建设工程质量监督档案由监督负责人负责整理，质监机构技术负责人审核、检查，符合要求后向档案管理员移交。

质监机构应建立建设工程质量监督归档台账和档案室，档案室应符合档案存放、保管的要求，确保档案保存的质量。

工程质量监督档案是质监事业发展的历史记录,是一种不可再生的资源,是质量终身责任制中极其重要的全过程的实记录,是工程质量优劣与建设,施工,监理单位在建设,施工,监理过程和质量监督中间检查,质量评定,工程缺陷责任期及竣工验收的重要资料.要从依法行政的高度充分认识档案工作的重要性,和日常质监工作一并部署,一并落实.质监档案的开发作为档案管理工作的落脚点,边建档,边开发,边利用,努力服务于质量监督的中心工作.对工程质量监督档案的收集,整理,归档管理工作规范化,能促使工程质量监督管理水平进一步提高,使工程质量监督工作有案可查,并且查有实据,体现工程质量监督工作的科学性,公正性和权威性.

工程质量监督档案应当包括以下主要内容：

(1)监督注册及工程项目监督工作方案；

(2)质量行为的监督记录；

(3)地基基础、主体结构工程抽查(包括监督检测)记录；

(4)工程质量竣工验收监督记录；

(5)工程质量监督报告；

(6)不良行为记录；

(7)施工中发生质量问题的整改和质量事故处理的有关资料；

(8)工程监督过程中所形成的照片(含底片)、音像资料；

(9)其他有关资料。

工程质量监督档案应及时整理，并符合档案管理的有关规定。工程质量监督档案保管期限分为长期和短期两种，长期为15年，短期为5年。工程质量监督档案案卷的装具、装订应做到统一、整齐、牢固，符合相关规范标准的要求，便于保管与查阅。

基本内容

根据建设部建质[2003]162号文件关于印发《工程质量监督工作导则》通知的要求,工程质量监督档案基本内容有以下几项: 建设工程质量监督注册.建设工程质量监督注册主要包括建设工程质量监督申报表和建设工程质量监督通知书.申报表应包括工程概况,各方面质量责任主体的基本情况,施工图审查情况,中标通知书及合同等;质量监督通知电话等.

建设工程质量监督工作方案交底.工程质量监督方案是在工程项目实施监督前,质监机构根据受监工程的规模和类别,依据工程相关资料,工程建设法律法规和强制性标准编制的工程质量监督计划,监督工作方案应明确监督的重点和基本监督方式.交底记录是工程质量监督工作方案在规定时间内向建设,监理及施工等单位进行交底并留下.

工程质量监督记录.工程质量监督记录是质监机构在工程监督检查中对各方责任主体和有关机构履行质量行为以及对工程质量文件,资料和工程实体质量等随机进行抽样检查留下的记录.工程质量监督记录分为工程参建各质量行为监督和不良记录,建设工程质量监督抽查记录, 建设工程质量监督抽测记录及监督抽检通知单,建设工程整改通知书,建设工程局部停工(暂停)通知书,建设工程整改完成报告,建设工程复工申请报告,建设工程复工通知书等.

工程质量验收监督记录及报告.工程质量验收监督记录及报告是工程验收过程中形成的报告和监督验收情况文字说明.工程质量验收监督记录及报告主要指涉及结构安全的桩基(地基处理品)子分部,地基基础分部,主体分部及主要使用功能的安装,装饰装修分部和工程竣工验收的相关报告及记录,工程竣工验收通知书.

建设工程质量监督报告.建设工程质量监督报告是指监督机构在建设单位组织的工程竣工验收合格后向备案机关提交的,在监督检查(包括工程竣工验收监督)过程中形成的,评估各方责任主体和有关机构履行质量责任,执行工程建设强制性标准的情况及工程是否符合备案条件的综合文件.

工程质量事故(问题)处理监督记录及工程质量事故有关资料.

