会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算资料，它是记载和反映经济业务的重要史料和证据。

一、会计档案的范围

(一)会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表、涉及对外对私改造资料、银行存款(借款)对帐单及余额调节表等。原始凭证是进行会计核算的基础，平时无论在任何单位保管;年度终了都必须按照规定归档。

业务单位留存，凭以登记业务调拨帐和进销卡片的联单及仓库凭以收付货物的出入库单虽不在会计档案保管之列，但也应由业务单位保存相当年限，以便查核。

(二)会计帐簿：包括总帐、明细帐、日记帐、各种辅助登记簿等。

凡设在业务单位、基建物资单位和总务单位等有关单位的固定资产明细帐、低值易耗品明细帐、原材料及物料用品明细帐和各种债权债务明细帐，都是会计帐簿的组成部分，必须按照会计档案管理的要求保持完整。

(三)财务报告：包括《会计制度》规定和主管单位临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管单位对报告的批复及社会审计的审计报告也包括在内。

(四)其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计单位负责办理的有参考价值的数据资料。如：经济合同，财务数据统计资料，财务清查汇总资料，核定资金定额的数据资料，中心工作整理上报的资料，会计档案保管期限所明确的会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位的软件数据资料、程序资料等及存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案一并管理。

(五)报帐制单位以及实行两级核算单位会计档案也是单位会计档案的组成部分，应按规定统一管理。

二、会计档案的整理、立卷。

各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

(一)会计凭证：按全年顺序统一编号，卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。

(二)会计帐簿：各种会计帐簿办理完年度结帐后，除跨年使用的帐簿外，其他需整理、立卷。

1、会计帐簿在装订前，应按帐簿启用表的使用页数，核对各个帐户帐页是否齐全，是否按顺序排列。

2、会计帐簿装订顺序：

(1)会计帐簿装订封面;

(2)帐簿启用表;

(3)帐户目录;

(4)按本帐簿页数项顺序装订帐页;

(5)会计帐簿装订封底。

3、活页帐簿去空白页后，将本帐页数项填写齐全，撤帐夹，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页帐不得装订在一起。

4、装订后的会计帐簿应牢固、平整、不得有折角、掉页现象。

5、会计帐簿的封口处，应加盖装订印章。

6、装订后，会计帐簿的脊背应平整，并注明所属年度及帐簿名称和编号。

7、会计帐簿的编号为一年一编，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。

8、会计帐簿按保管期限分别编号：

(1)现金、银行存款(借款)日记帐，全年按顺序编制卷号;

(2)总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。

(三)会计报表：

1、会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册。

2、会计报表应整理平整，防止折角。

3、会计报表在装订前，应按编报目录核对是否齐全。

4、会计报表的装订顺序是：

(1)会计报表封面;

(2)会计报表编制说明;

(3)各种会计报表按会计报表的编号顺序排列;

(4)会计报表封底。

装订的会计报表、报表上边和左边应对齐。

5、会计报表按保管期限分别编制卷号;

(1)月、季度会计报表全年按月、季顺序编制卷号;

(2)半年和年度会计报表按年顺序编制卷号。

(四)涉外有关会计资料等单独装订立卷。会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册应单独装订立卷，单独编制卷号。

三、会计档案的归档保管

(一)当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财会单位保管一年，期满后原则上应由财会单位移交给本单位的档案单位保管。移交时应开列清册，同时要填写交接清单，并在帐簿启用表移交日期栏填写×年12月31日，移交日后的签章项由帐簿经管人签章，次行经管人员姓名项由会计档案保管人员签章。

没有独立档案单位的企业单位，应单独设房屋存放会计档案，并配备专用档案柜。

(二)会计电算档案中，由计算机打印输出的凭证、帐簿、报表，其保存期限与手工方式完全一致。存贮于磁性介质上的会计资料在未打印成书面资料前要妥善保管。同时，会计单位应明确复制备份数据的时间间隔，以及清除数据的时间间隔。两者根据会计单位业务量大小和计算机存贮能力而定。会计数据的备份应分别存于两个以上不同的建筑物内。

(三)财会单位应指定专人负责会计档案管理工作。有专职档案部门的单位，财会单位负责移交前的会计档案的整理、立卷、保管等工作，期满后，负责向档案部门办理移交手续。没有专职档案部门的单位，会计档案管理工作人员应负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

(四)年度终了，根据单位的具体情况，有专职档案部门的单位，财会单位应填写"会计档案案卷目录表"一式二份，由财会负责人签字后，一份随会计档案存放，一份在档案单位接收签证后留在财会单位，以明确责任。

(五)保存会计档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要注意防尘、防热、防磁、防冻，要有相应的安全措施。

(六)机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

四、会计档案的借阅使用

(一)会计档案在财会单位管理的，除填写"会计档案案卷目录"以外，还应分别建立会计档案清册和借阅登记清册，即应将历年的会计档案的内容、保管期限、存放地点等情况登记清楚。使用会计档案借阅登记清册即将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

(二)外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。

(三)单位内部人员借阅会计档案，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。

(四)借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

(五)借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准。需要复制会计档案的，也应经单位领导人批准后才能进行复制。

(六)经批准借阅会计档案，应限定期限，并由会计档案管理人员按期收回。

五、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限应按照《会计档案管理办法》执行。规定的保管期限，应从会计年度终了后的第一天算起。

六、会计档案的销毁

(一)会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册。经单位领导审查，以书面形式报经主管单位批准后销毁。对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

(二)各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和同级审计部门共同派员监销。

(三)监销人在销毁会计档案之前，应当按会计档案销毁清册所列项目逐一清查核对;销毁后，要在"销毁清册"上签章，并将监销情况以书面形式报告本单位领导。

(四)会计档案销毁后，经办人也要在"销毁清册"上签章，归入档案备查。