①查重,即利用该系统提供的检索功能,对每一新的订购要求，用书名、著者、国际标准书号(ISBN)等检索关键字查询本馆馆藏书目文档和采购文档，对于网上实行合作采购的系统则还需查询联机联合目录文档，以避免不必要的重购。②订购，根据订购要求，输入采购数据，经该系统处理后自动生成多种形式的记录写入相应文档中，并按书商要求输出包括订单号、书名、著者、出版商名称、出版地、出版年、订购数量、付款方式等内容的订购单。③催询，定期检查采购文档，对逾期未到的图书，由该系统自动打印催询单或撤销订购单。④验收，收到新书先核对，确定是所需图书后输入收书信息、发票号、实际金额等用以更新采购文档、资金及统计文档等，打印统计报表和打印新书通知单通知推荐者。⑤统计，系统自动进行各种统计，定期输出各种统计报表，如周报、月报等，或根据询问随时输出资金使用情况、图书订购情况等。⑥资金管理，按专题或单位控制资金使用。根据资金使用情况决定付款方式或订购与否,根据验收记载和发票记录等进行财务结算,打印预付款单、结算清单和报表等。⑦编制新书目录。