执法建设书.对工程参建各主责任主体和有关机构的不良行为及违反强制性标准处罚建设书.

需要保存的其它文件,资料和图片等.

工程质量监督机构应加强工程质量监督的信息化建设，运用工程质量监督信息系统，实现监督注册、行为监督、实体质量监督、不良行为记录、竣工验收备案等工作的在线作业。

工程质量监督机构应建立工程质量监督信息数据库，将工程建设责任主体和有关机构信息、在建及竣工工程信息、监督检查中发现的工程建设责任主体违规和违反强制性标准信息、工程质量状况统计信息、工程竣工验收备案信息等纳人数据库。

市(地)级以上工程质量监督机构及有条件的县(市)级监督机构应设置质量信息局域网，其设置应满足上级部门对质量信息管理及数据传递的要求。监督机构应将所发现的工程建设各方责任主体和有关机构的不良行为进行记录、核实、按规定的程序和权限、通过信息系统向社会公示并向上级有关部门传递。

按照《建设工程质量管理条例》和《城市建设档案管理规定》的要求,工程质量监督档案是指在工程建设过程中,质监机构按照建设部和省建设工程质量安全监督总站统一制定的表格所能反映工程质量监督过程及结果的记录.一般档案的填写由责任监督员主动联系,在工程竣工前档案的收集,整理和保管工作有责任监督员承担.工程竣工时经审核符合要求后归档交给档案员保存管理.

档案资料主要分为两部分:

第一部分为监督人员填写整理的:附表一,前三项为站办公室收集

1,工程监督计划:主要写清楚工程概况,工程监督工作的依据,监督工作执行的技术,质量标准,监督工作范围,监督工作的内容(重点),工程参与各方的权利义务,监督职责和监督组织.

监督计划应进行交底,并将监督计划以书面形式下发给工程建设参与各方主要建设,施工,监理.监督交底应做好记录,并应要求工程参与各主签字,施工单位应要求项目经理,监理单位总监参加.

监督交底一般应在工程正式开工前进行.

1,建设人员从业资格审查表,主要检查施工现场主要技术人员与上报人员是否相符,是否有相应资格,以及与施工单位关系.

2,质量监督记录:是质量监督过程中对现场实物和内业资料及现场主要技术人员资格等检查记录,如发现问题,涉及对监督对象进行处罚等进,监督记录应由相应各方现场主要负责人签字.

关键工序,部位质量验收证明汇总表

涉及到影响使用功能和质量影响较大的工序部位等,比如说管道的闭水试验,水池的满水使用,道路各结构层的弯沉试验,桥梁的桩其试验和载荷试验等.

施工单位就提交试验报告或现场试验记录.

市政工程质量总是立项记录,局部暂停施工指令单及复工通知单.

这四个问题就是在监督检查中及施工,监理在工程进行中发现质量问题,并进行处理的记录.

施工小结,单位工程质量竣工报告.是施工单位在工程竣工后整理并提交.

6,监理评估报告,工程竣工验收外观,实测,资料评分.工程竣工后监理单位对施工单位提交的实物,资料进行审核,并对工程实物组织进行实测实量,然后对工程整体质量状况进行质量等级评定,写出评估报告.

竣工验收条件审核表,工程质量监督报告.

监督人员根据工程建设参与各方提交的资料,审核是否满足规范,标准,图纸的要求,并根据工程监督情况写出工程质量监督报告.

四 ,工程质量监督档案的管理和使用

工程质量监督档案应及时进行整理,并符合档案管理的有关规定.档案员对接收归档的案卷,应在文件形成单位立卷,应在文件形成单位立卷的基础上,科学系统地分类,编目,加工整理.工程质量监督档案保管期限分长期和短期两种,长期为15年,短期为5年.工程质量监督档案案卷的装具,装订应做到统一,整齐,牢固,符合相关规范标准的要求,便于保管与查阅.监督机构应加强工程质量监督的信息化建设,运用工程质量监督信息系统,实现监督注册,行为监督,实体质量监督,不良行为记录,竣工验收备案等工作的在线作业.档案员应经常检查档案的保管状况,如发现有破损,变质的档案,要及时报告并采取补救措施或做其它技术处理.档案工作人员应对档案的收进,移出,保管,利用等情况进行统计,按照规定向本地区档案行政管理部门和上级部门报送档案工作基本情况统计表.

