甚至在合约条文中指定其他项目参与方采用某一进度软件。可是，说到费用控制却大多数仍停滞于传统的手工或简单的Excel，又或依靠会计财务系统。不可不知，先进的项目费用管理系统能将业务处理标准化和工程管理过程化，统一并优化核心工作流程，统一业务处理方法，提高工作效率和公司的整体管理水平。

所有关于费用控制的方法和工具都要由人来执行和使用。无论企业想调整或改造“传统的方法”，或是尝试使用“信息化工具”来提高项目费用控制的能力，最终都会碰到不同程度来自人的问题，包括抵触、消极态度、恐惧改变、找理由批评、找藉口不变等。最普遍的反对意见是改变方法和使用系统后，工作量不但没有减少，反而增加了，这不是违背了要提高工作效率的目标吗？若要达到本文所述的项目费用管理能力水平，事实上有可能令操作层方面的工作量有所增加。但更重要是大大提高管理层和决策层在费用控制和规避风险方面的能力以及洞察力，改变所带来的价值是显而易见的。