档案资料内容要全面。包括农机购置补贴实施全过程所形成的资料，既包括纸质档案，也包括电子档案和图片、音像资料。
档案资料存放要安全。要设置档案存放专用柜等设施，排列整齐，存放有序，方便查找，有良好的防火、防盗设施。电子档案还要做好备份，避免原件的损坏和丢失。
档案保存期限要科学。涉及农机补贴工作的政策性文件、农机购置补贴实施方案、管理办法、上级批复、规章制度、会议纪要、调研检查报告等文字性资料要长期保存。购机者的原始资料、发票、照片、电子档案等资料及相关的档案保存期为5年。
档案检索查阅要方便。要按照年度装订成册，要有索引目录，便于资料的查阅和有关部门的监督检查。
1、县级农机管理部门档案分类与内容。
县级农机管理部门是农机购置补贴的具体实施者，其形成的档案是整个农机购置补贴档案中的重点，是补贴档案主要管理者。县级农机管理部门档案可分为两类
（1）政策性文件，补贴工作形成的文字性档案，内容包括：
省、市、县的农业机械购置补贴政策实施方案、农机购置补贴的办法、制度、规范性文件、计划指标等文件资料。
有关农机补贴工作和调整资金分类的会议纪要以及形成的决定。
对农机购置补贴工作的相关调研、日常监督检查与规范管理的资料，以检查记录及查处资料。
省、市、县召开农机购置补贴会议、开展农机购置补贴政策宣传等相关资料、年度农机购置补贴政策实施工作总结以及其他有关农机购置补贴资料。
农机购置补贴公示表，接受群众投诉的相关记录及处理结果。
县农机局审核后的拨款报告（农机购置补贴发放明细表）和县财政局复核后的拨款文件及电子文档。
（2）购机者申请补贴资料档案（购机者台账，一机一档），内容包括：
购机者村委会证明，农业生产经营组织的组织机构代码证复印件、乡镇农机管理站证明
《农机购置补贴申请表》原件。
《农机购置补贴申请受理通知单（存根联）》原件。
《报废农业机械回收证明》原件。
购机者发票复印件。
购机者领取补贴资金的银行卡或银行存折复印件。
以上资料在整理时要一一对应，人机统一。
