文献采购自动化系统是以处理采购数据的存储、检索和编排为核心的计算机系统，其特点是数据的多变性而带来文档的频繁更新。因此，对文档的设计需符合这一特点并有利于对数据的控制。一般设立下述文档：①采购文档，是采购系统的主文档它存储着采购全过程中最完整的记录。②倒排档，是按书的某些属性如书名、著者等属性记录值以树型结构存储在磁盘上，供快速随机检索用的一种文档。③资金文档，用于存储采购过程中全部资金帐目，控制资金使用和分配。④书商文档，用于存储书商名称、地址、履行订单所需平均时间和提供优惠比例以及信用情况等。此外，根据需要还可设立订单文档、发票文档、统计文档、待订文档等。
