订单管理(Order Management)

订单管理是一个常见的管理问题，包含在公司的客户订单处理流程中。由于客户下订单的方式多种多样、订单执行路径千变万化、产品和服务不断变化、发票开具难以协调，这些情况使得订单管理变得十分复杂。 订单管理可被用来发掘潜在的客户和现有客户的潜在商业机会。订单取决于需求,订单管理就是处理订单。

企业如何做好订单管理，下面以基本烟草公司为例进行说明。

1、熟悉辖区内各经烟户的经营状况，掌握经烟户的销售特征、动态变化、品牌结构、数量、库存等各种情况，了解本辖区内的停业户、新增户信息。如:经烟户韩伟，在12-1月份，要停止订货二个月;每月增加的新增户状况等等，收集各类信息，关注市场变化，及时备案。

2、了解公司该月可供货源的数量，了解公司最近的新营销要求，特别对紧俏烟或经常要断档品种的到货时间、可供应数量及限量情况等要作详细了解，以及把握季节变化及节假日因素对卷烟销量的影响等，力求使自己制作的订单有针对性，准确性。

3、通过CRM软件中每位经烟户前三个月的历史进货数量以及客户经理自身经验，了解到的市场销售动态和库存情况，结合公司的营销策略、品牌的发展趋势等因素，实事求是地预测辖区内各经烟户的卷烟需求量，尽能力向部门经理提供准确的订单。

4、预测的订单不可能完全与实际相符，要充分利用CRM软件中的客户需求预测分析功能，随时跟踪订单完成情况，结合客户的销售动态、库存情况及公司有关货源的供应情况，在下一步的工作中加以调整，确保经烟户正常经营，维护经烟户的利益。在平时的工作走访中，加强与经烟户的沟通、交流，指导经烟户合理调整品牌结构，合理安排好订货计划，为今后我们的预测工作打好基础。

订单管理管理种类

为了提供订单管理的效率和协同工作，订单管理的信息化已经成为一种趋势，ERP和CRM软件都会涉及到订单管理。

需要管理的订单主要有以下几种：

销售订单管理；

采购订单管理；

样品单的管理；

由于涉及到得财务处理方式的不同和物流的方向不同，订单管理的重视程度也不同。

订单管理渠道

订单管理可以说是渠道管理中的核心内容，是供应链管理中信息流体现最为明显的环节，牛鞭效应的影响程度与订单管理的能力有紧密的关系，通过层层环节的销售预测之后，企业得到的订单信息会逐渐放大，进而形成牛鞭效应，负面影响是在流通渠道中会积存大量的产品，造成更大的风险。

在产品订购、产品询报价、销售退货等管理流程中，供应链管理的思想会把这些业务内容考虑得更为周全，解决多个层次之间的价格信息沟通、利润>利润分配、预测评估等方面可能出现的问题，为企业间的合作建立好决策和谈判模型，在特定的供应链体系中的企业关系，应该能够从这些信息中，找到好的合作模式来提升竞争力。

供应链管理体系中，对于市场需求计划有更全面的数据基础，能够有效地对存在于销售渠道中的订单情况进行综合平衡管理，调节市场反应。市场需求计划的数据基础不再只是存在于相邻企业之间，可以包括整个供应节点，形成综合的预测分析计划。

整体的订单管理体系，也能更好地预测到利润情况，在适当的时机采取有利于整体发展的结算体系，及时安排促销手段来平衡企业间的供应关系，变被动为主动。

订单管理电子商务

随着电子商务的发展，针对电商的订单管理软件受到越来越多的重视。e商在线、淘管、网店管家、e店宝是业内应用最广泛的几大电子商务后台系统。这些系统一般以订单处理为主线，进销存为核心，涵盖了CRM、WMS、SCM、办公OA、售后服务等业务模块。系统可以无缝接入淘宝、拍拍等主流电子商务平台，日处理能力10万单以上。

吕春华. 商业企业如何做好订单管理工作2100433B

正是由于MTO生产模式以上的特点，决定了在面向订单生产的企业管理中会有许多的管理难点。以下简要列出一些销售、计划、采购、工程和财务成本部门的管理难点。

面向订单生产销售管理

◇客户订单确认

在面向订单生产的企业中，客户订单的确认工作是非常重要的。它直接影响到企业可以获取的订单数量，并进而影响企业的经营业绩。在目前产品品质合格已经作为最基本的前提的情况下，客户订单确认的主要内容是：交期，价格和客户个性需求的满足。而确认怎样的交期才能既达到客户的期望，又能给生产留有足够的时间？怎样的价格客户会觉得合理并有利润呢？对客户的个性需求如何满足？这些都是销售部门在争取客户订单时候需要考虑的，也是销售管理的难点。

