在设计采购作业流程时，应注意以下要点。

1．采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配

一方面，过多的流程环节会增加组织流程运作的作业与成本，降低工作效率；另一方面，流程过于简单、监控点设置不够等，将导致采购过程操作失去控制，产生物资质量、供应、价格等问题。

2．先后顺序及实效控制

应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需的时限。例如，避免同一主管对同一采购文件作数次的签核；避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购文件会签部门太多，影响作业实效。

3．关键点设置

为便于控制，使各项在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管理，应设置关键点的管理要领或办理时限。例如，国外采购、询价、报阶、申请输入许可证、出具信用证、装船、报关、提货等均有管理要领或办理时限。

4．权责或任务的划分

各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。比如，请购、采购、验收、付款等权责应予区分，并指定主办单位。

5．配合作业方式的改善

例如，手工的作业方式改变为计算机管理系统辅助作业后，其流程与表格需作相应的调整或重新设计。

6.采购流程应反映集体决策的思想

由计划、设计、工艺、认证、订单、质量等人员一起来决定供应商的选择。处理程序应合时宜，应注意采购程序的及时改进。早期设计的办理程序或流程经过若干时日后应加以检查，并不断改进与完善，以回应组织的变更或作业上的实际需要。

7.避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱

注意变化性或弹性范围以及偶发事件的处理规则。例如，在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。

8.价值与程序相适应

程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。凡是涉及数量较大、价值较高或容易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微放宽，以求提高工作效率。

9.处理程序应适合现实环境

应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时间段以后，应加以审查，不断改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。2100433B