5．1 立卷的原则和方法

5．1．1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

5．1．2 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

5．1．3 卷可采用如下方法：

1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

2 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

3 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

5 竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

5．1．4 立卷过程中宜遵循下列要求：

1 案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

2 案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

5．2 卷内文件的排列

5．2．1 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

5．2．2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

5．2．3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

5．3 案卷的编目

5．3．1 编制卷内文件页号应符合下列规定：

1 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，

页号从“1”开始。

2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5．3．2 卷内目录的编制应符合下列规定：

1 卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。

2 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

5 文件题名：填写文件标题的全称。

6 日期：填写文件形成的日期。

7 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

8 卷内目录排列在卷内文件首页之前。

5．3．3 卷内备考表的编制应符合下列规定：

1 卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。

2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。

3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

5．3．4 案卷封面的编制应符合下列规定：

1 案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录D的要求。

2 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。

5 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

7 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

8 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附录A。

永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

9 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

5．3．5 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

5．4 案 卷 装 订

5．4．1 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

5．4．2 装订时必须剔除金属物。

5．5 卷盒、卷夹、案卷脊背

5．5．1 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。

1 卷盒的外表尺寸为310mmx220mm，厚度分别为20、30、40、50 mm。

2 卷夹的外表尺寸为310mmX220mm，厚度一般为20～30 mm。

3 卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。 5．5．2 案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录E。