五,工程质量监督管理中存在的常见问题

对工程质量监督档案的重要性和意义认识不足,思想上不够重视,没有设立专职或兼职的档案管理员.

工程质量监督事业已经发展了二十多年了,随着《建设工程质量管理条例》的贯彻执行,工程质量的验收由等级核验制度向竣工验收备案制度转化,工程监督时,由原来仅对工程实体质量监督向行为和实体同时监督转化,所以,工程质量监督档案的内容也发生了变化,质监机构和人员在工程建设过程中原来职责不明,现在变得清晰,质监机构和人员在工程的重要部位是否到位,该把的质量关是否把住,工程验收监督情况怎样,工作的规范性怎样等,从工程质量监督档案可以一目了然,从而反映工程质量监督档案的重要性,从另一个侧面反映工程质量监督档案的可追溯性.

有的建设单位工程竣工后未将工程档案及时交城建档案馆,自己也未妥善保存,随着住房制度的改革,住房要办理产权手续需要工程竣工验收的有关证明材料,这样建设单位建设要进行查询,复印,我们的质量监督档案就能发挥很好的社会效益和经济效益.

有的质监机构对工程质量监督档案管理没有设立专职或兼职的档案管理员,工程质量监督档案散落在质监人员手中,人员变化后,工程质量监督档案未及时移交,造成档案的缺失.

工程质量监督档案的内容各地区不统一,形式多样化,工程质量监督档案应该是反映工程质量监督过程及结果的记录,而不是工程建设全过程,全方位档案.内容杂乱无章,监督工作内容无突出.

内容填写不规范,质量监督交底的内容千篇一律,每个工程都是一样的交底记录,没有按工程的规模和特点编写.监督抽查记录未反映工程存在的问题,工程质量状况及各参建责任主体的行为,书写时采用易退色耐久性不强的材料,字迹潦草,监督抽查记录和质量整改通知书签发时不规范,混用.

工程质量监督档案整理装订不规范.工程质量监督档案应在工程竣工验收完成后,由质监员整理,经审核符合要求后归档,整理装订文件时材料幅面尺寸规格应为A4(297MM×210MM)幅面,而现在有的档案材料幅面大小不一,有的用16开,归档文件页面未打码编号,装订不整齐,未采用线绳三孔左侧装订法而用订书机装订.

工程质量监督档案保管的环境不符合要求.归档的工程有的质监机构未建立台帐,档案室的温度,温度不符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的相关要求,这样就不能达到《工程质量监督工作导则》档案长期保存15年的规定.

六,搞好工程质量监督档案工作的要求.2100433B

第一章 总 则

第一条 为进一步加强我省人民防空工程（以下简称人防工程）质量监督档案的管理，促进监督档案规范化、标准化，提高监督工作水平，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《人民防空工程质量监督管理规定》《山东省建设工程质量监督档案管理办法》及有关法律、法规，结合我省实际，制定本办法。

第二条 在山东省行政区域内实施人防工程质量监督，建立人防工程质量监督档案，应遵守本办法。

第三条 山东省人民防空办公室负责全省人防工程质量监督档案的管理工作，山东省人民防空工程定额与质量监督站负责具体实施。

县级以上人民防空主管部门负责本行政区域内的人防工程质量监督档案的管理工作。

第四条 人防工程质量监督档案（以下简称监督档案）是指人防工程质量监督机构在实施人防工程质量监督过程中形成的，以反映监督活动为主要目的、有保存价值的各种工作记录、报告、影音资料及其他文件的总称,是人防工程质量监督工作的记载，应真实、准确、完整、具有可追溯性。

