被保险人或者受益人应当按照保险条款的规定，向保险公司提交保险单以及与确认保险事故的性质、原因以及损失程度有关的索赔单证。因为具体的保险条款不同，索赔单证的种类和形式有很大的不同。这些索赔单证中，有的是有关政府当局签发的关于保险标的的权利证书、关于被保险人的资格证书、关于保险事故的处理决定，有的是关于保险标的的交易单证，有的是有关证人或鉴定人出具的事故性质、事故原因证明以及损失程度证明，有的是被保险人关于保险标的、保险事故的记载或说明。

被保险人或者受益人提交索赔单证，就表明提出了赔偿或给付保险金的请求，有证明索赔申请的效力。被保险人、受益人持有索赔单证收据，可以证明是在法律或合同约定的期限内提出了索赔申请。一些情况下，及时提交保险索赔单证，就索赔单证的完整性，可以产生保险公司被禁止反言的法律后果。如果保险公司在接受索赔单证的合理时间内，没有通知被保险人、受益人补充提交有关单证，可视为已交的索赔单证是完整的，保险公司不得再行索要索赔单证，保险公司不得以索赔单证不完整为由而不予理赔或拒赔。

被保险人或者受益人向保险公司提交索赔单证是有法律意义的行为，被保险人或者受益人一定要要求保险公司开具收取索赔单证的收据，以防止保险公司事后不承认接受过索赔单证。索赔单证通常交给保险代理人或保险理赔人员，这些人员每天都要处理大量的保险单证，有可能忘记了曾接受过的索赔单证。另外，索赔单证还要按保险公司理赔流程流转到定损人员、调查人员、核赔人员、理赔负责人手中，在多次长时间流转中，有可能造成保险索赔单证的遗失。被保险人或者受益人持有索赔单证的收据，保险公司就不能否认事实，就得承担单证遗失的责任。

《保险法》第23条第2款规定：“保险人依照保险合同的约定，认为有关的证明和资料不完整的，应当通知投保人、被保险人或者受益人补充提供有关的证明和资料。”这里就涉及保险索赔单证的完整性问题。大部分情况下，保险公司与被保险人、受益人对索赔证据的完整性没有争议，但如果索赔金额较大，保险公司往往出于惜赔的心理，不愿意赔偿，常常要求被保险人、受益人连续不断地提供各种索赔单证，有意无意地拖延保险理赔。对于个别险种，如责任保险、工程保险、利润损失保险等，由于保险公司对相应的理赔业务不熟悉，对保险条款的理解不清楚，理赔时总感觉没有把握，也常常要求被保险人、受益人连续不断地提供各种单证。这两种情况下，保险公司对索赔单证完整性的要求基本上都是没有根据的，保险公司与被保险人、受益人常常产生争议，甚至形成诉讼。 2100433B

理货单证是理货机构在理货业务中编制以及出具的各项理货工作结果的原始资料或证明。是理货人员目睹实际情况制作和统计的现场原始记录，并取得交接对方认可，具有凭证和证据的性质。

理货单证的作用：

1.货物数量和状态的交接证明。

2.利益人向责任人索赔的依据；货运事故司法处理证据。

3.港口、提货人、发货人、承运人安排货运工作的依据。

4.船舶货物管理依据。

5.发货人、收货人处理贸易事务的文件。

6.口岸管理机构开展管理的依据。

7.理货机构处理业务依据。

单证员简述

1、负责进出口相关单证(如合同，发票，装箱单，原产地证等)的制作、管理及信用证审核；

2、收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理，并进行基础数据录入和归档；

3、跟踪每票货物的送货情况，统计核对相关数据；

4、及时准确与货代公司联系装箱，送仓工作；

5、在整个过程中，完成与业务员、跟单员以及客户、货代各方面的协调沟通工作；

6、协助参与收付汇，外汇核销以及退税的跟踪。

单证员详细总结

1. 从业务员那里拿来PI ，S/C和工厂的信息后，开始联系工厂。

询问：

①　有没有现货？ 要不要商检？

②　如果走空运有没有空运鉴定？

③　如何包装？ 毛重？体积？

④　HS 编码，CAS NO.

⑤　付款的银行资料有没有给过？

1. 跟货代联系订仓

①　制作托书 托书上注意运费 ，出运港，目的港， 件毛体

②　索要进仓地址（入货通知）

③　走空运的情况下，要给货代空运鉴定，非危保函（盖公章）

④　 海运 情况下，给货代非危保函，有的还需要MSDS

1. 做美金情况下，需要制作划汇资料：合同，发票。英文划汇资料本来应该工厂制单，用来描述工厂和我外贸公司次票用美金付款的货物 的情 况。用作我外贸公司对工厂划汇的依据。内容跟采购合同一致。盖上工厂的章，交给财务。

2. 跟工厂确认唛头。注意：唛头上要显示CAS 号码批号要正确（要与分析单上一致） 生产日期到期日期。

伍、关于商检

①　做美金的情况下，工厂自己做商检，给工厂提供目的港，出运港信息。

②　做人民币情况下，可以委托工厂做商检。看工厂要正本的商检文件还是传真件就可以。

③　制作商检资料：采购合同，商检发票，商检箱单，商检委托书（盖章）。

④　商检做好后，让工厂传真商检凭条，确认无误后传给货代，让货代去换通关单。

1. 关于报关

①　做美金时，工厂自己报关。提供出运港，目的港

②　做人民币时，让货代公司帮忙报关。

③　给货代公司寄报关资料：报关发票，报关箱单， 报关单 ，核销单（备案到出运港），

④　报关委托书，准备4张盖了 单证 章的空白纸让货代备用。

⑤　注意都要盖好章， 报关单 上显示的品名要注意，是工厂可以开发票的品名。

⑥　零退税产品报关，要跟财务说，问财务报关金额怎么写，因为要交税，金额要少报注意，商检资料和报关资料上的数量金额没有特殊要求的情况下，都按照与国外客人成交的数量金额来报关商检。

