理货单证的应用范围极为广泛，涉及到货物流通领域的各个环节，包括仓储、装卸、海运、监督管理、结汇、保险、索赔等；涉及到货物的各个关系人，包括发货人、港口、船舶、海关、银行、保险、收货人等；还涉及到国内和国外。

我国理货单证提供的对象主要是货物交接的当事人，以及国家行政管理机关。其他有关单位是从货物交接当事人那里根据工作需要索取的。各种理货单证提供的对象是不同的，计数单、现场记录、待时记录、日报单、理货证明书、货物积载图、货物分舱单提供给船方，货物溢短单、货物残损单提供给船方、港方、货方，其中货物积载图和货物分舱单还要通过船方或其代理人提供给国外卸货港。货物溢短单和货物残损单还要通过船代提供给船公司。船代作为船公司的代理人，为及时了解货物装卸情况和便于开展工作，理货机构必须向他提供理货证明书、货物溢短单、货物残损单和货物积载图等单证。

由于理货单证应用范围和提供的对象超越了一个国家的界限，进入了国际领域，因此，理货人员编制的各种理货单证，都要使用国际海运中通用的英文字母和阿拉伯数字。

由于理货单证集中反映了一个国家的理货业务水平，因此，在一定意义上也反映了一个国家的工作水平。国际海员可以目睹一个国家的港口面貌和了解理货工作的情况，而国际上接触到理货单证的人，就会从理货单证的设计、印制，更主要地从理货单证的编制质量上，来看待这个国家的理货机构的工作质量和工作水平。

由于理货单证流转范围广泛，使用价值较高，以及在国际航运界和世界各国港口都有较大影响。因此，对理货单证的编制必须有严格的要求。一般要求如下，具体要求由理货总公司拟定。

1.理货单证的文字要用简练的英语表达，常用语要规范化，字体要用印刷体大写字母。

2.理货单证上的数字要用阿拉伯数字书写，字体要用印刷体正楷。

3.理货单证上的内容要填写齐全，不用的空格要用斜线表示无，或书写英文NIL。

4.理货单证上的计量单位，要使用国家标准名称和符号，如重量吨用t，千克用kg，长度用m，体积立方米用m3 ，人民币用RMB，小时用h。

5.理货单证上理货人员签名，用汉字书写。

6.编制理货单证所使用的一切文字，不得潦草书写，但理货人员签名和船方批注除外。

7.编制的理货单证必须保持整洁、美观，不得涂改。

8.编制理货单证一律使用钢笔或圆珠笔，不得使用铅笔等。2100433B