第二章 内容与要求

第五条 人防工程质量监督档案由监督注册申报资料（RFZJ01）、监督注册登记证书及监督计划资料（RFZJ02）、监督抽查资料（RFZJ03）、竣工验收监督资料（RFZJ04）、工程质量监督报告（RFZJ05）、其他资料（RFZJ06）、备考表（RFZJ07）组成。

第六条 监督注册申报资料（RFZJ01）

人防工程质量监督注册申报资料主要包括下列内容:

1.山东省人防工程质量监督注册申请表；

2.人民防空工程施工图设计文件审查合格意见书；

3.人防工程建设 监理企业资质证书；

4.总监理工程师人防工程监理资格证书；

5.施工、监理合同；

6.建设、勘察(仅单建工程留存)、设计、施工、监理、检测等单位质量责任制度或质量保证体系报告表；

7.建设、勘察、设计、施工、监理、人防工程施工图审查、检测等单位项目负责人的法定代表人授权书、工程质量终身责任承诺书；

8.人防工程质监注册申报资料审查表;

9.人防工程报监补充材料通知书。

上述资料中，第1、6、8、9项留存原件，其他文字材料质监机构查验原件后留存复印件并加盖建设单位公章。

第七条 监督注册登记证书及监督工作计划资料（RFZJ02）

人防工程质量监督注册登记证书及监督工作计划资料主要包括下列内容：

1.人防工程质量监督注册登记证书；

2.人防工程质量监督工作计划。

全省人防工程监督注册号按以下格式统一编制：

设区市人防工程质监机构负责监督的项目： XXXX(设区市代码)-XXXX(年份)-XXX(顺序号)

设区市代码为当地电话区号，顺序号由设区市人防工程质监机构按照当年工程报监顺序从001号依次编排。

县（市、区）人防工程质监机构负责监督的项目：XXXX(设区市代码)-XXXX(年份)-XXX(顺序号) XX（县市区代码）

设区市代码为当地电话区号，顺序号由县（市、区）人防工程质监机构按照当年工程报监顺序从001号依次编排，县市区代码由该县（市、区）名称首位大写拼音字母组成（如青岛市黄岛区，县区市代码为HD），县市区代码由设区市人防工程质监机构根据要求确定，报省站备案。

