建设虚拟档案馆是档案界的一项重大工程，必须由国家档案行政管理部门和国家信息产业主管部门‘共同研究，结合我国“信息高速公路”的建设，具体制订建设虚拟档案馆的发展目标和规划，协调各部门之间的分工合作，共同解决虚拟档案馆建设中的各种理，‘ 论和技术问题。同时要根据虚拟档案馆的特点，制定相应的法律规范从而在法律上明确档案馆对于社会档案的产生、保管、利用、安全等的监督指导职能及权限，并且处理好档案馆与各类档案的所有权、使用权、监督权的关系，在保障档案信息齐全完整的同时，保障档案形成者及公民的合法权益，如知识产权，公民隐私等。

它不再是—个实体机构，而是一个有序的信息空间或者是—个有序的信息系统。虚拟档案馆采用数字技术存贮信息，通过网络技术，使分散于不同地区的档案信息通过电子通讯系统联系在—起。

在虚拟档案馆环境下，以保管为基础的实态档案库(包括各级各类档案馆、档案室等 成为虚拟档案馆的联结点。因此，虚拟档案馆将是档案馆发展的高级形式。在虚拟档案馆建设中有很多问题需要注意，注意以下几个问题：

虚拟档案馆的建设应该循序渐进不管是发达国家和地区，还是发展中国家和地区，对虚拟档案馆的目标和需求是一致的，但是在达到目标和需求的时间和进度上却存在着差异。

“前者决定了世界各国档案学者共同研究、预测和讨论虚拟档案馆的必要性；后者决定了彼此存在的差异，不能同步和照搬的特殊性。”对于发展中国家和地区而言，应该加快传统档案馆技术和服务、性质与功能变革的步伐，但是不能脱离自己现存的社会和技术环境，生搬硬套发达国家和地区的计划和经验。传统档案馆到虚拟档案馆之间存在一个过渡时期，这个过渡时期，发达国家和地区可能短一些，而发展中国家和地区则可能长一些。

我国是一个发展中国家，虚拟档案馆的建设必须有步骤、有阶段地进行，逐步由实体档案馆(保管传统实体档案)过渡到“虚实结合”的档案馆(既保管传统实体档案，又保管电子档案)，最终建成

分布式虚拟档案馆。具体到我国各个地区，也不可能一刀切，齐步走。我们必须对这种情况有一个清醒的认识，如此才能立足现实，打好基础，把握好档案馆发展变革的方向，加紧培养人才，制订好发展战略规划。

这是建设虚拟档案馆的重要前提和基础。虚拟档案馆的最显著特征是信息技术的全面应用，而信息技术的应用离不开科学、规范的各类标准(包括基础标准、业务技术标准、管理标准 的建立。

处于网络中的虚拟档案馆作为档案信息的运转中心，对分散在各地的档案信息源进行集中控制，如果没有彼此兼容的硬件环境、没有统一的著录规则、没有规范的索引方法、没有一致的文件格式、没有适应性强的智能化软件系统，就很难发挥档案馆的职能，不仅谈不上科学管理，甚至会使得档案信息变得杂乱无章。因此，虚拟档案馆建设对档案工作的标准化进程提出了新的要求，我们必须尽快认真制定、完善和执行档案馆有关业务工作、技术和设备等方面的统一原则和规范，大力推进档案管理的规范化进程，为虚拟档案馆的建设奠定坚实的基础。

虚拟档案馆不仅对数字档案信息的原始性和真实性有很高的要求，对其安全保密性有严格的要求，对其服务对象也有一定的限制，并不是所有的人都能利用档案信息，因此虚拟档案馆对信息处理技术有更高的要求。“虚拟档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术。如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等。其中有很多技术带有创新性。”

尽管现代科学技术的进步已为档案事业的发展开辟了一个广阔而美好的前景，但是，在我国各级各类档案馆和部门中，现代技术手段的应用还没有达到令人满意的程度。表现在各级各类档案馆管理的现代科技手段发展参差不齐，发展水平很不平衡，绝大多数地方和基层的档案馆中，现代技术的应用还十分落后。知识经济的社会是知识化、智能化、信息化和高科技化的社会，档案的有效保护和广泛、快捷地利用离不开计算机、网络等技术和设施，各类档案部门应当抓紧以这些先导技术为中心的技术装备和设施的建设，加速实用、通用型软件的研制，同时在档案信息的数字化处理方面加快步伐。

虚拟档案馆的建设，要求全国各级档案馆和部门系统之间，打破原来条块分割、各自为政的限制．在地区性和系统性网络中心的基础上，形成全国性的档案管理网络。也就是沈建立虚拟档案馆必须具备体制上的保证，这与我国现行的档案管理体制是冲突的。因此，要对我国现行档案管理体制进行必要的、适时的调整，着眼于“统一管理、提高效能”的原则逐步打破条块分割的状况，统筹规划，分阶段实施最终建立科学的网络管理系统。另外，在组织虚拟档案馆建设的同时，还要注意考虑与国外网络的接轨问题，以实现更大范围内的档案信息资源共享。