◇销售订单变更

MTO的生产模式下，由于订单的变更频繁，需求对生产计划的冲击非常大。经常会听到生产部门的计划人员抱怨销售部门的需求变来变去，做好的东西不出货，没有的东西一个劲催货；而销售部门的人也是有苦难言，客户需求要变，销售出货的计划肯定会随之改变，不是讲“客户永远是对的”吗？另外，订单变更的执行也是业务管理的一个难点。变更的信息，如订单的增加、减少和取消等，传递的时间周期很长，并且在执行的过程中也很难做到步调一致。往往是客户已经取消了的订单，采购还在向供应商催原材料。导致的结果是客户要的货没有，不要的货库存很多。管理人员在追查责任的时候，往往找不到究竟谁该为这个状况负责；部门之间相互推诿责任。

◇销售订单全程追踪

在面向订单生产的企业，客户的满意度很大程度取决于企业能够确保已下达订单能够按时交付。客户会对一些需求比较紧急的订单执行状况非常关注，经常询问销售人员实际进度。这就要求生产企业的销售人员要对订单执行的全过程非常了解。现实业务中，往往是客户一个电话过来，销售人员就要忙活半天：和生产计划确认，和采购确认，和车间主管确认等。很多企业为此专门设置了“跟单员”职位，以跟踪订单执行状况，保证订单的按时交付。这往往需要投入很大的人力和精力去做。

◇销售订单数量控制

面向订单生产企业的客户订单一般对订单数量有较为严格的限制：不允许多交货或少交货。由于存在生产的损耗，或客户临时的订单变更等因素，可能会不得已采取一张订单多次交付的方式。这样就要求销售人员对订单的执行数量、剩余数量等进行控制，并与客户做好良好的沟通，以保证按单交货。

◇销售订单单价/金额控制

许多面向订单生产的企业对产品的价格管理比较严格，一般要求产品有最低限价控制。同时，对于销售订单的金额也要分段控制；不同金额等级的订单由不同级别的人审批。

◇客户信用额度管理

面向订单生产的企业既有现款销售的，也有赊销的。赊销的客户要进行信用额度的管理。以降低企业的运行风险。信用额度可以设置为每个产品的数量也可以设置为金额。

面向订单生产生产计划管理

◇物料/能力计划

面向订单生产的计划是非常重要的。计划做得好，既可以提升客户的满意度，又可以提高生产的效率，同时保持库存在一个合理的水平。计划做得不好则会造成库存很高，但生产线还是断线，客户交货达不成。由于MTO企业的产品一般比较复杂，加工工艺繁琐，因此手工进行物料和能力计划的难度会非常大。特别是对于共用物料的数量计算和共用设备或产线产能的分配往往是计划人员最头痛的事情。另外，由于计划不完备导致的频繁的缺料断线，大大吞噬了企业的生产效能和利润。还有就是各加工部门步调不一，使得最后的装配部门经常是“前松后紧”：前半周或前半月没有活干，后半周或后半月加班加点还是干不完。

◇任务单变更/改制

由于客户需求的不断变化，经常会导致生产任务单要做变更或改制的处理，影响生产的正常进行。经常见到的情况是：仓库的料已经发到产线了，需求取消了；或者是A已经加工到半成品了，客户又不要A而要B了等等。另外这种变更和改制的处理同样增加了生产计划和执行的难度。

◇车间管理

MTO企业的产品加工工艺一般比较复杂，因此车间的管理难度也较大。在进行派工的时候要兼顾考虑订单的紧急程度，物料是否齐备，设备负荷是否合理，模具状况是否良好，技能人员是否到位等等。同时，要做大量的手工的工序汇报，甚至要计算工人的计时计件工资。

◇物料替代

在安排生产时，对共用料需要考虑物料的替代关系，以合理利用现有库存。有的物料替代是临时性的；而有的物料替代关系是一直有效的。对于隶属于单个客户订单的专用物料，更多要考虑的则是为这张订单采购的物料，是否可以应用于其他的订单。既要保证合理利用现有库存，又要保证对应每个客户订单的专用物料不会被混用。

