1、收集资料
（1）建议部门内自己设立目标管理卡或绩效计划
这是当初你和员工共同的承诺，是你们共识的结果，也是绩效管理整个过程的依托，直到绩效反馈，它依然是重要的信息来源。
（2）职位说明书
职位说明书是绩效面谈的内容之一。管理活动是个动态的过程，员工的工作有可能在过程当中发生改变，可能增加一些当初制订绩效目标时所未能预料的内容，也有可能一些目标因为一些原因没能组织实施，那么，这个时候，职位说明书作为重要补充将发挥重要作用。所以，员工的职位说明书也一定要置于案头以备查阅。
（3）绩效考评表
绩效考评汇总表填好后，各评价主体要认真分析数据，从中分析出员工的优势和劣势。在绩效反馈时你要把它拿出来等着员工签字认可，因为员工不会对自己签过的东西反悔。
（4）员工的绩效档案
所谓绩效档案，就是你在平时的管理活动中，在跟踪员工绩效目标的时候所发现和记录的内容，这些东西是你作绩效评价的重要辅助资料，是造成事实的证据。这个工作可能是某些管理者的薄弱环节，平时只忙于事务，可能无暇收集这些资料，也有可能根本就忽视了这个环节，如果你到现在还没有开始收集员工的绩效资料，没有建立员工绩效档案的话，你无法向员工解释你的考评结论，员工也不会认可你的结论，那么你会陷入尴尬的僵局或面红耳赤的争吵。进行考核的部门主管要从开始考核时就应该开始做这项工作。
2、安排面谈计划
通常一个主管有若干个下属，所以面谈方式可以是一对一的，也可以是一对多的。“一对一”常用于涉及私事或保密情况中；“一对多”常用在有共同话题时。你必须有一个统筹的安排，根据自己的工作安排，与员工进行适当的沟通之后，拟订一个行之有效的面谈计划，并将计划告诉员工，让员工有一个心理和行动上的准备。面谈时间最好控制在10～15分钟，若是月度考核，一月一次，则不少于30分钟；年度考核，则应多于1小时。地点应安排在安静且不受干扰的地方。
每次绩效考评结束后一周内安排绩效反馈面谈完毕。
只有主管本人做准备是不行的，面谈是主管和员工两个人共同完成的工作，只有双方都做了充分地准备，面谈才有可能成功。所以，在面谈计划下发的同时也要将面谈的重要性告知员工，让员工做好充分准备。员工要主动搜集与绩效有效的资料，要实事求是，有明确的、具体的业绩，以使人心服口服，同时，要认真对自己自我评估，内容要客观真实，准确清晰。