1. 唛头确认好，付款底单给工厂传真过去，敦促工厂按时发货。索要发货进仓的追踪方式。

2. 和货代联系，确认是否按时进仓。

3. 确认提单。注意：

①　出运港

②　目的港

③　客人名称地址，通知人，发货人，逐字核对

④　件数，毛重（不要显示成了净重），体积， 逐字核对！

⑤　显示运费

⑥　出运日期

⑦　显示装船指示上要求的内容

1. 如果可以押汇，要投 信用证 保险。

①　打印一张议付的发票，发票右上角写上HS编码和出运日期。

②　一定要确认提单签发的日期，与申请信保时发票上写的日期一致。

1. 工厂分析单

①　做美金时，用工厂寄来的分析单给客人，一定要让工厂显示上CAS 号码

②　做人民币时，让工厂传真分析单，我公司重新制作，盖上自己公司的章。

③　同样要注意CAS号码，批号和唛头上的是否一致。生产日期保质期，品名。

1. 货物报关放行，装船开航后。让货代寄提单。需要付款买单的，先让他们开发票，传真过来，付款，寄单。

2. 给货代付运费时要在友邦登记，财务管理-运费登记-新建-发票号 金额币种

3. 申请付款通知书要交给负责人签字

4. 给财务付款（申请付款通知书 银行资料）

5. 给工厂传真开票资料，让工厂开增值税发票，有疑问的要根据货代那里报关预录单的品名开。数量，金额也要对应一致。

6. 工厂寄单。

①　做美金时，让工厂寄商业发票，箱单，分析单（2份显示有CAS号码）

②　做人民币时，让工厂寄增值税发票，合同正本，正本分析单

1. 制作CO.注意打印出来CO的发票后，记得要盖章，和付款申请单一起交给财务。

2. 投保。保单上被保险人写出口商，保单上显示的出运日期要与提单上显示的一致。

3. 收到工厂寄来的资料后，将增值税发票复印留底。正本合同、增值税发票、 报关预录单、 提单复印件、 给负责人。

4. 收到货代提单，复印留底。

5. 制作汇票。询问财务交单交单哪个银行。汇票上注意发票号码，金额。 日期为提单日

6. 备齐所有资料后准备交单。商业发票，箱单，分析单，产地证。仔细核对：

盖章是否正确

内容是否一致

1. 货代退回核销单，先不要寄给工厂

①　做美金时，财务到银行核销，核销好银行盖章后，寄回工厂

②　如果用离岸公司的帐户划美金给工厂，就可以直接寄回工厂，不用去核销

③　做人民币时，外贸公司自己去核销外汇，办理退税。

④　用离岸公司与工厂做美金时，工厂的核销单退下来后可以直接寄还给工厂，不需要财务核销。

理货单证的应用范围极为广泛，涉及到货物流通领域的各个环节，包括仓储、装卸、海运、监督管理、结汇、保险、索赔等；涉及到货物的各个关系人，包括发货人、港口、船舶、海关、银行、保险、收货人等；还涉及到国内和国外。

我国理货单证提供的对象主要是货物交接的当事人，以及国家行政管理机关。其他有关单位是从货物交接当事人那里根据工作需要索取的。各种理货单证提供的对象是不同的，计数单、现场记录、待时记录、日报单、理货证明书、货物积载图、货物分舱单提供给船方，货物溢短单、货物残损单提供给船方、港方、货方，其中货物积载图和货物分舱单还要通过船方或其代理人提供给国外卸货港。货物溢短单和货物残损单还要通过船代提供给船公司。船代作为船公司的代理人，为及时了解货物装卸情况和便于开展工作，理货机构必须向他提供理货证明书、货物溢短单、货物残损单和货物积载图等单证。

由于理货单证应用范围和提供的对象超越了一个国家的界限，进入了国际领域，因此，理货人员编制的各种理货单证，都要使用国际海运中通用的英文字母和阿拉伯数字。

由于理货单证集中反映了一个国家的理货业务水平，因此，在一定意义上也反映了一个国家的工作水平。国际海员可以目睹一个国家的港口面貌和了解理货工作的情况，而国际上接触到理货单证的人，就会从理货单证的设计、印制，更主要地从理货单证的编制质量上，来看待这个国家的理货机构的工作质量和工作水平。

由于理货单证流转范围广泛，使用价值较高，以及在国际航运界和世界各国港口都有较大影响。因此，对理货单证的编制必须有严格的要求。一般要求如下，具体要求由理货总公司拟定。

1.理货单证的文字要用简练的英语表达，常用语要规范化，字体要用印刷体大写字母。

2.理货单证上的数字要用阿拉伯数字书写，字体要用印刷体正楷。

3.理货单证上的内容要填写齐全，不用的空格要用斜线表示无，或书写英文NIL。

4.理货单证上的计量单位，要使用国家标准名称和符号，如重量吨用t，千克用kg，长度用m，体积立方米用m3 ，人民币用RMB，小时用h。

5.理货单证上理货人员签名，用汉字书写。

6.编制理货单证所使用的一切文字，不得潦草书写，但理货人员签名和船方批注除外。

7.编制的理货单证必须保持整洁、美观，不得涂改。

8.编制理货单证一律使用钢笔或圆珠笔，不得使用铅笔等。2100433B