在一个CIP3工作流程，有关所有部门的数据仅需输入一次，然后每个部门便可以使用这些资料，从而缩短工作周期、减少浪费和提高质量，为客户提供更完善的服务。

由于档案现时以数码格式制成，有关此档案讯息可以在印前阶段便传送到印刷车间和装订车间。这样他们便可以在工作到来之前，充分的作好准备。比如，CIP3数据允许印刷机墨斗键的自动预设。付印之前调整得越准确，在全速印刷时达到理想品质所需的时间便越短。

通用的语言由CIP3指定的印刷生产格式（PPF），是描述工序控制数据的一个数据建筑标准。它使用PostScrip作为其主要语言，因为它具有开放性、可延展性和普及性。而且如使用TIFF被选中作为影像数据的格式。随着PDF和可移植式工作票格式（PJTF）的出现，此格式也有趋势会被纳入CIP3的规格。储存在PPF中的讯息包括一些管理资料，如工作名称、客户、创作者、应用软件、日期、时间和最后期限等；还有生产数据如分色预览图像（ 以进行油墨预设、传送功能、色彩和密度量度、十字线等）；装订和加工数据如切纸和折页程序；最后，还有关于机器构造的供应商专门数据。

储存在PPF档案中的数据在页面、印版经过光栅处理时会被翻译出来。这确保了更高的精确度，且比人手设定制版或印版扫描速度更快。PPF档案可以储存在硬盘、智能卡或经网络进入印刷控制界面。譬如，油墨值可以被子下载到印刷控制台支自动预设墨斗键。加工数据也可被传送到骑马装订机，为多个八页书帖和插页作设定。

另外，PPF略图图像可用PostScript打印机列出来作为纪录，以检查工作的完整性。因为在工作流程中涉及很多功能，而每个功能都可以书写至PPF档案或从中读取资料，以存取CIP3数据。因此，PPF档案几乎不可能由单一的应用软件产生出来。例如：拼大版软件可能提供页面放置、裁切记号和色标的讯息；甚至可能给予折页讯息和裁切位置。