电子文档管理系统通过对文件的在线采集和归档，保证电子文档的长期利用和保存，充分利用现代信息技术，不断加大文档资源建设力度，以整合文档信息资源为突破，构建内容丰富、结构合理、质量优化的文档资源体系，以深化文档信息资源开发利用和支撑企业发展为方向，以保障文档信息资源安全利用和保管为重点，以强化文档信息化建设标准和规范为基础，形成一个信息管理标准化、信息资源数字化、信息服务网络化、信息存储安全化的文档信息管理体系。
系统结构具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。系统功能具备可扩展性，以满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。系统实现具备灵活性，支持文档管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
系统运行应安全可靠，保存文档管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子文档安全，防止非授权访问。