第八条 监督抽查资料（RFZJ03）

人防工程质量监督抽查资料主要包括以下内容：

1.人防工程质量监督首次进场检查交底记录表；

2.工程见证取样和送检人员情况一览表；

3.人防工程质量监督抽查记录；

4.人防工程防护结构质量监督抽查记录表；

5.人防工程质量问题（隐患）整改通知书；

6.人防工程质量问题（隐患）整改报告；

7.人防工程不良质量行为记录表；

8.人防工程质量局部暂停施工通知书；

9.人防工程复工申请书；

10.人防工程复工通知书；

11.质量监督执法行政处罚建议书；

12.人防工程施工技术资料整改通知书；

13.单位工程分包单位情况汇总表（仅单建工程留存）；

14.各责任主体管理人员变动情况备案表；

15.工程终身质量责任人信息变更汇总表。

第九条 竣工验收监督资料（RFZJ04）

人防工程竣工验收监督资料主要包括以下内容：

1.人防工程竣工验收监督申报书。

2.人防工程竣工验收人员组成名单。

3.人防工程竣工验收方案。

4.各责任主体的质量报告，主要包括：

（1）施工单位人防工程质量竣工报告；

（2）监理单位人防工程质量评估报告；

（3）勘察单位人防工程质量检查报告（仅单建工程留存）；

（4）设计单位人防工程质量检查报告；

（5）防护（化）设备定点生产企业人防工程防护设备质量检查报告等。

5.人防工程防护（化）设备竣工验收一览表。

6.人防工程建设单位竣工验收记录表。

7.人防工程竣工验收监督记录表。

第十条 工程质量监督报告（RFZJ05）

人防工程质量监督报告应包括下列内容：

1.工程基本情况表；

2.监督工作概况表（一）；

3.监督工作概况表（二）。

第十一条 其他资料（RFZJ06）

人防工程其他资料主要包括：

1.人防工程分部、单位工程质量验收记录表；

2.人防工程单位工程质量控制资料核查记录表；

3.人防工程单位工程观感质量检查记录表；

4.消防部门出具的认可文件或准许使用文件（仅单建工程留存）；

5.施工单位签署的工程质量保修书（仅单建工程留存）；

6.其他与监督工作相关的图片、影音、文字资料。

上述资料中，第1、2、3项留存原件，其他文字材料质监机构查验原件后留存复印件并加盖建设单位公章。

第十二条 备考表（RFZJ07）

对质监档案卷内情况进行说明，档案整理人、检查人应签字，明确立卷时间。

第三章 管理与责任

第十三条 各级人防工程质量监督机构应建立和完善监督档案的立卷、归档管理制度，应设专人负责监督档案的归档及保管工作。确保监督档案的及时收集整理、科学建档、安全保管及合理利用。

人防工程项目质量监督组组长负责所监督项目监督档案的建立、整理、立卷、移交工作。

第十四条 监督档案应在签发监督报告后15个工作日内归档。

第十五条 监督档案应按监督注册号立卷，按本办法第六条至第十二条规定，按照资料编号顺序对应归档，同一资料编号有多个文件的，按照文件生成时间顺序归档。档案应装订整齐，按统一格式装订封皮和目录。所有文字、表格、图片粘贴等应使用国际标准A4号纸。

第十六条 人防工程质量监督机构应建立档案室，配备档案柜。档案室应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防水、防潮、防虫、防有害生物和防污染等安全措施。

设区市级人防工程质量监督机构档案室面积应不小于20平方米, 县(区、市)级人防工程质量监督机构档案室面积不小于10平方米。

第十七条 人防工程质量监督档案保管期限为十五年。

第十八条 涉密人防工程质量监督档案管理应符合档案保密安全管理相关规定。

第十九条 人防工程质量监督机构应加强工程质量监督的信息化建设，配备相应设备设施，将有关质量监督档案文件同时转化为电子文件保存，电子档案应定期备份。

第二十条 人防工程质量监督机构应建立、健全质量监督档案管理工作规章制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，情节严重的应追究行政责任。泄露涉密文件的，按照有关规定依法追究相关责任。

第二十一条 本办法由山东省人民防空办公室负责解释。

第二十二条 本办法自2017年12月1日起实施，有效期至2022年11月30日。

大中型机关一般都设有档案机构，管理本单位形成的档案，但机构的名称不尽相同。在欧美一些国家称登记室，如德国人J.von 拉明根著的《登记室及其机构和管理》(1571)、德国的早期档案刊物《档案馆学和登记室学》(1806)、美国人T.R.谢伦伯格著的《现代档案—原则与技术》(1956)，都使用了登记室的概念。国际档案理事会组织编纂的 《档案术语词典》 (1984)收录了“登记室”(registry)词条，定义为：“机关、团体、组织中负责形成、管理和保存现行案卷、文件和半现行文件的部门。” 苏联在各部和其他各主管部门 、组织、企业，在中央和地方苏维埃与工会委员会、合作社联合组织及其他社会组织中，都建立有档案室，统称机关档案室。在中国，宋代各级国家机关普遍设立架阁库，金、元、明、清均沿袭宋制，亦设架阁库，具有机关档案室的性质。中华民国时期开始把管理本机关档案的机构称为档案室。当代中国在大多数机关、团体、企业、事业单位中都设有档案室。