◇外协管理

很多MTO企业都需要进行外协管理。外协的方式有：委外加工，工序委外，和外协采购等。例如一些企业提供给外协供应商毛坯，由外协厂商完成工件的加工；也有的企业把烤漆，电镀等特殊工序委托给专门的烤漆厂和电镀厂来加工；还有的企业只是向外协厂商提供图纸，然后向其下采购订单。委外订单交期的管理，产品质量，发出去的待加工件和收到的已加工件数量的匹配管理等都是委外加工管理中的重点和难点。而针对每张客户订单的专用外协物料的管理也是委外加工管理的难点。

面向订单生产采购管理

◇采购订单管理

在采购管理中，采购订单的管理是个核心。它包括采购订单生成（绝大多数源于业务部门的采购申请），缮制，审核，下达给供应商，跟催订单执行进度，通知仓库按订单收货，根据订单数量、收货数量，请财务开发票并付款等。如何在合适的价格下，确保供应商按时交货是采购管理的重点。在实际业务中，由于采购物料未按时交付而导致生产线停线情况也非常常见。另外，采购还要注意不同的订单对物料的不同要求。比较常见的例子就是产品上打印的客户的Logo，和外包装箱打印的唛头等。采购订单对客户每个订单要求的每个细节都应该关注并满足。

◇采购价格控制

MTO模式下，由于对应订单的专用物料都是采用“Lot for lot(批对批)”的采购策略，因此采购的批次会比较多。而随着供应市场的变化，同一产品的价格会比较波动。在采购过程中，许多企业都会非常注重采购价格的控制。有的企业采购部门甚至专门设置“核价”这样一个职位，需要对每个供应商对每个物料的价格进行稽核，以降低企业的采购成本。

◇供应商管理

采购部门的另外一个重要职责是供应商的管理。包括从最初的供应商开发，供应商稽核，供应商供货比例设置，以及供应商的评价。很多企业针对每一款物料会建立AVL（Approved Vendor List，合格供应商清单），只有稽核后满足要求的供应商，才能够成为AVL供应商。AVL供应商才有提供物料或服务的资格。同一款物料一般不是只有一个AVL供应商，因此采购在下采购订单时，需要根据供应商以往的供货表现，价格等来分配采购的比例。每个季度甚至每个月会对供应商从按时交货，价格，服务，合作意愿等方面对供应商的供货表现进行评价，帮助供应商改善和提高。如何客观公正的评价供应商并通过评价使得以后的采购更加轻松，是供应商管理的难点。

面向订单生产工程管理

◇工程资料完善性

工程资料包括物料编码，工程图纸，BOM（Bill of Material，物料清单）和工艺路线等；完善性既包括完整性也包括正确性。许多企业的基础管理比较薄弱，问题的处理和反馈的流程也不完善，经常发现工程部的物料图纸，BOM和生产线的产品构成不一致。生产线发现工程资料错误时，不会要求工程人员修改资料，而是根据经验直接在生产中使用自己认为合理的物料或加工工艺。造成工程资料的不完善。

◇工程变更管理

在MTO企业，特别是OEM和ODM企业，工程变更是非常频繁的。工程变更的方式有：自然切换，立即切换，配套切换，和根据关键件切换等。工程变更如果管理不好会导致新产品切入时间延误，切换物料库存呆滞，切换没有被良好执行等。笔者曾经遇到过这种情况：工程部已经变更两个版本了，生产部依旧在生产旧版本的产品。工程变更的管理是MTO企业，特别是一些配套企业的管理难点。

面向订单生产成本管理

◇成本预测

对于按订单进行生产的企业，客户会提供图纸或其他相关信息，要求报价。企业就需要根据产品的构成，和最新的市场供应的行情，进行料、工、费的模拟计算，再加上合理利润给客户进行报价。客户订单的模拟报价和成本预测是销售人员或成本会计工作的一个难点。

◇成本控制、核算和分析

在订单的执行过程中，要针对每张销售订单发生的实际成本进行核算和控制，确保订单的合理利润。实际业务中，由于数据采集困难和核算方法繁琐等原因，往往无法做到针对每张销售订单的成本核算；无法做到针对每张销售订单的成本控制和利润分析。

在企业的实际业务管理中，这些业务管理的问题往往是同时出现并对生产产生影响的。如果不能够对这些因素区分辨别，管理者就无法找到问题的关键点，并制定对应的策略。例如笔者曾遇到一家企业反映销售额没有提升的情况下，库存水平一直居高不下，甚至有逐步上升的趋势。企业管理者一直不能找到问题的根本原因。后来，笔者帮助企业从几个方面来分析，发现问题的原因是多方面的：

1. 应对客户需求变动的流程不完善 销售人员在客户增加订单的时候，会与计划人员或采购人员确认交期是否可以达成；但当客户取消订单的时候，没有调查因为订单取消可能带来的物料呆滞（主要是一些专用物料）并汇报给客户共同解决。

