记录管理理论的逻辑起点是记录。记录是指储存在任何媒体上的信息，包括书籍、论文、图片、影像及其他载体记录下来的资料——能够反映一个组织机构的决策程序和其他活动的资料。记录是一个组织机构的共同记忆，它既是一种组织资源，又是一种组织财富。
记录管理是指从记录产生到最终清除之间的系统管理。记录管理系统(RMS)是记录管理理论的核心概念之一，针对一定的目标，由输入、处理和输出三大模块所构成的有机体。记录的创造、分配、利用、维护、存储与剔除过程都包含在处理板块中，也称为记录的生命周期。记录管理的目标是在最适当的时间，以最低的费用，给适当的用户以最准确的记录管理系统。
