说明书没有固定的形式，常见的有如下：
毕业说明书的标题是说明书的眉目，应仔细推敲，尽可能从各个角度充分考虑，选择最合适的。原则上，题目要简单明了，能反应毕业说明书的主要内容，使读者能一眼看出说明书的的中心内容要讲什么，切忌笼统、空泛。语言也要补实，同时能引起读者的注意。
毕业说明书的标题不能象小说、散文那样经过艺术加工而引起读者的好奇心。说明书的题目要让人一看就能直接了解它的说明书。因此，拟题要采取直接、正面的提高说明书内容的方法，而不要采取奇特的艺术手法。标题不可过长，尽量在20个字以内。
毕业说明书篇幅长的要写出目录，使人一看就可以了解说明书的大致内容。目录要标明页数，以便说明书审查者阅读方便。
内容摘要要求把说明书的主要观点提示出来，便于读者一看就能掌握说明书内容的要点。比较通用结构式摘要，包括研究目的、方法、结果和结论。摘要应有高度的概括力，且要全面反映说明书要点，简明、明确、畅达。
正文包括前言、材料与方法、结果、讨论。主要包括序论、本说明书、结论三个主要部分。序论要对论题的主旨、写作的动机和理由、研究的方法以及说明书的内容加以简要说明，通常几百字即可。本论是全篇说明书的核心，在篇幅上占得最多，写时必须慎重对待，这一部分，作者要对所研究的问题进行分析、论证、阐明自己的观点和主张。结论，要把这部分写得简明扼要，既要考虑与序论部分相照应，还要考虑与本论部分相联系。结论应是本论部分阐述的必然结果。讨论部分可以展开写，写前人的研究情况与自己的研究结果比较，提出自己的观点和主张，提出值得进一步研究的方向和倾向性意见。
毕业说明书的卷末要列出参考文献。列出参考文献的好处是：一旦发现引文有差错，便于查找；审查者从所列的参考文献中可以看出说明书作者阅读的范围和努力的程度，便于参考。
说明书的有关部分全部抄清完了，经过检查，再没有什么问题，把它装成册，再加上封面。
毕业说明书的封面要朴素大方，要写出说明书的题目、学校、科系、指导教师姓名、作者性名、完成年月日。说明书的题目的作者姓名一定要写在表皮上，不要写里面的补页上。封面可以这样写（不同学校有不同的要求）：
××××大学机械××××专业××届毕业设计说明书
专业班级：
姓 名：
学 号：
指导教师：
20××年×月× 日
封底可用一张白纸，然后装订成册。
装订的顺序：1.封面 2.目录 3.内容提要4.正文5.结论6参考文献7.封底