2. 生产过程和工艺不合理而导致的产品质量不稳定 基于此设置的废品率和安全库存过高，导致原材料的采购数量和自制件的生产数量增大，进而导致库存升高。

3. 工程变更管理流程不完善 在设置工程变更的生效日期时，没有考虑现有的和在途的被切换物料的库存。变更后全部使用新物料，被切换物料就全部变成了呆滞物料。

4. 库存数据不准确，过账不及时 仓库的账物不符。账上没有，实物却一大堆；导致生产部门重复生产，采购部门重复下单。

5. 采购订单审核问题 有的采购人员不是根据采购申请来确定采购订单的数量，而是随意修改订单数量。认为造成原材料库存偏高。

其他的还有如生产现场管理混乱，产线上囤积大量半成品和原材料等原因。因此面向订单生产企业的业务管理难度是很大的，如何才能提升管理水平，增强生产的协调性和柔性，提高生产的效率呢？MTO企业的信息化怎样为企业带来创造利润呢？这需要通过信息化和业务管理提升两个方面来实现。敬请关注笔者的另两篇文章《面向订单生产企业的信息化-----路再脚下（1）》和《面向订单生产模式的业务管理提升-----路在脚下（2）》。

内容

(一)采购订单的明细管理

采购订单的明细管理主要是通过对采购订单各项目的管理，使企业相关部门能够明确掌握商品订货的情况。当采购单位决定采购对象后，企业通常会寄发订购单给供应商，以作为双方将来交货、验收、付款的依据。订购单内容主要侧重于交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。因用途不同，订购单可分为厂商联(第一联)，作为供应商交货时间的凭证；回执联(第二联)，由供应商签字确认后寄回给企业物料联(第三联)，作为企业控制存量和验收的参考；请款联(第四联)，作为结算货款的依据；承办联(第五联)，由制发订购单的单位自存。

(二)采购订单的跟踪管理

订单跟踪是采购人员的重要职责，订单跟踪的目的有三个:促进合同正常执行、满足企业的商品需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生矛盾，突出地表现为由于各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺货、库存难以控制。恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的关键指标。采购订单跟踪过程。

1．合同执行前订单跟踪。订单人员在完成订单合同之后，要及时了解供应商是否接受订单，是否及时签返订单合同。在采购环境里，同一商品往往有几家供应商可供选择，独家供应商的情况很少。虽然每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会遇到因为各种原因的拒单现象，由于出现变化，供应商可能要提出改变某些合同条款，包括价格、质量、交货日期等。如果供应商按时返签订单合同，则说明供应商的选择正确；如果供应商确实难以接受订单，可以在采购环境里另外选择其他供应商。与供应商正式签订的合同要及时存档，以备后查。

2．合同执行过程中订单的跟踪。进人订单实际作业阶段的第一项工作，就是要签订一份与供应商的正式合同。这份合同具有法律效力，订单人员应全力跟踪，并且应和供应商相互协调，建立起相互之间的业务衔接、作业规范的合作框架。合同跟踪应注意以下事项：

(1)严密跟踪供应商准备商品的详细过程，保证订单正常执行。在跟踪过程中，发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不可贻误时间。不同种类的商品，其准备过程不同。总体上可分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的商品，存在着加工过程的周期长，变化多的特点。对于这类订单的跟踪管理，可以向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。常驻代表应当深入到生产线各个工序、各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，切实保证彻底解决有关问题；另一类是供应商有存货，不存在加工过程，周期短。对这类订单的跟踪管理可视情况分别采用定期或不定期到工厂进行监督检查，或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查；要求供应商自己报告生产条件情况、提供相应检验记录、让大家进行评议等办法实行监督控制。

(2)紧密响应生产需求形势。如果因市场原因需求紧急，要求本批商品立即到货，应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或取消本次订单商品供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟通，确定其可承受的延缓时间，或终止本次订单操作，给供应商相应的赔款。

(3)慎重处理库存控制。库存水平在某种程度上体现了订单人员的水平。订单人员既要保证销售正常，又要保持最低的库存水平，也就是必须保持与正常经营相适应的商品库存量。因为企业库存过大，占用资金，增加管理费用；库存过小，则品种不全，数量不足，容易造成脱销。

(4)控制好商品验收环节。商品到达订单规定的交货地点，对国内供应商来说一般是企业仓库，对境外交货则是企业国际物流中转中心。境外交货的情况下，供应商在交货前会将到货情况表传真给订单人员，订单操作者应按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始办理付款手续。境外的付款条件可能是预付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此订单人员必须在交货前把付款手续办妥。