虚拟档案馆的建设对人员提出了更高的要求。传统的档案管理手段已不再适应现代化建设的要求，同时我国档案人员的现代技术和网络意识又十分淡薄，现代科技知识比较匮乏。因此，各级各类档案馆和档案部门必须要比以往任何时候都更加重视有关人才的培养，要把培养人才看成最重要的基础建设。一方面要吸引一批具有现代科技知识的专业人员，另一方面又要加强对现有人员的业务和科技知识培训，调整人员结构，尽早造就一支能够适应档案事业发展需要的复合型、高素质队伍，为虚拟档案馆的建设提供最根本的人才支撑2100433B

我国档案室的数量大、分布广、类型复杂。

档案室普通档案室

普通档案室通常也称机关档案室、文书档案室，它主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案。这种档案在全国数量最多、设置最为普遍。党政机关、团体、学校等单位的档案室都属于这一类。

档案室科技档案室

科技档案室是指保管科技档案（一般也管理科技资料）的专门档案机构。在工厂、设计院、科学技术研究院等单位一般都设有科技档案室。科技档案室主要是为本单位生产和科研服务，同时，在确保国家机密技术信息安全的前提下，也应即时组织科技档案情报的交流，对外实行有偿服务，为技术转让提供档案资料。

档案室音像档案室

专门管理影片、录音带、录像带、唱片、照片等特殊载体的档案室。在电影制片厂、电视制作中心、新闻摄影部门、图片社、唱片公司、广播电台等部门，一般都设有管理某些或某一种类音像档案的档案室。

档案室人事档案室

机关人事部门设立的专门管理职工的履历自传、考核、奖惩、任免、职称、学位、工资、级别、离休、退休、退职等个人材料的档案室。由于人事档案自身的特殊性，一般与其他各类档案分开管理。

档案室综合档案室

指企业事业单位建立的综合性档案保管机构，统管本单位形成的各种类型的档案。综合档案室是企事业单位档案机构设置的一个发展趋势，它有利于加强本单位档案工作的统一管理，便于综合开发和利用档案信息资源，也符合机构精简原则。

档案室联合档案室

同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室，或称为档案服务中心。

档案室档案信息中心

一些大型企业、事业单位建立的统一管理档案、图书、情报、资料的机构，实行信息资源一体化管理，为本单位综合利用信息服务。 2100433B

1、档案室是机关的内部组织机构；

2、档案室是保存档案的过渡性机构；

3、档案室的主要任务是服务于本机关，档案室档案的来源局限于本机关，馆藏档案构成具有单一性。

档案室工作，是为了集中统一管理单位在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务。《档案法》、《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》，对档案室的任务都作了明确规定，其基本任务有五个方面：

1、贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的各项规章制度。档案室是国家档案事业的基层组织，必须遵守党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，依法从事本单位的档案工作，这是做好档案室工作的基本前提。同时，为了贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，档案室还应该采取一系列有效的措施，建立健全本单位档案工作的规章制度，使本单位的档案工作有章可循，从而将本单位的档案工作纳入国家档案事业法治建设的轨道，这是开展档案室工作的基本保证。

2、对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导。档案室的档案，来源于本单位文书部门和业务部门，案卷质量的高低，与文书部门和业务部门有直接关系。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求，档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督指导，以保证归档案卷的质量，这是国家赋予档案室的权力。

3、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该是集中统一管理本单位全部档案的信息中心。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。

4、对所属单位的档案工作进行监督和指导。按照档案工作统一领导、分级管理的原则，各专业主管机关的档案部门，除管理好本单位的档案外，还应负责对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。

5、依法向档案馆移交档案。《档案法》第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”档案室保存的档案，一方面，它是本单位形成的，对本单位有用，要在本单位保存；另一方面，它又是国家的，对国家各项工作有用，又需要移交给国家档案馆保存，在更大的范围为社会各方面当前和长远的需要服务。按照《机关档案工作条例规定》，“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同目录数据库软盘、案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。” 档案室不仅要按照移交范围向档案馆移交档案，而且移交的档案要符合一定的质量要求。在移交前，要根据档案馆接收档案的要求，进行以下方面的工作：

①根据国家档案局制订的档案保管期限表，对本单位保存的应该移交的档案进行鉴定，确定移交范围；

②对应移交的档案进行质量检查，对不符合要求的案卷进行必要的加工调整；

③对发现遗缺未归档的文件材料要进行收齐补充；

④对案卷内字迹褪色洇化的材料要进行登记修复；

⑤修改或重新编制检索工具和有关的参考资料。

准备工作做好后，经过档案馆验收，认为合格，双方办理交接手续。

6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。