3．合同执行后订单跟踪。应按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行跟踪。订单执行完毕的柔性条件之一是供应商收到本次订单的货款，如果供应商未收到付款，订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加快操作，否则会影响企业信誉。商品在使用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题可由采购：人员或现场督验者联系供应商解决，重要的问题可由质检人员解决。

(三)采购订单的使用管理

对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单通常有7～9份副本。而在使用计算机的条件下，将一份采购订单分寄到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方，就表明供应商已收到订单并同意订单的内容。从法律上来讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商则构成合同接受者，提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。

采购部门将一份订单副本送达会计部门(例如应付账款)，提出需求的部门接收并进行交易。采购部门通常保留有几份订单的副本及相关收据，其他部门应对采购订单和收款收据有很高的透明度：

1．会计部门能够得知未来的支付条件，同时还持有一份订单副本，以便在：货物到达时对付款进行核对。

2．采购订单应有订单编号以便相关部门备案。

3．接收部门持有与商品收据相匹配的订单副本，该部门还可以用特殊的采购订单帮助预测进货的作业量。

4．提出需求者在需要查询一份订单状况时可参考的采购订单数字。

5．运输部门知晓交货要求，针对每一次交货安排承运人或使用公司内部运输。

6．订单将在所有的部门长期有效，直到买方公司确认货物已收且符合数量及质量要求为止。 2100433B

面向订单生产企业的信息化

产品多样，生产工序复杂，工人技能水平参差不齐，管理难度大等特点注定了面向订单生产企业的信息化之路是一条坎坷的道路；然而却又是企业立足于竞争日趋激烈的市场的必经之路。

满足MTO生产模式的ERP系统的特点

基于对面向订单生产企业业务需求的精确理解，结合国内外先进的管理思想，目前已经有一些软件如国外的SAP，四班等和国内的金蝶都有了对面向订单生产的成熟的ERP软件解决方案。

这些解决方案一般都具有以下一些主要的特点：

1. 以销售订单作为需求的源头，在计划，生产，采购等订单执行的全过程可以根据订单号轻松追踪相关单据，查看相关单据的状态，以明确订单的执行状况；并可以用甘特图等方法进行非常直观的显示。

2. 提供销售订单的价格管理，支持对价格字段的单独授权（没有权限的人员无法看到单价和金额），可以对客户进行信用控制。

3. 支持订单变更的处理流程。在执行订单变更时，通过销售订单号可以找到关联的所有生产任务单，采购订单等。销售人员据此通知计划人员和采购人员同时变更相关单据的内容，并将反馈的影响（如因为订单减少或取消造成特殊原材料或半成品的呆滞库存等）和客户协商解决。以保证订单变更可以被彻底执行。

4. 面向订单生产企业应用的物料一部分是和订单无关的通用的物料，另一部分是与订单有关的特殊物料。这就要求在物料的基本资料中分为不同的属性；系统在进行MPS/MRP运算时，根据物料的不同属性应用不同的计划策略，产生正确的计划订单。因此支持面向订单生产生产模式的系统既可以和普通ERP软件一样正确计算共用件的需求，也可以根据订单正确计算每个订单的专用物料的需求。

5. 计划人员在进行排产的时候，系统可以将生产任务单的信息，物料的齐备状况，工作中心的产能/负荷状况等显示在一个界面，方便计划人员排产；甚至可以支持可视化排产。提升计划人员的工作效率。

6. 系统支持车间生产主管可以根据企业设定的生产排程的优先级方法（如：先到先服务优先法，剩余时间最短优先法，最早完工优先法等），确定每个工作中心的工作顺序。目的是各车间的步调一致，物料就可以匹配且按时到达后工序；产就可以变得平稳。

7. 对于特殊或专用物料采购、生产、入库等有完整的管理过程。生产任务单和采购订单上都有订单追踪号（很多情况下，都采用订单号），以方便内部沟通和交流，以及订单追踪。

8. 具有订单成本核算和分析功能。可以通过模拟报价，进行订单成本的预测；通过订单成本核算的功能，得出每张销售订单发生的实际成本，从而计算出每张销售订单获得的利润。

9. 具有“看板管理”、“可视化排程”等功能，满足企业业务管理水平提升，实现精益制造的需求。

以上是满足面向订单生产业务的ERP系统相对于普通ERP系统的特点。当然，普通ERP系统所具备的业务财务一体化，数据集成，流程驱动，业务预警等功能和特点，在这种系统中同样存在。